提高縣政府辦公室檔案管理工作效率的探討

翟建勛

摘 要：在當前信息時代背景下，將網絡信息技術合理的應用在辦公室檔案管理中逐漸的被人們所重視，這不僅僅有利于資料的保存管理，同時對于業(yè)務部門的各種工作開展也是有著積極的促進作用。基于此，本文主要針對縣政府辦公室檔案管理工作效率的提升進行了詳細的分析。

關鍵詞：提高；縣政府辦公室；檔案管理；工作效率

隨著社會不斷的發(fā)展，網絡技術也是隨之迅猛的發(fā)展起來，并且成為一種時代的特征，在社會各個領域中都是得到了廣泛的應用。縣政府辦公室檔案管理要想更好的順應經濟社會不斷發(fā)展的需求，需要將電子信息化管理的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，合理的在管理過程中應用網絡信息技術。縣政府辦公室檔案管理工作的主要目的就是為了保持各種檔案的完整性，方便人們的檢索，進而將檔案價值最大程度上發(fā)揮出來。

1 加強縣政府辦公室檔案管理的必要性

相比較于不同單位的辦公室檔案管理，縣政府辦公室檔案管理的性質以及內容都是有著極大的不同，并且檔案重要程度也是有著非常大的差異。縣政府中很多檔案屬于內部機密文件，直接關系到各項利國利民業(yè)務的順利開展，往大了說就是直接關乎到國計民生。作為管理人員，首先就得加強做好檔案管理及其相關保密工作，對于一些機密級別比較低的認識檔案文件都是得交由專門的管理人員妥善保管，以此來有效的避免因為檔案資料的泄露或者是丟失而導致工作的被動[1]。例如辦公室檔案文件資料是對基層業(yè)務工作的指令性和指導性文件，是基層人員開展工作的思路和方法，對于他們的工作有著指導性的重要作用。如果丟失泄露，那將直接導致他們的工作不能夠正常的開展。而在當前信息時代背景下，要想更好的提升檔案管理工作效率，方便今后的查閱，將網絡電子信息技術合理的應用在縣政府辦公室檔案管理中十分的有必要。如果需要查找以前項目計劃資料或者是員工資料，直接應用模糊檢索和高級檢索就能夠快速便捷的找尋出來了。此外，還可以應用遠程網絡進行查詢和管理新聞資料庫，更大程度上發(fā)揮出檔案的作用。同時，在應用網絡電子信息化檔案管理的過程中，可以應用設置權限的方法來對檔案的應用和閱讀設置權限，以此來實行分級管理。這樣不僅僅能夠詳細的記錄好查閱和調用檔案資料的各種情況，同時還能夠有效的保護好一些比較重要的辦公室檔案資料。

2 提升縣政府辦公室檔案管理工作效率的有效措施

2.1 積極的完善縣政府辦公室檔案管理制度

要想做好縣政府辦公室檔案管理工作，那首先就得提升縣政府中主要領導人的重視程度，積極的完善檔案管理制度。單獨創(chuàng)建檔案存放資料室，然后將各種資料有序的費類別的存放好，同時每一份檔案上都寫明標簽，以便今后的查找應用[2]。在存放檔案的過程中，盡可能不要將其存放在低樓層中，同時還得對一樓門窗進行加固處理，以此來更好的保障檔案安全。對于一些政府內部重要文件，則是需要單獨進行存放，并且還得定期的更進檔案保密的期限。結合檔案時間的推移和機密程度，對其進行一定的密級升高、降低，或者是直接解密等操作。對于一些已經不需要再保密的文件，則是應該及時的整理出來，然后重新進行存放。在這個過程中，全程都得有著兩個以上的工作人員來完成，這樣可以起到相互監(jiān)督的作用。此外，在檔案存放樓層，應該安裝全方位的監(jiān)控設置，以便遇見突發(fā)情況更好的進行

調查。

2.2 重視檔案管理人員的專業(yè)水平

作為一名合格的縣政府辦公室檔案管理員，應該結合社會發(fā)展以及時代的進步，定期或者不定期的開展專業(yè)的培訓，以此來不斷的提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質以及保密意識等。對于他們來說，進行保密法制教育十分的有必要，同時縣政府其他成員也是需要清楚的認識到檔案管理工作的重要性，進而協(xié)助配合好他們的工作[3]。通過對檔案管理人員不斷進行相關的法制教育和專業(yè)的檔案管理業(yè)務培訓，將會極大的提升他們檔案保密意識以及法律意識。在實際的檔案管理培訓過程中，還應該重視檔案管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)，以此來使得每一位參加培訓的檔案管理人員都能夠獨立的掌握檔案管理操作技能以及各種重要的合理思想，促使縣政府辦公室檔案管理工作效率得到整體的提升。

2.3 合理的應用網絡電子信息化開展縣政府辦公室檔案管理

在檔案管理中應用網絡電子信息化技術的時候，電子化處理的方式主要是由集中立卷發(fā)展而來的。通過這種方法不僅僅能夠將縣政府內部各種資料根據不同類別分類管理好，同時還能夠有效的整理好一些比較復雜的檔案資料，補漏辦公室中類檔案資料。并且還不會導致辦公室檔案長期的堆積，這樣不僅僅在很大程度上提升了檔案管理工作的效率，同時還及時的整理好了公司檔案文件，促使檔案資料檢索變得更加的方便快捷。此外，當前管理人員在原有文件中插入新文化的時候也會十分的方便。相比較于傳統(tǒng)縣政府辦公室紙質文件管理的方式來說，網絡電子信息化的管理方式展現(xiàn)出更高的工作效率，同時還十分的方便快捷，極大的提升了辦公室檔案管理工作編排整理等各項業(yè)務的準確性。

2.4 加強縣政府辦公室檔案管理人員的責任意識

在實際的縣政府辦公室檔案保密管理工作中，領導層必須得合理的制定責任制度，以此來將保密工作落實到個人[4]。除此之外，縣政府單位領導還得密切的關注檔案管理工作，保證每一個員工都有著屬于自己的工作內容，不斷的提升他們的保密責任感。在平時的檔案保密工作中，還得實行嚴格的獎懲制度，對于一些因為失誤而造成嚴重事故和影響的工作人員應該進行相應的懲罰，而對于一些工作表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員則是應該給予一定的獎勵。同時，還應該積極的采取各種措施來激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，以此來充分的發(fā)揮出每一位檔案管理人員的潛能，促使縣政府辦公室檔案管理工作效率不斷的提升。

3 結語

綜上所述，隨著我國國力不斷的增長，縣政府辦公室內部運行管理體系也是隨之不斷的完善起來，而檔案管理作為縣政府辦公室內部管理中非常重要的一項環(huán)節(jié)，提升其工作效率十分的有必要。而這首先就得加強檔案管理工作人員的責任意識，合理的應用一些先進、新式的管理模式，這對于縣政府辦公室檔案管理工作效率的提升以及各項工作的正常運轉有著極大的促進作用。

參考文獻

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務，2014，09（5）：171-172.

[2]于寧寧.創(chuàng)新辦公室檔案管理工作提高單位內部工作效率——談如何改進辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2013，13（13）：271-271.

[3]程然.淺談如何提高辦公室檔案管理的工作效率[J].西部皮革，2016，38（2）：167-167.

[4]錢萍.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016（6）：46-46.