信息化背景下高校電子文件管理的前端控制

張嚴(yán)心

（中國(guó)政法大學(xué)，北京 100000）

1 論文的研究背景及意義

信息化的快速發(fā)展給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，一方面，電子文件的大量產(chǎn)生使得借助傳統(tǒng)的文件管理模式難以有效的管理電子文件，另一方面，如何有效地管理電子文件，保證其真實(shí)性和可靠性，給檔案工作注入新鮮的血液，引起學(xué)界的關(guān)注并展開積極的探索[1]。

1.1 從內(nèi)部環(huán)境來(lái)看

1.1.1 缺乏相應(yīng)的電子文件檔案管理政策、標(biāo)準(zhǔn)和制度

雖然國(guó)家層面和地方層面已經(jīng)出臺(tái)了一系列電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但高校檔案部門受人員、技術(shù)和觀念的限制，未能制定相應(yīng)的、詳盡的電子文件管理戰(zhàn)略。

1.1.2 辦公系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)缺乏必要聯(lián)系

經(jīng)過(guò)調(diào)查，很多高校的電子文件管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間處于彼此獨(dú)立的狀態(tài)，這就使得電子文件管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用時(shí)，缺乏全程管理。這種問(wèn)題的存在就會(huì)導(dǎo)致電子文件、檔案管理脫節(jié)，從而給電子文件的歸檔造成了一定的難度。

1.1.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)知識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案管理工作的融合并不熟練。部分檔案管理人員可能是由別的崗位調(diào)任過(guò)來(lái)的，缺乏必要的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平并不理想。

1.2 從外部環(huán)境來(lái)看

1.2.1 高校電子文件管理未納入電子政務(wù)活動(dòng)

高校對(duì)于檔案部門的重視程度相對(duì)較弱，在學(xué)校的日常教育以及各種科研活動(dòng)開展時(shí)，并不能較好的實(shí)行檔案管理，這也進(jìn)一步反映了高校電子文件管理工作仍舊存在很多的問(wèn)題。除此之外，高校缺乏整體規(guī)劃，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)難以共享。

1.2.2 電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足

由于缺乏對(duì)電子文件管理重要性的認(rèn)識(shí)，學(xué)校對(duì)于該方面建設(shè)投入的資金較少。正是因?yàn)槿狈?qiáng)有力的資金支撐，導(dǎo)致電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)受到很大的阻礙，使得工作無(wú)法正常開展，不利于高校的高效化發(fā)展。

2 國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

本文聚焦于基于全程管理的前端控制，對(duì)國(guó)內(nèi)所做的研究進(jìn)行了綜述。基于檢索詞“高校電子文件+前端控制”，在知網(wǎng)上檢索文獻(xiàn)，共有19篇關(guān)于高校電子文件前端控制的期刊文獻(xiàn)，從2005年開始到2018年，每年平均只有兩篇關(guān)于論述高校電子文件前段控制的文件，從中可以看出，基于前端控制原則研究高校的電子文件管理問(wèn)題在當(dāng)下的社會(huì)關(guān)注度很低。

基于檢索詞“高校電子文件管理”在知網(wǎng)上檢索到246篇文獻(xiàn)，而搜索“電子文件管理”則檢索到6 956篇文獻(xiàn)，從文獻(xiàn)發(fā)表年份和發(fā)表量可以看出，我國(guó)從1996年開始了對(duì)電子文件管理的研究，基本上是呈線性增長(zhǎng)趨勢(shì)，電子文件管理越來(lái)越被學(xué)界關(guān)注，這無(wú)疑與信息發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)普及和自動(dòng)化有直接的關(guān)系。通過(guò)閱讀這6 956篇文獻(xiàn)的題目和一些文獻(xiàn)的摘要可以粗略的發(fā)現(xiàn)，主題主要包括對(duì)國(guó)際發(fā)展前沿，國(guó)內(nèi)外電子文件管理相關(guān)問(wèn)題的探討，國(guó)家層面的戰(zhàn)略、體系和制度以及我國(guó)電子文件管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題、對(duì)策等方面的研究，總的來(lái)說(shuō)，理論層面的研究已經(jīng)相當(dāng)成熟。

搜索“電子文件管理前端控制”檢索結(jié)果為464篇文獻(xiàn)，這表示該內(nèi)容在學(xué)界中的關(guān)注度較高。但是若將高校電子文件管理的前端控制的19篇文獻(xiàn)與之對(duì)比，除了說(shuō)明學(xué)界對(duì)這個(gè)領(lǐng)域的問(wèn)題關(guān)注度不高之外，更能表明在實(shí)踐層面做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。筆者閱讀、分析這19篇文獻(xiàn)，排除兩篇不相關(guān)文獻(xiàn)，所謂不相關(guān)，主要指兩篇對(duì)高校電子文件管理的現(xiàn)狀分析，側(cè)重電子文件管理的收集與歸檔；有10篇文獻(xiàn)只是提出要對(duì)電子文件進(jìn)行全程管理和前端控制，但沒(méi)有具體說(shuō)明如何進(jìn)行全程管理和前端控制；有兩篇文章提出要將OA系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行融合，一篇是吳乃萍等的《辦公自動(dòng)化環(huán)境下高校電子文件的歸檔與管理》，一篇是王微的《高校電子文件管理與OA系統(tǒng)的有效融合》，論述了若干條將OA系統(tǒng)中加入檔案管理的詳細(xì)要求，同時(shí)也提出要注意對(duì)電子文件實(shí)行全程管理。此外，也明確指出電子文件管理應(yīng)該歸屬于電子政務(wù)發(fā)展的內(nèi)容之一，從而才能更好地實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接問(wèn)題[2]。

3 相關(guān)理論

3.1 電子文件的概念

電子文件在本質(zhì)上為一種數(shù)字化的文件形式。很多學(xué)者都在文獻(xiàn)中對(duì)電子文件的概念進(jìn)行論述，通過(guò)將所有的觀點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)可以得出，電子文件的含義就是指經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理所形成的文件。同時(shí)，將電子文件延伸至事務(wù)活動(dòng)中，也是指一些程序文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。筆者認(rèn)同上述觀點(diǎn)，高校電子文件則是高校在科研、教學(xué)、會(huì)議等事物活動(dòng)中由計(jì)算機(jī)生成和處理的，以數(shù)字代碼形式記錄信息的文件。

3.2 全程管理原則

全過(guò)程管理即從文件形成到最終的保存或者銷毀都進(jìn)行一定的管理，在這個(gè)過(guò)程中管理都應(yīng)該是連續(xù)且無(wú)間斷的。檔案管理人員應(yīng)該從電子文件形成時(shí)開始入手，通過(guò)將各個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行銜接，使得文件流程與業(yè)務(wù)流程彼此聯(lián)系。整個(gè)流程結(jié)束之后，檔案管理人員將電子文件進(jìn)行最終處理。

3.3 前端控制原則

前端控制原則要求檔案管理人員以及文件管理部門在電子文件形成之時(shí)，甚至之前，對(duì)整個(gè)電子文件管理過(guò)程進(jìn)行通盤規(guī)劃、合理分析和科學(xué)整合，使需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的功能盡量在這個(gè)階段實(shí)現(xiàn)。

4 建立基于前端控制的電子文件管理系統(tǒng)的措施

4.1 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)

真正意義上實(shí)現(xiàn)前段控制，檔案管理人員必須要介入?yún)⑴c文件管理的全過(guò)程，而這并非一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)，首先從思想上鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，投入到全過(guò)程中，而不只是傳統(tǒng)的只需做好歸檔立卷的工作。其次檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也應(yīng)該及時(shí)跟進(jìn)，對(duì)此，在今后的發(fā)展中，檔案管理人員可以根據(jù)電子文件管理前端控制制度以及自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r制定一些切實(shí)可行的管理制度。其中可以包括保管期限表，并在電子文件形成之初依照期限表進(jìn)行價(jià)值鑒定。同時(shí)，也可以適當(dāng)?shù)刂贫ㄒ恍n案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)要求，通過(guò)對(duì)培訓(xùn)工作進(jìn)行明確要求，有助于進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的培訓(xùn)積極性，這對(duì)于大幅度提升管理人員的綜合素質(zhì)水平，促進(jìn)文件管理的全過(guò)程控制十分有益。

4.2 緊跟國(guó)際前沿，設(shè)計(jì)合規(guī)性的文件管理流程

在學(xué)習(xí)了現(xiàn)代辦公環(huán)境下的文件管理課程后，了解到《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》的3個(gè)單元相繼被采納為電子文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO 6175-1、ISO 16175-2、ISO 16175-3，派生出3項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。也是目前最新的文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。基于此，在課程作業(yè)中試著運(yùn)用相關(guān)知識(shí)設(shè)計(jì)合規(guī)性的文件管理流程，基于文件管理元數(shù)據(jù)，從文件生成、維護(hù)、利用到管理說(shuō)明文件管理的前端控制。在文件生成之時(shí)，對(duì)文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景進(jìn)行捕獲，系統(tǒng)識(shí)別唯一符號(hào)，并按照文件的職能、活動(dòng)、事項(xiàng)等進(jìn)行分類；對(duì)文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證文件的安全，將設(shè)定的期限表嵌入文件管理系統(tǒng)中，對(duì)文件進(jìn)行保存、遷移與處置，參照XML標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存[3]。在文件利用階段，通過(guò)搜索和系統(tǒng)檢索，呈現(xiàn)文件的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，同時(shí)管理人員需要保管好元數(shù)據(jù)，生成元數(shù)據(jù)報(bào)告，做好備份與還原工作。

4.3 建設(shè)跨平臺(tái)的電子文件管理系統(tǒng)

電子文件從形成到歸檔，其中會(huì)涉及很多的處理流程。在這個(gè)過(guò)程中，每個(gè)流程之間并不是相互獨(dú)立的，而是存在一種十分緊密的銜接關(guān)系。因此，整個(gè)處理過(guò)程又可以劃分為若干個(gè)局部業(yè)務(wù)處理平臺(tái)。管理人員要想更好地達(dá)到電子文件全過(guò)程管理和前端控制的目的，就需要建立工作流技術(shù)將各個(gè)局部平臺(tái)聯(lián)系起來(lái)，打造整體化的業(yè)務(wù)體系。對(duì)此，管理人員要關(guān)注各個(gè)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，建立業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)機(jī)制，保證各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的無(wú)縫鏈接和運(yùn)轉(zhuǎn)，其次設(shè)計(jì)完善的安全機(jī)制，可以采用身份認(rèn)證、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置以及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密處理等措施，建立高水平的安全機(jī)制。此外，管理人員還應(yīng)該靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)采取各種積極措施，促進(jìn)跨平臺(tái)電子文件管理系統(tǒng)早日建成。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，在高校電子文件管理工作中，需要理論引導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐修正理論，加快電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)。