新經濟形勢下企業內部控制中的問題探究

南通江海電容器股份有限公司

引言

為適應日漸激烈的市場競爭，近年來我國電容器生產企業對內部控制的重視程度不斷提升，但結合實際調研可以發現，控制活動、風險評估、信息溝通等問題仍大量存在于這類公司中。為盡可能解決相關問題，本文以某電容器生產公司作為研究對象，結合該公司的成功經驗開展了一系列深化探討。

一、新經濟形勢下企業內部控制存在的普遍性問題

（一）控制活動問題

作為企業內部控制的重要組成部分，控制活動屬于內部控制具體表現形式，績效考評控制、不相容職務分離控制、預算控制、資產保護控制、授權審批控制、采購與付款控制、銷售與收款控制均屬于控制活動范疇。結合實際調研可以發現，新形勢下企業控制活動問題多表現為采購計劃制定難度過大、預算管理缺位、應收賬款管理粗放、各部門在盤點期間無法較好配合、重復采購引發資源浪費等，資金不合理占用、公司經營效益下降、科學合理預算無法實現、預算執行難以貫徹和協調、企業資金周轉壓力大、倉庫數據不準確、ERP庫存數據嚴重失真、產品的品質降低等問題自然很容易出現。以各部門在盤點期間無法較好配合為例，在無法統一規劃的盤點工作節奏影響下，企業盤點效率將大幅下降，盤點的數據準確性也會受到影響，部分企業車間堆放材料未辦理入庫手續，這部分物資很容易在盤點過程中被忽略，盤點結果準確性自然會受到影響。此外，盤點差異如無法快速得到調整處理，倉庫數據的準確性也將受到直接影響[1]。

（二）風險評估問題

對于現代企業來說，自然環境、經濟環境、政治環境等外部因素的不斷變化將直接影響企業內部控制，因此風險機制必須做到判別和處理環境變化。但結合實際調研可以發現，現階段很多企業未能建立科學完善的風險評估系統，同時存在運營風險較高、應收賬款管理風險較高、倉庫管理不到位等問題。風險評估系統的缺乏使得企業不具備具體可行的風險評估方法，風險的管理因此主要以事后管理為主且流于形式，潛在風險往往被忽視，事前風險預防系統缺乏所催生的一系列損失必須引起重視。如管理水平提升滯后于企業發展，企業便很容易出現較高的運營風險，企業資產的安全完整、生產經營活動的正常開展均可能受到影響。由于內部控制無法直接產生經濟效益，很多企業往往過于關注銷售業績，如大力維護與經銷商和供應商的關系，忽視內部各部門、各業務、各崗位間的牽制關系，企業因此出現的內控滯后問題必須得到重視，應收賬款管理風險較高、倉庫管理不到位問題很容易因此出現[2]。

（三）信息溝通問題

信息隔離現象廣泛存在于我國很多企業的部門間、上下級間，這種信息隔離與內外部因素聯系較為緊密，如技術、經濟、政治的變化，企業繁多的物料品類、專業性欠佳的計劃部員工均可能影響信息溝通工作。開展針對性調研可以發現，信息與溝通機制不夠順暢、信息技術平臺建設滯后、經營目標方面信息無法被銷售部門員工及時了解等問題廣泛存在于很多企業，這類問題的出現與各部門僅關注自身利益、管理層忽視信息與溝通環境建設工作、未能明確定位內部控制體系的作用和地位有關，企業內部控制有效性因此受到的影響必須引起重視[3]。

二、新經濟形勢下企業內部控制的優化策略

（一）健全內部控制活動

為優化新經濟形勢下企業內部控制，內部控制活動的健全極為關鍵，具體可從銷售收款業務管理、付款審批管理、盤點清查內部控制三方面入手?；阡N售收款業務管理，銷售合同的審批管理規范、應收賬款回收管理規范均屬于其中關鍵。銷售合同審批制度應基于近期業務的情況進行補充和更新，對賬與催收制度的規范和優化也不容忽視，企業可提供“往來對賬確認單”，并采用QQ、微信、電話、傳真等多種方式跟蹤和催收超過信用期的應收賬款；基于付款審批管理，企業需明確采購預算制度及執行表，各職能部門、財務部、采購部、請購部門、總經理所負責的工作需要由此明確，招標方式采購的針對性開展、購回后統一入庫建立臺賬、各種簽單手續的完成均不容忽視。

盤點清查內部控制同樣需要得到重視，企業需針對性完善《存貨盤點制度》，規避賬賬不符、賬實不符、存貨盤點工作不規范等問題，以此保證ERP系統與車間實際物料的賬實相符，公司財產的真實完整、車間物料的管控加強均可由此得到保障。在具體實踐中，企業應每年至少開展一次全面盤點、每月不定期進行抽盤，盤點前的準備工作也不容忽視。倉位排序盤點表應由倉庫保管員出具，以此明確各貨品倉位、名稱、位置、編號等內容，財務部需負責監盤。企業可通過盤點范圍說明表明確盤點對象、盤點方法、倉庫范圍、盤點周期，通過盤點準備表明確倉庫準備、車間準備、數據準備、人員準備等內容，通過盤點職責表明確倉庫、計劃部、工程部、財務部職責。在完成盤點工作后，對于賬面記錄與實盤的差異，盤點表上需要針對性列出差異說明和原因分析，相關責任人的責任也需要在嚴重情況下進行追究，相關分析需做到有理有據，如數據差異源于系統BOM用量誤差，工程技術部門必須負責簽字確認。在具體的差異處理中，如差異源于前期盤點數據錯誤或單據登錄錯誤，單據的登錄調整應由倉庫部門負責，財務負責審核。如盤點差異源于系統BOM用量誤差，工程技術部門需由計劃部門完成BOM的重新確認，并完成相應調整和修改。如批量差異原因不明，需針對性考核車間主任。對于合理范圍內的差異量、不存在差異的盤點、車間主任物料管控到位等情況，獎勵措施的針對性提供也不容忽視[4]。

（二）加強風險防范控制

新經濟形勢下企業內部控制優化還需要關注風險防范控制的加強，具體可從確定風險目標、識別風險、評估風險、應對風險四方面入手。在確定風險目標過程中，明確的目標可為風險控制提供指引。以企業的銷售業務為例，基于企業戰略目標設置財務目標、經營目標、資產安全目標、風險目標，即可為內部控制提供依據，具體的風險目標設置需關注經過規定流程審批的銷售合同簽訂、銷售業務數據信息記錄的規范、可控的應收賬款催收及增加、銷售合同中價格折扣的嚴格執行；在識別風險的過程中，企業需快速識別影響自身發展目標實現的風險。以銷售業務為例，企業必須結合自身銷售業務特點，明確銷售業務面臨的各類風險因素，包括發錯客戶、發貨單混淆、銷售計劃不明確、發出不合格品、發出貨品數量或規格型號與發貨單不符、退回的商品非本公司產品、退回的不合格品再次出庫，基于這類風險因素，即可明確定位風險點，輔以專項風險分析會議，在必要情況下征求專業機構意見，企業的風險識別能力即可大幅提升；在評估風險的過程中，需結合識別出的風險因素，采用定量與定性結合的分析方法，以此對核心業務活動開展重點分析和論證，書面記錄工作也需要嚴格開展；在應對風險的過程中，應結合風險因素和風險成因，以及企業風險承受能力和銷售業務適應性，針對性地制定用于應對風險的策略，如風險分擔、風險承擔、風險規避、風險降低。具體來說，如存在高于銷售業務風險承受能力的風險，企業需啟動風險規避；如風險處于可承受范圍，則需要開展針對性評估與權衡成本效益，選擇風險承擔；如風險可以接受，且企業有信心緩解或控制風險，可采用風險分擔、風險降低方式。

（三）暢通信息溝通渠道

企業內部控制的優化離不開暢通的信息溝通渠道支持，因此企業需針對性加強橫向溝通與縱向溝通，ERP系統的完善也需要同時得到重視。橫向溝通指的是企業內部各職能部門間的溝通，以及企業與企業外部行業間的溝通，企業的管理效率和整體運營效率提升可基于橫向的溝通方式提升。因此企業需定期組織部門間交流，如召開部門間交流會議，加強各部門的重要業務信息交換和共享，相關業務信息的銜接可由此受到較為積極的影響。在加強企業與外部聯系的探索中，數據情況的及時有效匯報極為關鍵，如銷售部門需要對客戶情況和市場情況進行及時搜集，積極參加全球范圍或全國范圍的產品展銷會等，由此整理與歸納收集到的信息，銷售部門即可更好地為高層管理者提供參考信息；縱向溝通可細分為企業內、外部的縱向溝通，企業不同層級間的信息溝通屬于內部縱向溝通。在具體實踐中，企業應積極建立健全溝通交流機制，充分應用電子郵件、工作微信群、工作QQ群等現代信息化工具開展內部溝通，以此實時了解工作動態，同事間、員工與上級間即可實現更為便捷的交流和信息共享，管理效率的提升、各項業務的有效融合均可獲得支持。維護好客戶關系屬于外部縱向溝通需要關注的焦點，以此形成友好、相互信任的溝通氛圍，如供銷雙方間的賬單確認及收發貨等業務往來，均離不開良好的外部縱向溝通支持。

為完善ERP信息系統，企業必須充分結合自身管理實際，以此從內部協同管理平臺入手，針對性提升企業信息化水平。在管理平臺的建設過程中，需保證各職能部門信息系統能夠實現順利融合，信息實時對接的推進也不容忽視，真正做到信息實時共享。在具體的企業信息平臺系統健全過程中，企業運營活動需要與信息系統有效結合，信息平臺需真正容納每個業務崗位的工作，流程設計也需要結合企業實際情況。還需要及時更新信息系統，ERP信息系統必須定期維護升級，方可更好地服務于企業內部控制。為提高信息傳遞質量，需保證ERP信息系統建立健全過程中信息審核崗位與信息錄入崗位分離，更好地保證數據錄入準確性。ERP信息系統需基于不相容崗位分離原則設置崗位權限，以此針對性控制匯總的不相容崗位權限，如明確賬號權限分配原則、制定《ERP信息系統實施細則》、刪除問題賬號的不恰當審批權限，用戶權限調整流程的規范也極為關鍵。系統需保證權限變動有章可循，經營風險因權限問題而出現的概率將大幅降低。對于權限變更，需通過電子郵件及時向相關部門發送信息。ERP信息系統完善也需要關注操作權限方面，系統數據準確性可能受到操作人員隨意沖銷單據行為的影響不容忽視，數據錄入錯誤也需要針對性應對。在具體實踐中，需控制操作權限以約束錄入數據崗位，錄入者不得擁有數據沖銷操作權限，需分配給部門經理沖銷操作的權限。對于錯誤數據調整，錄入員工需上報情況于主管，沖銷調整由部門經理負責。在《信息系統實施細則》中，需規范和說明沖銷調整流程，更好糾正數據錄入錯誤問題，操作人員的規范操作也可得到保障。

結語

綜上所述，新經濟形勢下企業內部控制需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的健全內部控制活動、加強風險防范控制、暢通信息溝通渠道等內容，則提供了可行性較高的內部控制優化路徑。為更好地滿足企業發展需要，內部控制監督、內控環境優化等要點也需要引起重視。