自然資源檔案管理信息化現狀分析

文/山東臨沂市蘭山區自然資源局 李騫

我國檔案管理信息化逐步發展成熟，各地自然資源檔案管理部門都已實現了檔案管理的信息化，但是在檔案管理信息化實施過程中，個別領導對自然資源檔案管理信息化建設的重視程度不夠，并主要側重于信息管理系統的業務處理和系統操作上的監管，而且在信息化建設中投入的資金和人員有限，降低了自然資源檔案的利用率，檔案服務質量未能得到明顯的改善。

一、自然資源檔案管理信息化現狀

現階段自然資源檔案管理已經完成了信息化建設，根據檔案管理信息化的需求，購置了齊全的信息化管理設備，像計算機、打印機、軟件、掃描儀、繪圖儀等，并且已經初步形成了信息化管理體系。但是在實際的檔案信息化管理中，由于系統運用和管理方面存在不足，導致檔案管理信息化程度較低，未能與地質資料館、土地檔案館等實現信息共享，使得自然資源檔案不夠全面。另外，自然資源檔案部門存有大量的紙質檔案，這些檔案需轉換為電子檔案，這就需要檔案管理部門加強監管，對檔案管理人員進行系統的信息技術培訓，以避免人員操作失誤引起電子檔案中的數據出現錯誤或者缺失。雖然檔案管理部門已經進行了信息化建設，但是部分檔案管理部門還存在著手工操作的現象，這主要體現在人工檢索和查詢上，再加上檔案管理部門工作人員數量有限，而平時的檔案管理工作內容較多、任務繁重，沒有足夠的人手和時間進行檔案利用工作。再加上自然資源檔案管理部門傳統的工作觀念和工作模式與信息化管理的實際需求相背離，對自然資源檔案管理信息化的開展有著一定的阻礙，致使自然資源檔案利用率不高、服務質量和效率低下。

二、自然資源檔案管理信息化面臨的問題

（一）信息共享程度較低。自然資源檔案在以往的管理中只注重于檔案的管理工作，對其利用方面的重視程度不夠，使得檔案管理工作人員對檔案利用的認識不足。他們將工作重心放在了檔案管理中，致使自然資源檔案失去了管理的價值，檔案為了保管而管理，未能實現檔案管理的經濟效益。而在信息化建設中對信息共享存在認識偏差、疑慮和困惑，主要有以下幾個問題：首先，整個部門的重視程度不一，重視部門的業務辦理，而輕視檔案信息化管理；其次，受到資金的限制，信息化基礎設施較為陳舊，設備老舊現象較為嚴重；再次，檔案管理人員信息技術水平較差，檔案管理系統僅能使用常用的幾個功能，系統的利用率較低；最后，自然資源檔案信息共享的建設涉及多個部門和眾多的人員，在溝通和協調上存在一定的困難。自然資源檔案信息共享是信息化建設的重點，需要多個部門之間的密切配合以及良好的溝通和協調，并且其中還涉及相關政府部門的網絡平臺。目前自然資源檔案管理部門在紙質檔案管理中投入了大量的資源，降低了檔案信息化的管理效率，需要檔案管理部門將這些紙質檔案以及新接收的檔案盡快轉換為電子檔案，這些工作將是檔案管理部門當下和未來工作的難點和重點。

（二）信息化管理制度存在不足。檔案管理信息化的順利實施，需要與之匹配的管理制度。受到傳統檔案管理模式和觀念的影響，檔案管理部門沒有及時的轉換工作思維，還在延續傳統的管理模式，導致檔案管理信息化進展緩慢。檔案管理方式方法不符合信息化發展需求，尤其是檔案信息安全管理制度的缺失，容易引起自然資源檔案信息丟失和泄漏問題。在檔案信息化建設中缺少長效化的管理措施，管理理念較為落后，沒有按照檔案相關法律法規的要求依法治檔，造成原有的檔案管理制度存在不足，埋下了安全隱患，需要檔案管理部門在今后的檔案管理信息化中進行逐步改進，修補檔案管理信息化中的漏洞，確保自然資源檔案管理信息化的高效運行。

（三）檔案利用率較低。自然資源檔案管理部門在實際的檔案管理信息化中，工作的重心沒有放在檔案信息化管理上，而是放在了業務辦理和系統操作上，檔案管理工作人員日常工作的主要任務是業務處理或者是窗口服務，對檔案的后續整理、歸檔的重視程度不夠，再加上檔案管理工作人員較少、業務能力有限，導致檔案管理質量較差，工作人員將大部分工作時間放在了查找檔案上，而新的檔案還在逐漸積累，原有的檔案還需轉換為電子檔案，最終導致檔案大量積壓，未能得到充分的利用，致使檔案管理工作效率低下。自然資源檔案管理信息化建設本身起步較晚，而其又涉及不動產登記、國土規劃、林地保護等多個方面的工作，如果檔案整理歸檔不及時將會影響這些工作的順利開展。在以往的檔案管理中整理歸檔的主要是紙質檔案，紙質檔案庫存量極大，部分材料存在不完整的現象，給檔案管理信息化的開展造成較大的阻礙，大量紙質檔案有待系統性整理，而且查找利用資料較為困難。

三、促進自然資源檔案管理信息化發展的策略

（一）提升信息共享程度。構建完善的信息共享機制，實現自然資源檔案管理相關部門的信息共享，整合地區內的自然資源檔案，實行統一領導、分級管理，以科學合理分類自然資源檔案的類目并注重非涉密檔案的充分利用。建立統一的檔案管理系統，打造功能強大的數據庫存儲管轄區域內的所有自然資源檔案，相關工作人員可借助檔案管理系統進行檔案信息的查閱和檢索。對于涉密檔案檔案管理部門需按照檔案保密法的要求，對涉密檔案進行嚴加管理，防止人員操作失誤或者網絡不安全因素的影響，對檔案的信息安全產生威脅。

（二）增強服務職能。自然資源檔案管理信息化建設的主要目的是實現檔案的充分利用，將檔案作為社會的公共信息資源，為人民大眾提供優質的檔案服務進而實現自然資源檔案在土地開發、生態保護、不動產登記中的職能，滿足社會經濟發展的需求。第一，檔案管理部門應由被動服務轉變為主動服務，向社會積極宣傳自然資源檔案的價值，引起社會各界的關注并向社會征求對檔案管理信息化服務建設的意見，補齊檔案管理信息化的短板以及向人民大眾普及檔案服務的具體內容和細節，為檔案的利用做好鋪墊；第二，以檔案管理信息化完善建設為契機，依據我國《檔案法》的要求建立自然資源檔案官方網站，依托于互聯網絡為群眾提供檔案服務，以及在網絡中宣傳和推廣自身的服務，積極拓寬服務范圍以實現檔案利用的最大化。

（三）加強信息化管理制度建設。管理制度的完善建設是開展檔案管理信息化建設的前提，針對自然資源檔案管理信息化完善建設的實際需求，建立與之匹配的長效化管理機制：第一，依法治檔。依據我國《檔案法》《保密法》《中華人民共和國土地管理法》和《中華人民共和國礦產資源法》等的規定和要求，依法進行自然資源檔案的管理工作；第二，貫徹執行“八防”的要求，切實做好檔案管理的基礎工作。嚴把收集質量關，保證文件資料的完整、真實收集，并按照檔案整理標準和要求，保證檔案工作的規范化；第三，檔案管理系統是信息化建設的關鍵，在系統正式投入使用之前需由政府網絡安全管理部門進行系統測試，以確保系統各項性能的穩定性和安全性；第四，電子檔案的形成需經過多個環節，并對每個環節進行實時監督管理，尤其是涉密檔案需要做好信息安全管理工作，以防止出現信息泄露問題；第五，面向公眾的檔案平臺實行實名注冊制，用戶只有提交真實合法的證件并審核合格后才可進行檔案查閱和利用。

（四）構建多渠道的檔案服務平臺。檔案管理部門需借助當下信息技術的優勢提高自身的檔案管理水平，充分利用現有的自然檔案資源構建一個多渠道的檔案服務體系，實現自然資源檔案的價值。要建立多渠道的網絡查詢平臺，用戶可通過手機添加檔案管理部門的微信公眾號，在公眾號中可以自助查詢檔案，或者是在檔案管理部門的業務辦理區域設置檔案查詢機，以及構建自身的檔案資源平臺，以便為用戶提供便利的檔案查詢服務。通過將檔案的各項服務延伸至最前沿，使用戶隨時隨地就可獲取檔案服務，簡單的業務無須用戶專門去檔案服務窗口辦理，進而提高用戶對自然資源檔案服務的滿意度。

四、結語

在信息時代，各行各業管理信息化發展已成定局，在這一形勢下，自然資源檔案管理部門需認真分析自身信息化管理中的不足，積極進行檔案管理信息化的建設并修補自身管理中的漏洞，為自然資源檔案的開發利用做好準備。自然資源檔案涉及的內容較多，包括了土地管理、地質礦產、地質環境、不動產登記等多個方面，關系到我國國土資源的利用，這需要在檔案管理信息化中保證檔案的真實性和有效性，以提高自然資源檔案的利用價值，發揮出其應有的服務職能。