檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/秦皇島市文學藝術界聯合會 李瀟

檔案信息化建設是信息時代檔案管理工作的重要手段，隨著現代信息化技術在日常工作中的應用，不僅能加強內部檔案資料保存的穩定性和長期性，還能讓資源共享水平得到提高。由此可見，檔案信息化建設對檔案管理水平與質量有著很大的影響，決定著檔案管理工作能否更好開展下去。由于傳統觀念等因素的影響，檔案信息化建設與檔案管理工作還存在一些常見的問題，導致檔案信息化建設進度比較緩慢，與時代發展存在較大差距。因此，相關單位及人員應多加重視，對檔案信息化建設與檔案管理問題多加思考，從中找出一些對策加快檔案信息化建設與檔案管理水平的提升。

一、檔案信息化概述

（一）檔案信息化概念。檔案信息化是指根據國家對檔案管理的相關要求，利用計算機和網絡技術等，對相關檔案資料信息進行歸類整理、保存和利用，使其更好地服務社會、單位與企業。由于以往傳統檔案管理通常以紙質檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過程中不出現失誤或錯誤，保存過程中還會出現丟失或損毀等問題，在信息化時代發展中，該模式已經無法適應當前社會的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統檔案管理工作存在的問題，使檔案管理的質量和水平得到有效提升。

（二）檔案信息化特征。檔案信息化建設工作主要是突破檔案管理的傳統模式，向多元化方向發展。在當前檔案日常管理工作中，通過信息技術的應用，促進檔案信息建設的推進，電子文件管理網站和數據庫的建立，使得檔案信息化建設成為檔案管理的主要形式。另外，檔案信息化管理還具有較多的特點及優勢，如：有效提高檔案管理工作效率、便于檔案資料查找等。

二、檔案信息化建設工作的具體內容

隨著互聯網的快速發展，為確保軟件系統能夠滿足互聯網、政務網等檔案建設工作的實際要求，相關單位及人員需要開發出現代檔案信息管理軟件系統，使軟件系統具有通用性和兼容性，進而滿足政府機關、企事業單位、社會團體乃至個人對檔案應用的需求。還要加強基礎設施建設，為充分開發和利用檔案信息資源提供軟硬件設施，使計算機的利用率得到提升。需要注重檔案管理的網絡建設，使檔案信息資源實現共享；要加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體數據庫的建立以及電子文件的管理。利用網絡技術和計算機技術便捷性的優勢，借助數字化形式處理傳統紙質存儲的信息，同時加強檔案信息類型的豐富化，滿足不同群體的日常需求。

三、現代檔案信息化建設與檔案管理的常見問題

（一）檔案信息化建設缺乏了解與重視。當前檔案管理工作中，部分人員對檔案信息化建設等工作缺乏了解，使檔案信息化建設與檔案管理工作的優勢效果難以得到充分發揮。另外，由于部分單位領導對檔案管理工作重視不夠，管理人員無法充分利用檔案管理信息技術，使檔案信息化建設進度緩慢，影響了檔案管理的水平和質量的提升，使檔案管理工作很難提供滿意的服務。

（二）信息資源的運用觀念錯誤。檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻匯編、檔案目錄等內容。檔案信息資源通過開發利用是檔案資料根據實際需求，將館藏信息通過查找、整理后成為動態信息并充分得到應用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對檔案信息利用的需求，同時能根據實際需求將檔案信息進行歸檔整理，并且通過多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個別管理人員并沒有充分利用館藏檔案資源，也沒有和社會生活充分聯系起來，在實際工作中更側重于檔案資料的保存，沒有將檔案信息當作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發的觀念導致檔案信息資源利用率不高，也無法發揮出其應有的價值。

四、加強檔案信息化建設與檔案管理的具體對策

（一）加強電子文件管理。通常情況下，電子檔案文件主要是以現代數字環境為基礎，結合計算機等技術形成的文件，將其存儲在光盤、磁盤等載體當中，通過播放設備進行瀏覽與修改，并能上傳到網絡的各種文件。隨著網絡技術的不斷提高，現代化辦公設備廣泛應用在現代檔案管理工作中，電子檔案文件的使用具有十分重要的地位。特別是計算機網絡檔案的建立，使更多檔案資料信息傳輸到網絡當中，使電子檔案文件管理更加重要。因此，相關部門在檔案管理實際工作中需要嚴格管控電子檔案文件。首先，應建立相關的技術部門，對電子信息、檔案資源網絡等方面進行規范管理與維護，并加強提高電子檔案文件歸檔工作的制度化與專業化以及電子檔案文件管理水平。其次，要加強對電子檔案文件的處理，管理人員需要處理好電子檔案接收、保存、文件格式整理等相關工作，為電子檔案文件的有效性提供保障。最后，加強電子檔案文件的保存，對需要長期儲存的文件要定期備份，保障檔案信息的安全性。

（二）加強檔案管理體系的完善。為加強檔案信息化建設與檔案管理工作的開展，相關單位及人員需要積極轉變傳統的思想理念與工作方式，充分認識到檔案工作對單位運轉與發展的重要性，并根據有關部門的政策規定與制度，對檔案管理體系進行健全完善。以此為基礎，結合檔案管理工作的實際需要，對檔案管理工作的具體目標進行明確，并在日常工作過程中對相關內容進行規范管控，避免由于操作失誤導致檔案資料出現損壞或丟失。此外，相關單位還可以借助綜合評價方式開展檔案管理工作質量的評價，以此來提高現代檔案信息化管理水平。

（三）加強網絡檔案的創建。研究表明，通過創建網絡檔案，能夠最大限度上保障檔案管理的水平與質量，在網絡檔案建立中，需要建立檔案網站，通過在互聯網上建立站點，保障檔案管理網絡化建設工作能夠順利進行下去。檔案網站的建立能夠充分借助網絡的優勢發揮出宣傳功能、展示功能以及服務利用功能。能夠打破時間以及地域性的限制，并通過各種服務模塊的設置進行多角度地宣傳。在展示功能上，檔案真實地記錄了政治、經濟、文化等各相關信息，通過網絡檔案信息化的建設，促進資源信息共享水平的提高以及檔案資源的利用率。此外，應完善信息化建設相關設施，通過加強檔案信息化建設以及檔案管理水平的提高，完善硬件及軟件等相關設施，為檔案管理以及網絡檔案信息交換共享等提供更好的服務保障。

（四）加強信息化管理技術的應用。檔案信息化建設與檔案管理中，應注重其信息化管理手段的提升，是保證檔案管理效率和質量的重要基礎。首先要完善信息化管理制度，并嚴格執行檔案管理制度，促進實際管理水平的提高。其次要積極應用先進的管理方式，突破傳統檔案管理方式的局限性，確保最大限度上提高檔案管理的信息化水平，促進現代檔案信息化建設的健康發展。

（五）加強檔案人員專業水平的培養。檔案管理人員作為現代檔案信息化建設及管理工作的重要參與者，不僅需要注重對檔案的管理，同時還需要加強相關資源的應用。需要具備一定的計算機、信息技術基礎，能夠將檔案信息通過整理之后快速準確地提供給需要的人，將館藏檔案通過多種方式進行傳播，激活檔案室中的知識和信息，實現資源共享，發揮出其應有的社會價值。同時，為了強化提高檔案信息化建設與管理工作的水平，離不開專業人才的培養。首先，檔案管理部門需要根據實際工作需要，選擇專業素質較高、能夠充分掌握計算機知識與技能、規范高效地完成日常工作的員工；其次，要不定期組織開展相關培訓學習，使管理人員專業素質與技術能力不斷提高，樹立先進的檔案管理理念，激發起創新潛能，從而滿足現代檔案信息化管理工作發展的需要；最后，需要設立競爭機制，通過合理的崗位設置和競爭機制，激發出檔案管理人員自身的工作熱情與積極性。

五、結語

在現代化社會發展中，檔案信息化建設對于檔案管理工作有著重要的幫助，對檔案管理后期以及使用有很大的影響。加強檔案信息化建設，對傳統檔案管理方式進行優化變革，有利于提高檔案管理的質量和效率，以及實現對檔案資源的優化和充分利用，提高檔案管理整體水平。因此，檔案管理部門應緊跟時代發展，積極創新檔案管理工作思路，并借助現代化信息管理技術的應用，使檔案信息化建設更好適應新時期社會發展需要。