探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑

文/河北省地礦局第六地質(zhì)大隊(duì) 施林林

事業(yè)單位作為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要構(gòu)成，需要根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)對檔案管理工作作出調(diào)整。當(dāng)前，受到傳統(tǒng)檔案管理體制的影響，檔案管理工作存在管理方式單一、機(jī)制不健全、信息價(jià)值難以全面發(fā)揮等問題，對不同檔案的實(shí)際使用造成了不同程度的影響。為更好地適應(yīng)發(fā)展潮流，事業(yè)單位檔案管理需要進(jìn)行全面的革新，將新技術(shù)、新理念、新方法引入工作實(shí)踐中，并以完備的體系和制度約束各項(xiàng)工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理整體質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息的不規(guī)范使用。檔案信息的收集和整理，以及對海量信息的有效把控，是單位檔案管理工作的兩大要點(diǎn)，其中信息的整理和把控效果影響著檔案管理成效。在事業(yè)單位中由于受到傳統(tǒng)管理理念的深刻影響，主體工作流程存在信息收集整理方式單一，檔案管理和把控方式落后等問題。一方面，在檔案信息收集整理工作中，大部分事業(yè)單位以人工收集整理方式為主，依據(jù)各項(xiàng)工作內(nèi)容對紙質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，信息收集渠道過于單一，收集到的檔案信息內(nèi)容不夠全面。這樣的檔案信息內(nèi)容，不但阻礙單位更加全面了解各項(xiàng)工作狀況，還會使部分歸檔信息數(shù)據(jù)內(nèi)容不能準(zhǔn)確闡述，讓相應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容受到閱讀限制；另一方面，檔案管理信息化技術(shù)水平不高，管理流程存在不規(guī)范現(xiàn)象。受到自身技術(shù)條件的制約，部分事業(yè)單位信息設(shè)備建設(shè)不完善，部分管理工作仍然需要依靠人力來完成。人為的失誤和誤差，會造成檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容錯(cuò)誤，為管理工作增加難度和負(fù)擔(dān)，降低整體的管理效率和水平。雖然部分單位利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)展開海量信息的分析和整理，但信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，管理人員在操作中容易出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓甚至癱瘓的問題，不但影響了工作效率，還會為檔案管理的技術(shù)變革增加難度。

（二）檔案管理機(jī)制的不健全。事業(yè)單位檔案管理工作是單位管理體系的組成部分，存在較為顯著的復(fù)雜性和系統(tǒng)性的特征，工作內(nèi)容涉及檔案信息收集、整理、分類、儲存、統(tǒng)計(jì)等，對人員管理制度存在較高要求。在此情況下，依靠傳統(tǒng)人工處理的方式難以滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要，使得檔案管理工作的制度革新成為事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇。在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的幫助下，檔案管理要明確變革方向，保障新技術(shù)和新手段的落實(shí)，必須建立適應(yīng)發(fā)展形勢的管理機(jī)制，對各項(xiàng)工作流程形成監(jiān)督和約束作用，也為工作形式提供思路上的指引。然而，由于部分單位人員缺少對創(chuàng)新技術(shù)的認(rèn)知，造成檔案管理機(jī)制缺少監(jiān)督技術(shù)工作的完整性內(nèi)容，讓檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新受到嚴(yán)重限制。具體而言，檔案管理機(jī)制忽視對各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)的約束，使管理人員不能明確自身的職責(zé)，工作流程不規(guī)范，在出現(xiàn)問題時(shí)難以明確責(zé)任主體，解決問題的效率過低。另外，缺少完善的檔案信息資源保護(hù)機(jī)制，使部分儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的資源容易受到病毒侵入，造成檔案數(shù)據(jù)被篡改和破壞，降低檔案管理內(nèi)容的安全性。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和變革路徑

（一）優(yōu)化檔案管理工作流程。事業(yè)單位可以重構(gòu)事業(yè)單位檔案管理工作體系，通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度、計(jì)算機(jī)人才信息管理體系等方面內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在基本流程上的創(chuàng)新和變革。這樣做不僅有助于通過現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對事業(yè)單位檔案管理工作的整體規(guī)劃進(jìn)行整合、升級、創(chuàng)新，還可促使檔案管理工作流程更加符合信息化建設(shè)需求。首先，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，需要相關(guān)從業(yè)人員定期梳理檔案內(nèi)容、事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部環(huán)節(jié)流程、厘清部門同事與其他部門之間的業(yè)務(wù)銜接流程與環(huán)境。在此過程中，從業(yè)人員可通過利用計(jì)算機(jī)中的檔案管理系統(tǒng)，對事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的檔案信息進(jìn)行錄入、編制、監(jiān)管、更新、維護(hù)，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的檢索功能，對檔案信息加以利用和處理，以便于及時(shí)反饋出在不同工作環(huán)節(jié)中的流程設(shè)計(jì)與職能規(guī)劃需要。其次，優(yōu)化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度，通過建立長期且有效的檔案管理工作制度，重新審視流程規(guī)劃、職能權(quán)重、組織架構(gòu)以及成本效益等，根據(jù)分析出來的各方面數(shù)據(jù)，對檔案管理工作人員進(jìn)行明確分工、明確全責(zé)以及明確規(guī)范，將制度化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于事業(yè)單位檔案管理工作全過程，對人工操作起到一定的約束與管理作用。此外，還可通過將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的檔案信息及工作事項(xiàng)納入檔案信息管理流程中，當(dāng)事業(yè)單位計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠利用檔案信息管理系統(tǒng)中的功能，及時(shí)聯(lián)系到技術(shù)維修人員，快速解決計(jì)算機(jī)問題。

（二）加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)力度。在新時(shí)期發(fā)展背景下，推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，不僅需要優(yōu)化檔案管理工作流程、創(chuàng)新檔案管理工作體系，還需要注重新設(shè)備與新方法的引入以及加強(qiáng)對檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。這樣才能保證引進(jìn)的新設(shè)備與新方法，能夠與檔案管理工作人員的職能水平、工作能力、工作內(nèi)容等有效銜接起來，避免因檔案管理人員技能陳舊，而無法使用新引進(jìn)的設(shè)備與方法。首先，在引進(jìn)新設(shè)備與新方法之前，應(yīng)積極開展相應(yīng)的員工培訓(xùn)工作，對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)與提升。在此過程中，事業(yè)單位可通過定期組織一批集計(jì)算機(jī)技能、檔案管理技能、創(chuàng)新人才等為一體的綜合團(tuán)隊(duì)，在企業(yè)內(nèi)部對工作人員進(jìn)行有效培訓(xùn)與技術(shù)交流。事業(yè)單位還可以定期帶領(lǐng)檔案管理人員到國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)參與走訪調(diào)研、實(shí)訓(xùn)實(shí)踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，加強(qiáng)先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息技術(shù)、創(chuàng)新型技術(shù)人才等方面的引進(jìn)，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財(cái)力等各方面的支持。

（三）提升檔案管理服務(wù)水平。加強(qiáng)檔案管理信息化的安全，提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平。首先，需要提高對檔案安全管理的認(rèn)識，明確認(rèn)識到檔案安全管理的重要性與必要性。事業(yè)單位在有效開展檔案安全管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員必須制定嚴(yán)格且符合規(guī)定的檔案資料應(yīng)用制度，嚴(yán)格要求檔案管理工作人員規(guī)范使用檔案資料，明確提出違反應(yīng)用制度者，應(yīng)給予降職、降薪等之類的處罰，防止工作人員因引起工作失誤造成檔案丟失或損壞。其次，在事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際工作流程中，相關(guān)從業(yè)人員還要確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的安全性，利用相應(yīng)技術(shù)開發(fā)專業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)監(jiān)管軟件、維護(hù)計(jì)算機(jī)內(nèi)檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)檔案資料的同時(shí)，阻擋外來侵入者、病毒的入侵。在此過程中，事業(yè)單位可采用比較常見的安全保護(hù)措施，比如在檔案管理和局域網(wǎng)內(nèi)形成有效的防護(hù)墻，規(guī)避病毒與黑客的入侵。此外，要加強(qiáng)檔案管理信息化的安全性，同時(shí)，還應(yīng)注重提升事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)形象，以滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)拓展需求。在此過程中，可通過培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新意識、大數(shù)據(jù)及信息化思維方式、創(chuàng)造能力等，從檔案管理工作人員的理念上，推動事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新。最后，還應(yīng)將以往傳統(tǒng)的內(nèi)部資源管理工作方式，轉(zhuǎn)為共享檔案管理工作體制，加大檔案管理工作的資源共享力度，以便于整體提升檔案管理工作與社會發(fā)展相適應(yīng)的水平。

三、結(jié)語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，如何合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行工作創(chuàng)新已成為各行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內(nèi)容繁多，為更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，需要事業(yè)單位應(yīng)用科學(xué)工作方法，通過構(gòu)建完善的管理體系以及合理應(yīng)用管理手段，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)和信息收集、整理、儲存等工作環(huán)節(jié)，不斷提升數(shù)據(jù)的使用效能，發(fā)揮現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐。