淺談如何做好基層檔案管理工作

鄒馨

摘要：檔案屬于一種資源，一種事實依據，一種人生財富。在檔案管理工作中，基層檔案是其中的重要內容?；鶎訖n案具有真實性，能夠反映出歷史問題?；鶎訖n案管理，需要做到規范化，具體化，效率化。本篇文章根據在具體的工作中的實際情況了解到，在基層檔案的工作中，依然存在著一些問題。

關鍵詞：基層;檔案;管理

中圖分類號：A 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-40-335

引言

檔案，是歷史的真實寫照。檔案中存在的內容，都是用來在未來歲月中尋找答案的?？粗容^復雜并且無聊的檔案工作，其實充滿了莊嚴神圣的色彩?；鶎訖n案對過去的點點滴滴做到了第一手記錄，只有把基層檔案做好管理，才能完整的保存好歷史面貌。基層檔案的管理對于每個在職的工作人員來說意義重大。檔案管理和歸納，可以把每天的變化作為歷史材料保存下來，提供給后代考察，為社會進步提供有效的依據。

一、基層檔案管理中遇到的問題

（一） 關于人員問題

在具體的檔案工作管理中，做不到專人管理。而基層檔案管理工作中，起到核心作用就是檔案人員管理的分配。在檔案管理工作中，任何細節都與人有關。由于現實問題，基層檔案人員分配不夠合理，長期由一人兼任，但是一人的經歷無法滿足現實工作，所以在檔案管理中經常會出現一些問題。因此，要想解決檔案管理中的基本問題，首先需要做到解決的是人員分配問題。

2人員流動性大

檔案管理對于工作人員的職責素養有非常高的要求，其中專業性和連續性是最核心的要求，所以，而經常更換工作人員是不符合連續性發展的，并且會給后續的檔案整理工作帶來不利因素，并且待問題出現的時候，解決問題的速度會滯后，影響工作效率。另外關于專業性，對于在崗或者即將入職的工作人員，要有一定的技能培訓，并且還需要有一個適應周期，需要以老帶新的工作方式進行培訓新員工。這將花費大量的時間，并且會耗費人力物力。所以，為了促進檔案整理工作效率提升，需要穩定組織，同時要減少工作人員的流動性[1]。

3專業綜合能力弱

在基層的檔案管理工作人員中，呈現出一個普遍現象，大多數人員文化水平偏低。雖然近幾年文化水平有一定的提升，但是在初級檔案專業技術中評上職稱的工作人員是少之又少。專業以及綜合能力對于一個合格的檔案管理人員來說是非常重要的，扎實的業務基礎以及相關的國家政策是展開工作的前提。同時需要具備較強的工作能力，以及文字表達能力。只有這樣才符合信息化時代發展的需求，也說明，檔案管理人員需要隨著時代的變化，與時俱進，要不斷發展自身的綜合能力，才能不被社會所淘汰。但是，當前檔案工作人員的實際情況與具體要求有明顯的區別，工作人員對于自己崗位的具體職責非常模糊，再解決問題的過程中需要花費大量的精力，并且對于難題會選擇忽視。因此，在一定的程度上影響了檔案管理工作的發展[2]。

4 信息化技術程度有限

隨著信息化的普及，檔案信息化管理已經成為了當前社會發展的需求。檔案工作人員必須具備處理信息的能力，但是，當前的檔案管理人員還無法順利的度過到信息化平臺中，特別是基層的檔案管理工作人員，基本還保持著傳統的手動管理手段，無法與時俱進，在面對比較棘手的問題的時候，不能以最快的信息技術來解決問題，反而會耗費大量的時間和精力。

（二） 思想問題

檔案部門屬于一直被人遺忘的部門，隨著時間的推移，檔案工作對于人們的存在感也越來越低，因此，在檔案工作中存在著認識不夠全面的現象和問題，主要表現在：

1領導沒有重視檔案工作

在政府機關部門中，檔案部門的員工入職不需要政府審批，門檻相對來說比較低。而且政府單位不夠重視檔案部門，以至于政府投入的財力和物力明顯不足。員工的基本待遇得不到保證，以至于員工出現了散漫隨意問題。長久下來，工作人員的入職和使用非常隨意，流動性非常大[3]。

2工作人員對檔案管理的工作職責存在問題

大多數工作人員認為自己是沒有編制的員工，所以在工作態度上存在著非常大的問題。加上領導沒有重視檔案管理，所以工作人員感受不到自己的工作職責，再遇到問題的時候，他們認為沒有必要小題大做，特別是在工作的過程中不會追求完美，隨遇而安。遇到問題不解決，能敷衍就敷衍，工作人員對自己的工作職責意識模糊，導致問題越來越多。

（三）沒有系統的檔案管理方式

1 在檔案管理的過程中，沒有合理分類檔案，特別是保管期限沒有具體劃分。包括文件的歸檔沒有引起重視，有的單位需要歸檔的檔案出現了沒歸檔的情況。整個檔案管理流程出現了混亂不堪的問題。

2檔案管理不規范的具體表現為三類，首先是分類，其次是機構劃分不夠明確，最后是涉及到的案卷標題也出現了偏差，很多案卷缺少立卷人的標志。

3造成檔案管理混亂的核心原因之一是，應有的基本設施跟不上發展，比如干濕溫度計，干濕溫度計的作用主要是測量檔案室的潮濕程度，以免造成檔案潮濕被損害，其次就是滅火器，遇到火災能及時處理。以及防盜設施不夠齊全，經常會遇到檔案缺少的問題。以及檔案柜，缺乏檔案柜，造成檔案歸檔不科學。

二、如何針對檔案管理中出現的問題做好整改

（一）提升領導的認知能力，為檔案管理工作提供好的環境

在新社會發展下，領導的態度決定檔案管理工作的秩序。所以，相關部門需要以構建社會主義和諧社會為前提，全面認識到檔案工作對社會發展的重要性，增加員工對檔案工作的使命感和責任感。與此同時，工作人員需要全面認識到檔案工作的使命，除了增加社會主義物質，政治，精神等文明發展以外，還能夠在一定程度上建設和諧基礎性工作的發展。同時，法律法規學習也是開展工作的重要組成部分。各部門需要相互協調，開展關于檔案法規的教育活動，在活動開展期間，需要讓員工認識到檔案工作的重要性以及對社會發展建設的重要性。相關部門需要在一定的時間內開展關于檔案工作發展的會議。部門領導需要認真聽取工作匯報的內容，同時在內容中發現問題，及時解決，讓檔案工作者感受到被重視的程度，為檔案事業發展創造良好的條件。

（二）根據實際情況，切實推進檔案事業可持續發展

檔案事業屬于政府投入的公益項目，所以檔案事業的可持續檔案離不開政府的扶持。因此，各級財政部門需要大力推進檔案部門的發展。同時檔案部門也需要積極爭取各部門的支持和投入，當然檔案部門需要有嚴格的標準來要求自己，科學規范的檔案工作室，必備的保護措施，條件相對好的情況下也可以使用電子科技設備，將檔案進行信息化管理，保證檔案安全的同時，不能損壞檔案，不泄漏檔案。

（三）完善的管理制度，保證檔案管理有序發展

事實證明，開展有序的檔案管理制度，能在一定程度上保證檔案工作規范化的同時，還能夠保證工作效率。首先嚴格遵守國家檔案工作中的法律秩序，對于需要歸納整理的文件，需要對應相關的程序放置。其次，文件的收集，整理，歸納過程必須得嚴謹，需要銷毀的文件需要按照程序銷毀，一步也不能疏忽。另外檔案管理制度的建立，需要有一套科學的流程，無論是日常收集，歸檔，借閱或者是利用檔案，需要有一套能夠應對自如的流程。針對永久或者30年以上的檔案應該移交給上級檔案部門，防止丟失或者損害。借閱檔案時要有登記，以及歸還時間的限制，防止惡意行為發生。

（四）鞭策以及引導是進一步發展檔案管理事業的基礎。根據當前發展的問題，需要打造一批政治文化水平高，業務能力強，作風建設優良高素質的管理檔案的人才。

1想要建立穩定的檔案隊伍，最基礎的要求就是配備好檔案管理人員。另外，部門檔案管理人員在具體展開工作的過程中，領導人物要做到時刻關注，以及關心。對于工作中的問題要幫助解決，成為他們的后盾。為他們提供優秀的工作環境的同時對于工作態度認真的工作人員要給予一定的激勵，或者推薦提拔，讓他們感受到自己是被關注的，才能安心工作，認真完成工作職責。

2 對于工作人員的工作效率以及態度，需要主管部門引導或者培訓。可以開展檔案業務培訓以及跟班學習，讓工作人員熟悉檔案法律法規以及業務知識。待掌握了基本的業務知識以后才能正式上崗，建立正式的管理網絡體制，實施動態化管理，同時部門區域的檔案管理部門，可以開展交流經驗，相互學習，相互進步。最后，檔案主管部門要提升監督意識，建立健全檔案管理制度，對于違法行為要依法處理，讓科學制度化管理正式走入檔案部門。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作是一項非常基礎的工作，但是工作內容非常繁瑣，需要投入大量的人力物力。在具體的工作過程中，除了完成本職工作以外，還需要解決一系列問題。對于檔案的保存管理，需要有相關的制度，對于科技檔案，會計檔案，或者聲音檔案，需要有一定的程序管理，防止泄漏。最后檔案管理工作需要每一位工作人員共同努力，相互配合，這樣才能更好的服務社會，方便民生發展。

參考文獻

[1]王洪超，姚志軍. 淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J]. 蘭臺世界，2013（1）：112.

[2]田東. 淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J]. 黑龍江檔案，2011（2）：84.

[3]薛紅紅. 淺談如何做好基層事業單位檔案管理工作[J]. 卷宗，2020（2）：70.