信息技術在檔案管理中的應用探索

王秀娟

摘要：信息技術的有效應用可以使檔案管理工作獲得高水平支持。本文首先對當前檔案管理工作存在的主要問題進行了總結，并結合信息技術創新發展的背景條件，從技術性工作的角度出發，制定了檔案管理工作的改進策略。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;應用策略

1檔案管理信息化科學發展的意義

1.1能進一步提高檔案管理工作的效率

雖然在檔案管理信息化發展的今天，原有檔案管理工作的效率已經在信息化技術的加持下得到很大程度的優化，但如果檔案管理信息化發展止步于此，那么這一工作終將無法契合未來社會發展的要求。基于此，科學發展檔案管理信息化的意義也就彰顯出來，各類型科學發展舉措的應用不僅能將更多新穎的信息技術、智能技術應用到檔案管理工作中來，也能在一定程度上轉化為檔案管理工作人員的思維，從而實現在根源上優化檔案管理工作效率的目的，為后續檔案資源的使用、共享奠定基礎。

1.2能為社會資源共享打下堅實的基礎

檔案作為助推社會、經濟發展的強有力資源，檔案數據共享也是未來檔案管理工作發展的必然趨勢。基于這一趨勢，如果現階段檔案管理者能夠推動這一工作信息化的科學發展，那么企事業單位的檔案管理工作也勢必能更好地滿足未來社會對檔案管理工作的要求，從而為社會資源共享打下堅實的基礎。

2檔案信息化建設主要問題

2.1缺少有效檔案管理工作機制

檔案管理需要部門的配合，形成完善的檔案管理工作體系，實現檔案數據信息的廣泛共享。但是，紙質檔案管理工作機制影響力較大，檔案管理方式轉型速度慢，檔案信息化建設中還存在各部門配合不足的問題。例如，一些重要的工作信息往往仍以紙質檔案的方式進行傳遞，數字檔案運用不充分;基層部門檔案人員的信息化工作能力弱，不能運用互聯網收集檔案信息，檔案傳遞的速度慢，檔案制約、管理與數據提取能力有限，制約了檔案信息化的實用價值。目前，地方檔案館、各級單位，黨政機關參與檔案信息化服務工作的主動性低，檔案管理協調機制還不健全，數據信息共享的渠道方式單一，基層單位信息傳遞滯后，這在很大程度上影響了檔案管理的深度實施。檔案管理信息化還缺乏明確的責任分工，各部門的職責權限界定不清晰，檔案流轉的程序較為復雜，這在很大程度上影響了檔案信息化建設的效率。

2.2現有軟硬件條件還有待提高

檔案管理需要強有力的軟硬件條件支持，強調在充分的信息設備支持下提高檔案管理工作的效率。首先，現有用于檔案管理的硬件條件不足，一些基層部門的信息技術設備有限，不僅缺少必要的掃描設備，還缺乏用于檔案管理系統操作的專門計算機，使年代久遠、文字模糊、易于破損的紙質檔案一時無法實現電子化，更沒能達到紙質檔案數據信息化的程度。其次，基層部門使用的檔案管理軟件與上級部門檔案管理系統的兼容性低，基層檔案管理的隨意性相對較大，由于缺少統一的檔案管理制度、標準與精細化的操作方法，嚴重制約了檔案精細化建設的效率。當前還要加強專業技術設備的支持，著力解決軟硬件方面的限制，依托先進的技術設備滿足紙質檔案信息化需要，這樣才能提高信息化檔案建設質量。

3信息技術在檔案管理中的有效應用方法

3.1創建專門管理檔案的信息系統

在企業單位中，檔案的管理與一般定義的信息管理是有很大不同的，傳統的信息管理系統一般都應用于儲存一些基礎的工作信息，是不足以滿足儲存一些重要的、專業的檔案信息，因為這些檔案信息都需要整理、分類、開發或者長期使用的，那么就需要一個強大的、細致的信息管理系統來進行支撐。如果想要在檔案信息管理上充分地體現信息技術的價值，使信息化管理方法可以實際應用于各企業單位上，就要從實際上確保檔案整理的效率以及質量，需建立一個檔案信息管理系統。要想建立好信息管理系統，就要做到以下三點：一是要注重于在硬件方面的建設，專業化的信息管理系統對于網絡以及計算機等設備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網絡，電腦等計算機設備進行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監控設備，打好專業化系統創建的基礎。二是要注重在軟件方面的建設，購買穩定優質的軟件，還要做好軟件調試、系統維護等多方面工作，設立專業人員專門管理軟件的運行與操作。三是在建立專業性的管理系統的同時，要注重安全方面的考慮，特別是在系統建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時要提前做好系統發生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統故障造成損失。

3.2提高檔案數據檢索工作質量

檔案數據檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術普及規律的重視，并將各類主題詞及相應的檢索內容加以總結，使檔案信息利用需求可以得到優化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術的重視和應用，尤其要對圖表形式的信息進行重點研究，使數據檢索精準度得到提高。檔案數據檢索工作還需要對特殊信息進行集中處置，尤其要對數據分析模型進行靈活使用，為檔案信息利用效率的優化提供精準支持。

3.3提高信息化檔案服務水平

檔案管理人員在探索檔案服務新方式的過程中，要加強對檔案信息服務條件的重視和考察，并對數據挖掘技術進行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得到相應優化，為信息集成技術充分發揮應用價值提供幫助。要加強對檔案信息檢索能力構成情況的關注，并對信息檢索速度的影響因素進行深入研究，使檔案服務功能的建設可以在提升信息查閱精準性方面取得進展。檔案管理人員需要根據信息系統當前的運行規律，對檔案進行的收集整編方法做出調整，合理設置檔案調取權限，并對檔案統計報表等基礎性功能加以完善，確保數據的維護及備份功能得到強化。要根據檔案管理信息系統開發的基本規律，對檔案管理信息化需求進行全方位考察研究，尤其要對網上檔案信息瀏覽平臺進行高水平構建，并保證相應的網頁檢索功能得到強化，為信息化檔案服務體系的完善提供幫助。

3.4建立專業檔案信息管理團隊

檔案管理是一項長期工作，而且有著極強的專業性，管好檔案必須在信息化檔案技術的背景下建立一支專業的檔案管理工作隊伍。第一，檔案科學化管理不僅需要設備支持，更需要專業技術人員，以及保持技術人員踏實肯干的工作態度和精熟的業務能力。加強對檔案管理人員的業務培訓，促進檔案管理人員了解檔案信息化的重要價值，鼓勵檔案管理人員學習開展信息化檔案管理的有效方法，要求檔案管理人員熟悉紙質檔案，掌握紙質檔案向信息化檔案管理的方法，了解紙質檔案歸檔、信息提取、檔案校對的新方式。第二，大力引進一批專業的檔案信息技術人才，圍繞著檔案管理事業的長遠發展需要，配置檔案收集、整理和編研技術人員，注重上級檔案管理機構專業技術人員深入基層開展指導工作，普及檔案信息技術，解決檔案管理的具體問題。第三，加強檔案管理人員的考評工作，出臺檔案管理人員的考評辦法，在加強績效考評的基礎上進行激勵，出臺促進檔案管理人員發展的強有力措施。

結論

綜上所述，在時代發展的今天，推動現代企事業單位革新原有的檔案管理工作已經成為提高企事業單位競爭力的關鍵。信息技術的創新發展可以使檔案管理工作得到全面優化，對提升檔案管理工作綜合質量，具有十分重要的意義。

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