疾病預防控制中心檔案信息化管理研究

文/海口市疾病預防控制中心 黃海金

疾病預防控制中心的檔案管理工作，在信息技術的支持下不斷規范化，不僅提高了檔案管理的效率，同時也增加了檔案的安全性以及提升了檔案的利用率。但是，從目前疾病預防控制中心檔案信息化管理的現狀來看，仍然存在一些問題需要改進。因此，需要對其進行有針對性的優化和改革。

一、疾病預防控制中心檔案信息化管理的重要性分析

（一）有利于檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作采取紙質檔案的編輯、整理以及保管等，需要消耗大量的人力物力而且效率極低。而檔案信息化管理在提升檔案管理效率方面具有明顯的效果，不僅在檔案整理、歸檔等方面應用信息技術可以有效的提升效率，在收集和應用方面也十分便利。可見，在疾病預防控制中心加強檔案信息化管理建設可以有效提升檔案管理的效率。

（二）有利于提升檔案的安全性。疾病預防控制中心檔案管理工作是非常重要的一項基礎工作，除了檔案管理效率對于日常其他工作會造成一定的影響之外，檔案的安全性、準確性也會嚴重影響其日常工作進展。檔案信息化管理相對于傳統的檔案管理模式最明顯的特征就是將原來紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案存儲于電腦中不用再受外界環境的影響，而且電子檔案容易備份，可以有效防止信息的丟失、受損等問題的發生。即便發生嚴重的火災、水災等也不會對檔案的安全造成威脅。可見，加強在疾病預防控制中心檔案信息化管理的建設可以提升檔案的安全性。

（三）有利于提升檔案資源的利用率。疾病預防控制中心檔案管理工作的開展主要是通過利用檔案信息來促進其他工作的順利開展，因此，檔案資源的利用率是檔案管理的主要價值和意義。然而，在傳統的檔案管理中，紙質檔案在使用的時候會面臨很大的難度，尤其是在檔案數量逐年遞增的情況下，在大量的檔案中找出所需要的檔案需要花費一定的時間，而且檔案需要放在規定的地方有專門的人員保管，無法做到隨時隨地想用便用，嚴重影響了檔案資源的利用率。通過檔案信息化管理可以實現相關工作人員隨時隨地進入檔案管理系統搜索所需要的檔案信息，可以快速、準確地找到所需要的檔案，而且通過大數據分析技術還可以對檔案進行分析和整理，為各項工作以及決策提供有效的信息依據。

二、疾病預防控制中心檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏相對完善的檔案信息化管理體系。檔案管理工作是一項比較系統性的工作，需要對檔案的各種類型進行明確的規定和分類，同時對于檔案的用途等也要進行明確，最終實現檔案的管理有條不紊。但是，就目前疾病預防控制中心檔案信息化管理方面的實際情況來看，疾控中心只注重各項建設活動的開展，并不注重檔案管理工作，導致檔案信息化管理過程中仍然比較混亂，缺乏科學完善的檔案信息化管理體系。

（二）檔案信息化管理方面的基礎設施建設有待加強。為了更好地實現疾控中心檔案信息化管理，加強對信息化管理基礎設施的建設是非常關鍵的，基礎設施的不健全會嚴重影響檔案信息化管理工作的順利開展，因此，疾病預防控制中心必須要具備完善的信息化基礎設施建設。但是，從目前情況來看，大部分疾控中心在檔案信息化管理方面的投入非常有限，導致信息化基礎設施的建設不夠健全，一方面是缺乏應有的管理設備和設施，另一方面是缺乏先進的信息技術的支持，從而嚴重影響了疾控中心檔案信息化管理的質量和效果。

（三）檔案管理人員的綜合素質有待提升。疾控中心檔案信息化管理工作的有效開展還需要有專業的管理人才支持，相較于傳統的管理方式，檔案信息化管理對管理人員的綜合素質有了更高要求。但是從現階段的實際情況來看，疾控中心檔案信息化管理人員在綜合素質上還有待提升。一方面，由于大部分疾控中心對于檔案管理工作不夠重視，沒有安排專業的人員負責檔案管理工作，大部分檔案管理人員身兼數職，導致他們嚴重缺乏檔案管理方面的專業知識，同時在管理工作中也缺乏應有的責任心。另一方面，大部分檔案管理人員在信息技術方面的掌握程度十分有限，難以滿足檔案信息化管理的相關技術要求。因此，疾控中心要想提升檔案信息化管理的質量就要加強檔案管理隊伍的建設，提升管理人員的綜合素質。

三、疾病預防控制中心檔案信息化管理的具體實施策略

（一）構建相對完善的檔案信息化管理體系。是保障檔案信息化管理能夠達到良好效果的前提，因此，疾控中心應該注重對檔案信息化管理體系的完善。一方面，在構建完善的檔案信息化管理體系的過程中要對相關的信息化管理制度進行明確。結合疾病預防控制中心的實際情況以及檔案資源的特點和應用情況等，合理地制定信息化管理制度，在信息化管理的過程中嚴格按照管理制度來執行，使疾控中心檔案信息化管理能夠越來越規范化、標準化。信息化管理制度的支持是確保疾控中心檔案管理順利實施的關鍵，但是一定要結合自身的實際情況來進行制度的制定，這樣才能確保制度在現實的檔案管理中發揮其應有的作用；另一方面，在構建檔案信息化管理體系的過程中要注重對信息技術的應用，盡可能多地應用信息技術來健全管理體系。信息技術具有很強的實用性，尤其是在檔案信息管理方面，能夠優化管理流程提升管理效率。因此，檔案管理人員應該在檔案信息化管理體系的構建中應用更多的信息技術，利用信息技術創建完善的檔案管理系統，根據疾控中心的各項需求對各種檔案進行科學合理地分類、整理和存儲，最終促進檔案無論在整理、保存還是搜索應用方面都能夠達到最佳效果，提升檔案管理的質量和效率，同時也提升了疾控中心檔案應用的價值。

（二）加強檔案信息化管理基礎設施的建設。在疾病預防控制中心的檔案信息化管理中，基礎設施的建設對檔案管理工作能夠順利有效地開展起到了關鍵性的作用，如果缺乏基礎設施的建設檔案信息化管理工作就可能無法保質保量地完成，也會對檔案信息化管理工作的順利開展造成嚴重的阻礙。因此，疾病預防控制中心需要加強對檔案信息化管理的基礎設施建設，具體可以從以下幾方面來落實：其一，基礎設施的建設需要消耗大量的資金，疾控中心需要加強對檔案信息化管理工作的重視度，并在基礎設施建設方面加大資金的投入，以確保有足夠的資金來進行基礎設施的建設，能夠及時地對一些老舊的設施和設備進行更新和換代，只有先進的設備才能支持先進的信息技術。在資金投入方面也要加強管理，確保所投入的資金都能夠運用到基礎設施的建設中。其二，在檔案信息化管理建設過程中，還應該注重對先進技術的引進和開發，要想更好地實現檔案信息化管理，只有硬件設施的支持還不夠，還要加強軟件方面的開發，因此，在相關的軟件系統以及信息技術的應用方面要不斷地開發和利用，對已有的軟件系統進行定期維護和升級，以此來滿足檔案信息化管理對于技術方面的要求。

（三）加大對檔案管理人員的培訓，提升人員的綜合素質。疾控中心檔案信息化管理工作的有效開展離不開專業管理人才的支持，因此，疾控中心應該加強對于檔案管理人員隊伍的建設，提升檔案管理人員隊伍的整體素質以及管理水平。在檔案管理人員隊伍建設的過程中，可以從以下幾方面來進行：其一，疾控中心應該聘請專業的檔案管理人員來負責檔案信息化管理工作。在疾控中心不斷地發展與運營過程中，對于檔案管理的要求越來越高，這就需要管理人員具備較高的綜合素質和管理能力，非專業的人員很難勝任這一項工作。因此，疾控中心可以面向社會聘請專業基礎扎實、實操能力強的人員加入檔案管理隊伍中。其二，疾控中心要對現有的檔案管理隊伍進行定期的培訓工作。對管理人員的培訓是一個長期的計劃，因此，疾控中心需要合理設計培訓計劃，具體的培訓內容應該包括對疾病知識的講解、檔案管理專業知識的講解以及信息技術的培訓等方面的內容，同時對于管理人員的職業操守和職業素養也要進行定期的培訓，提升他們對工作的責任感。其三，疾控中心需要制定合理的考核制度以及獎罰制度，以制度來激勵管理人員在工作中的積極性，同時也可以約束管理人員的行為，減少工作中出錯的概率，提升檔案信息化管理的質量。

四、結語

綜上所述，檔案管理是疾病預防控制中心的重要工作內容，檔案信息化管理可以打破傳統紙質檔案管理模式，使檔案管理工作向著信息化和數字化的方向發展。信息技術在不斷向前發展，在檔案信息化管理過程中，要不斷發現問題，并采取有效的措施進行針對性的優化和完善，從而提升疾控中心檔案信息化管理的質量。