新經濟形勢下企業(yè)內部控制中的問題探究

南通江海電容器股份有限公司

引言

為適應日漸激烈的市場競爭，近年來我國電容器生產企業(yè)對內部控制的重視程度不斷提升，但結合實際調研可以發(fā)現(xiàn)，控制活動、風險評估、信息溝通等問題仍大量存在于這類公司中。為盡可能解決相關問題，本文以某電容器生產公司作為研究對象，結合該公司的成功經驗開展了一系列深化探討。

一、新經濟形勢下企業(yè)內部控制存在的普遍性問題

（一）控制活動問題

作為企業(yè)內部控制的重要組成部分，控制活動屬于內部控制具體表現(xiàn)形式，績效考評控制、不相容職務分離控制、預算控制、資產保護控制、授權審批控制、采購與付款控制、銷售與收款控制均屬于控制活動范疇。結合實際調研可以發(fā)現(xiàn)，新形勢下企業(yè)控制活動問題多表現(xiàn)為采購計劃制定難度過大、預算管理缺位、應收賬款管理粗放、各部門在盤點期間無法較好配合、重復采購引發(fā)資源浪費等，資金不合理占用、公司經營效益下降、科學合理預算無法實現(xiàn)、預算執(zhí)行難以貫徹和協(xié)調、企業(yè)資金周轉壓力大、倉庫數(shù)據(jù)不準確、ERP庫存數(shù)據(jù)嚴重失真、產品的品質降低等問題自然很容易出現(xiàn)。以各部門在盤點期間無法較好配合為例，在無法統(tǒng)一規(guī)劃的盤點工作節(jié)奏影響下，企業(yè)盤點效率將大幅下降，盤點的數(shù)據(jù)準確性也會受到影響，部分企業(yè)車間堆放材料未辦理入庫手續(xù)，這部分物資很容易在盤點過程中被忽略，盤點結果準確性自然會受到影響。此外，盤點差異如無法快速得到調整處理，倉庫數(shù)據(jù)的準確性也將受到直接影響[1]。

（二）風險評估問題

對于現(xiàn)代企業(yè)來說，自然環(huán)境、經濟環(huán)境、政治環(huán)境等外部因素的不斷變化將直接影響企業(yè)內部控制，因此風險機制必須做到判別和處理環(huán)境變化。但結合實際調研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多企業(yè)未能建立科學完善的風險評估系統(tǒng)，同時存在運營風險較高、應收賬款管理風險較高、倉庫管理不到位等問題。風險評估系統(tǒng)的缺乏使得企業(yè)不具備具體可行的風險評估方法，風險的管理因此主要以事后管理為主且流于形式，潛在風險往往被忽視，事前風險預防系統(tǒng)缺乏所催生的一系列損失必須引起重視。如管理水平提升滯后于企業(yè)發(fā)展，企業(yè)便很容易出現(xiàn)較高的運營風險，企業(yè)資產的安全完整、生產經營活動的正常開展均可能受到影響。由于內部控制無法直接產生經濟效益，很多企業(yè)往往過于關注銷售業(yè)績，如大力維護與經銷商和供應商的關系，忽視內部各部門、各業(yè)務、各崗位間的牽制關系，企業(yè)因此出現(xiàn)的內控滯后問題必須得到重視，應收賬款管理風險較高、倉庫管理不到位問題很容易因此出現(xiàn)[2]。

（三）信息溝通問題

信息隔離現(xiàn)象廣泛存在于我國很多企業(yè)的部門間、上下級間，這種信息隔離與內外部因素聯(lián)系較為緊密，如技術、經濟、政治的變化，企業(yè)繁多的物料品類、專業(yè)性欠佳的計劃部員工均可能影響信息溝通工作。開展針對性調研可以發(fā)現(xiàn)，信息與溝通機制不夠順暢、信息技術平臺建設滯后、經營目標方面信息無法被銷售部門員工及時了解等問題廣泛存在于很多企業(yè)，這類問題的出現(xiàn)與各部門僅關注自身利益、管理層忽視信息與溝通環(huán)境建設工作、未能明確定位內部控制體系的作用和地位有關，企業(yè)內部控制有效性因此受到的影響必須引起重視[3]。

二、新經濟形勢下企業(yè)內部控制的優(yōu)化策略

（一）健全內部控制活動

為優(yōu)化新經濟形勢下企業(yè)內部控制，內部控制活動的健全極為關鍵，具體可從銷售收款業(yè)務管理、付款審批管理、盤點清查內部控制三方面入手?；阡N售收款業(yè)務管理，銷售合同的審批管理規(guī)范、應收賬款回收管理規(guī)范均屬于其中關鍵。銷售合同審批制度應基于近期業(yè)務的情況進行補充和更新，對賬與催收制度的規(guī)范和優(yōu)化也不容忽視，企業(yè)可提供“往來對賬確認單”，并采用QQ、微信、電話、傳真等多種方式跟蹤和催收超過信用期的應收賬款；基于付款審批管理，企業(yè)需明確采購預算制度及執(zhí)行表，各職能部門、財務部、采購部、請購部門、總經理所負責的工作需要由此明確，招標方式采購的針對性開展、購回后統(tǒng)一入庫建立臺賬、各種簽單手續(xù)的完成均不容忽視。

盤點清查內部控制同樣需要得到重視，企業(yè)需針對性完善《存貨盤點制度》，規(guī)避賬賬不符、賬實不符、存貨盤點工作不規(guī)范等問題，以此保證ERP系統(tǒng)與車間實際物料的賬實相符，公司財產的真實完整、車間物料的管控加強均可由此得到保障。在具體實踐中，企業(yè)應每年至少開展一次全面盤點、每月不定期進行抽盤，盤點前的準備工作也不容忽視。倉位排序盤點表應由倉庫保管員出具，以此明確各貨品倉位、名稱、位置、編號等內容，財務部需負責監(jiān)盤。企業(yè)可通過盤點范圍說明表明確盤點對象、盤點方法、倉庫范圍、盤點周期，通過盤點準備表明確倉庫準備、車間準備、數(shù)據(jù)準備、人員準備等內容，通過盤點職責表明確倉庫、計劃部、工程部、財務部職責。在完成盤點工作后，對于賬面記錄與實盤的差異，盤點表上需要針對性列出差異說明和原因分析，相關責任人的責任也需要在嚴重情況下進行追究，相關分析需做到有理有據(jù)，如數(shù)據(jù)差異源于系統(tǒng)BOM用量誤差，工程技術部門必須負責簽字確認。在具體的差異處理中，如差異源于前期盤點數(shù)據(jù)錯誤或單據(jù)登錄錯誤，單據(jù)的登錄調整應由倉庫部門負責，財務負責審核。如盤點差異源于系統(tǒng)BOM用量誤差，工程技術部門需由計劃部門完成BOM的重新確認，并完成相應調整和修改。如批量差異原因不明，需針對性考核車間主任。對于合理范圍內的差異量、不存在差異的盤點、車間主任物料管控到位等情況，獎勵措施的針對性提供也不容忽視[4]。

（二）加強風險防范控制

新經濟形勢下企業(yè)內部控制優(yōu)化還需要關注風險防范控制的加強，具體可從確定風險目標、識別風險、評估風險、應對風險四方面入手。在確定風險目標過程中，明確的目標可為風險控制提供指引。以企業(yè)的銷售業(yè)務為例，基于企業(yè)戰(zhàn)略目標設置財務目標、經營目標、資產安全目標、風險目標，即可為內部控制提供依據(jù)，具體的風險目標設置需關注經過規(guī)定流程審批的銷售合同簽訂、銷售業(yè)務數(shù)據(jù)信息記錄的規(guī)范、可控的應收賬款催收及增加、銷售合同中價格折扣的嚴格執(zhí)行；在識別風險的過程中，企業(yè)需快速識別影響自身發(fā)展目標實現(xiàn)的風險。以銷售業(yè)務為例，企業(yè)必須結合自身銷售業(yè)務特點，明確銷售業(yè)務面臨的各類風險因素，包括發(fā)錯客戶、發(fā)貨單混淆、銷售計劃不明確、發(fā)出不合格品、發(fā)出貨品數(shù)量或規(guī)格型號與發(fā)貨單不符、退回的商品非本公司產品、退回的不合格品再次出庫，基于這類風險因素，即可明確定位風險點，輔以專項風險分析會議，在必要情況下征求專業(yè)機構意見，企業(yè)的風險識別能力即可大幅提升；在評估風險的過程中，需結合識別出的風險因素，采用定量與定性結合的分析方法，以此對核心業(yè)務活動開展重點分析和論證，書面記錄工作也需要嚴格開展；在應對風險的過程中，應結合風險因素和風險成因，以及企業(yè)風險承受能力和銷售業(yè)務適應性，針對性地制定用于應對風險的策略，如風險分擔、風險承擔、風險規(guī)避、風險降低。具體來說，如存在高于銷售業(yè)務風險承受能力的風險，企業(yè)需啟動風險規(guī)避；如風險處于可承受范圍，則需要開展針對性評估與權衡成本效益，選擇風險承擔；如風險可以接受，且企業(yè)有信心緩解或控制風險，可采用風險分擔、風險降低方式。

（三）暢通信息溝通渠道

企業(yè)內部控制的優(yōu)化離不開暢通的信息溝通渠道支持，因此企業(yè)需針對性加強橫向溝通與縱向溝通，ERP系統(tǒng)的完善也需要同時得到重視。橫向溝通指的是企業(yè)內部各職能部門間的溝通，以及企業(yè)與企業(yè)外部行業(yè)間的溝通，企業(yè)的管理效率和整體運營效率提升可基于橫向的溝通方式提升。因此企業(yè)需定期組織部門間交流，如召開部門間交流會議，加強各部門的重要業(yè)務信息交換和共享，相關業(yè)務信息的銜接可由此受到較為積極的影響。在加強企業(yè)與外部聯(lián)系的探索中，數(shù)據(jù)情況的及時有效匯報極為關鍵，如銷售部門需要對客戶情況和市場情況進行及時搜集，積極參加全球范圍或全國范圍的產品展銷會等，由此整理與歸納收集到的信息，銷售部門即可更好地為高層管理者提供參考信息；縱向溝通可細分為企業(yè)內、外部的縱向溝通，企業(yè)不同層級間的信息溝通屬于內部縱向溝通。在具體實踐中，企業(yè)應積極建立健全溝通交流機制，充分應用電子郵件、工作微信群、工作QQ群等現(xiàn)代信息化工具開展內部溝通，以此實時了解工作動態(tài)，同事間、員工與上級間即可實現(xiàn)更為便捷的交流和信息共享，管理效率的提升、各項業(yè)務的有效融合均可獲得支持。維護好客戶關系屬于外部縱向溝通需要關注的焦點，以此形成友好、相互信任的溝通氛圍，如供銷雙方間的賬單確認及收發(fā)貨等業(yè)務往來，均離不開良好的外部縱向溝通支持。

為完善ERP信息系統(tǒng)，企業(yè)必須充分結合自身管理實際，以此從內部協(xié)同管理平臺入手，針對性提升企業(yè)信息化水平。在管理平臺的建設過程中，需保證各職能部門信息系統(tǒng)能夠實現(xiàn)順利融合，信息實時對接的推進也不容忽視，真正做到信息實時共享。在具體的企業(yè)信息平臺系統(tǒng)健全過程中，企業(yè)運營活動需要與信息系統(tǒng)有效結合，信息平臺需真正容納每個業(yè)務崗位的工作，流程設計也需要結合企業(yè)實際情況。還需要及時更新信息系統(tǒng)，ERP信息系統(tǒng)必須定期維護升級，方可更好地服務于企業(yè)內部控制。為提高信息傳遞質量，需保證ERP信息系統(tǒng)建立健全過程中信息審核崗位與信息錄入崗位分離，更好地保證數(shù)據(jù)錄入準確性。ERP信息系統(tǒng)需基于不相容崗位分離原則設置崗位權限，以此針對性控制匯總的不相容崗位權限，如明確賬號權限分配原則、制定《ERP信息系統(tǒng)實施細則》、刪除問題賬號的不恰當審批權限，用戶權限調整流程的規(guī)范也極為關鍵。系統(tǒng)需保證權限變動有章可循，經營風險因權限問題而出現(xiàn)的概率將大幅降低。對于權限變更，需通過電子郵件及時向相關部門發(fā)送信息。ERP信息系統(tǒng)完善也需要關注操作權限方面，系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性可能受到操作人員隨意沖銷單據(jù)行為的影響不容忽視，數(shù)據(jù)錄入錯誤也需要針對性應對。在具體實踐中，需控制操作權限以約束錄入數(shù)據(jù)崗位，錄入者不得擁有數(shù)據(jù)沖銷操作權限，需分配給部門經理沖銷操作的權限。對于錯誤數(shù)據(jù)調整，錄入員工需上報情況于主管，沖銷調整由部門經理負責。在《信息系統(tǒng)實施細則》中，需規(guī)范和說明沖銷調整流程，更好糾正數(shù)據(jù)錄入錯誤問題，操作人員的規(guī)范操作也可得到保障。

結語

綜上所述，新經濟形勢下企業(yè)內部控制需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的健全內部控制活動、加強風險防范控制、暢通信息溝通渠道等內容，則提供了可行性較高的內部控制優(yōu)化路徑。為更好地滿足企業(yè)發(fā)展需要，內部控制監(jiān)督、內控環(huán)境優(yōu)化等要點也需要引起重視。