探討大數據時代背景下的檔案管理

文/河北省地礦局宣傳信息中心 姚倩倩

大數據時代背景下，信息數據的重要性得以凸顯。但從當前事業單位工作現狀來看，檔案管理工作存在人員重視度不足、檔案管理信息混亂、檔案管理缺乏針對性等問題，影響了事業單位整體工作的運行機制。因此，事業單位應加強先進技術、思維的運用，以大數據信息處理技術為依據，升級檔案管理工作模式和人工操作方式，提升檔案管理工作質量，提高檔案管理工作實施效率，進而推動事業單位走向全面性、可持續性發展路徑。

一、大數據時代背景下的檔案管理實踐現狀

（一）模式的陳舊。大數據時代背景下，數據信息存在傳遞快、實效性高、數據信息巨大等特點，對事業單位檔案管理的傳統管理模式形成沖擊，使檔案管理工作隨著處理信息數量的不斷增多，呈現出信息數據收集、歸檔管理難等工作難點。而從當前檔案管理現狀來看，多數事業單位因檔案管理重視度不高，依舊沿用陳舊的檔案管理模式，使檔案管理成效難以滿足事業單位所需。例如，傳統的檔案管理模式對個人信息檔案的歸類整理，需要進行信息數據和身份信息的雙重加密，很難對龐大的數據檔案信息進行快速審核，因此，檔案管理進行轉型與升級迫在眉睫。

（二）人員能力不足。在檔案管理工作實踐中，檔案管理人員作為落實各項工作要求的重要組成，需要對檔案信息進行現代化辦公技術的準確處理，以保障檔案信息數據的快速歸檔和無用信息清理安全。而當檔案管理工作轉向技術層面時，則需要檔案管理人員存在與時俱進的思維能力，助力于檔案管理工作的轉型規劃，推進大數據技術更好地運用到檔案管理體系中，進而不斷提升檔案管理工作成效。但從當前檔案管理工作實踐現狀來看，多數事業單位都能夠與時俱進，推進大數據技術在檔案管理工作中的運用，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理信息數據化能力、數據化思維，使檔案管理工作止步不前，影響大數據技術在檔案管理工作中的良好運用效果。

二、大數據時代背景下的檔案管理實踐方向

（一）檔案數據采集。從檔案管理收集層面來看，傳統的檔案管理收集模式，大都立足于已歸檔的檔案信息，對這些檔案管理材料進行整理、處置。但是，依據單位業務要求來劃分檔案管理內容，會發現部分數據信息存在歸檔信息記錄上的模糊。而在大數據時代背景下，檔案管理能從以往的檔案收集整理模式，轉變為檔案數據采集方式，依托大數據平臺，針對不同的檔案信息類型、信息來源，提供多路徑的數據信息收集獲取渠道，使信息收集更加具體化、有針對性，為檔案管理工作提供有質量保證的原始信息。

（二）檔案數據處理。從檔案數據信息處理層面來看，傳統的檔案管理要經歷兩種方式來判定檔案信息的價值：第一種，檔案信息歸檔之前對信息材料的初步判定；第二種，在檔案信息歸檔之后，對其檔案信息進行重審，并以此判定檔案信息的價值性。而在大數據時代背景下，檔案信息數據能夠在大數據技術的支撐下，自動進行智能化判定與篩選、過濾、鑒定，以此從中判定檔案信息的價值性，便于檔案管理人員將有價值的檔案信息做好保密工作，進一步提升檔案管理信息數據的處理效率和使用價值。

（三）檔案數據維護。從檔案信息維護層面來看，以往的檔案管理模式，大都以紙質的檔案信息為存儲方式，來保存檔案信息數據。而大數據時代背景下，檔案管理能夠從以往的紙質檔案存儲保管方式向檔案數據維護模式轉變，使檔案信息以電子化數據形式呈現，不僅便于檔案信息的運用、分享、存儲，還能夠提升檔案信息的管理成效，增強檔案信息的運用效率。

三、大數據時代背景下的檔案管理實踐路徑

（一）樹立新的檔案管理服務理念。在檔案管理過程中，檔案管理服務是人工操作重點。在大數據時代背景下，檔案管理工作的實踐，需要樹立新的檔案管理服務理念，以良好的理念來提升檔案管理人員服務認知度，使其在大數據的支撐下，為事業單位各項工作的實踐提供精準有效的信息數據服務。檔案管理工作要樹立新的檔案管理服務理念，本著一切為事業單位利益為準的原則開展工作，并在檔案管理工作實踐中做到耐心、細心、熱心、專心，提升檔案管理工作在各項工作中的實踐力度。檔案管理人員要在工作中運用大數據技術思維，不斷促進檔案管理的精準化運作，以開放性的管理服務模式，提升檔案管理服務滿意度，并以檔案管理優質性服務模式，致力于事業單位的全面性發展。事業單位要增強人員在工作狀態中的服務意識，使他們的工作服務理念深入人心，推動檔案管理工作流程下的大數據技術服務應用。

（二）拓寬檔案管理途徑。大數據時代背景下，應重視檔案管理工作在企業發展中的關鍵性作用，推助檔案管理工作模式方式理念的升級化，并借助先進技術的力度，進一步拓寬檔案管理途徑，以此為事業單位各項工作的良好開展，提供豐富且有針對性的檔案信息服務。首先，在拓寬檔案管理途徑中，依托網絡平臺，打造檔案管理數據平臺，推出檔案管理信息化進程，以檔案管理數據平臺為基礎，加強檔案信息的收集、分析、處理功效，不斷提升檔案管理工作實踐質量。其次，在拓寬檔案管理途徑中，借助微信、微博、遠程技術、云端，打造微博服務、微信服務、遠程服務、云服務等服務平臺，使檔案信息以多路徑、多途徑、多方式進行收集、處理、獲取，增強檔案信息的有效運用成效，滿足事業單位工作人員對檔案信息的良好運用模式。例如：運用微信，以微信公眾號打造檔案管理板塊，推進檔案信息在平臺中分享流通，同時根據檔案信息的價值設定權限，在確保檔案信息安全的前提下，增強檔案管理工作成效。

（三）構建檔案管理制度體系。大數據時代背景下，為檔案管理工作良好實踐提供保障而構建的檔案管理制度體系，能為檔案管理工作的有效開展提供保障。因此，事業單位在檔案管理工作實踐中，應重視檔案管理制度體系的構建。在構建檔案管理制度體系中，首先，要立足于以往檔案管理工作制度體系，使檔案管理制度體系與實踐工作相適應、相符合。其次，結合大數據技術思維在檔案管理工作中的運用，重視檔案管理制度、檔案管理服務制度的構建，增強檔案管理制度體系的運用效能，以此推進檔案管理工作良好的實踐與開展。最后，在檔案管理制度體系中，應重視員工激勵制度的建設，以完善的激勵制度，達到良好的檔案管理工作實踐成效，凸顯大數據技術、科學技術思維和工作服務觀念的實際作用。

（四）提升檔案管理人員的工作能力。大數據時代背景下，檔案管理工作的實踐，需要提升檔案管理人員的工作能力。事業單位在提升檔案管理人員工作能力的過程中，首先，要幫助人員樹立先進的工作思維，比如，服務網絡化思維、信息化檔案管理思維、技術性檔案管理思維、共享性檔案管理思維，以這些思維促進人員檔案管理工作模式的轉變，進而提升檔案管理工作實踐質量。其次，事業單位應根據檔案管理人員實際工作效率，開展有針對性的檔案管理工作培訓，不斷提升檔案管理工作人員的專業化能力、職業化素養。檔案管理人員也要根據單位派發的實際工作量，對檔案管理內容進行認真處理，使自身工作存在崗位技術價值。

四、結語

檔案管理要立足于檔案管理過程中存在的不足，推進新的檔案管理思維和技術應用，升級檔案管理工作模式，發揮檔案管理人員在事業單位整體工作的重要作用，助力事業單位綜合競爭能力的提升。因此，在事業單位發展進程中，要重點關注檔案管理工作的實踐，明確檔案管理與各項工作的關聯，推進大數據技術的檔案管理應用，構建檔案管理數據庫和工作數據信息庫，實現檔案管理的信息化、數據化發展模式。