國有企業如何加強數字化檔案管理

○王佳慶

企業高質量發展離不開人才的助力。在識別選用人才的過程中人事檔案發揮著至關重要的作用，這就對檔案管理提出了較高要求。隨著信息技術的發展，檔案數字化打破了原有檔案管理的瓶頸，在提供準確信息的同時，還具有一定的便捷性和安全性，大大提高了檔案工作的服務效率。

一、人事檔案的特點

在建設高素質專業化干部人才隊伍的過程中，人事檔案發揮著極其重要的作用。保證檔案材料內容的真實、準確、規范是維護企業選人用人公信力的關鍵，特別是其中的“三齡兩歷”（即出生、參工、入黨這三項時間及學習和工作經歷）信息是組織人資部門了解干部基本情況的重要依據。人事檔案具有以下幾個特征：

一是人事檔案具有“現實性”特征。在識別人才、選拔干部的過程中，檔案中所涵蓋的材料體現了干部個人的政治品質、學歷經歷、道德品行和社會關系等現實情況，發揮著給組織人事部門提供現實信息的重要功能，反映“現實”是人事檔案的表征之一。

二是人事檔案具有“動態性”特征。人事檔案從最初建立起就具有了明顯“動態性”表征。隨著一個干部的學習經歷、工作經歷不斷豐富，檔案材料也會不斷充實，再加上“檔隨人轉”“人檔統一”的管理要求，使檔案材料不斷處于“動態”完善的過程中。

三是人事檔案具有“保密性”特征。人事檔案中既包含提供給組織參考的重要依據，又包含獎懲信息、家庭信息和職業評價等重要的個人隱私，具有長時間保密的特點，不允許個人隨意查詢。

四是人事檔案具有“全面性”特征。從人事檔案所包含的材料來看，一份檔案涵蓋了學歷、獎懲、鑒定、考核、政審、政治面貌和工資情況等內容，能夠客觀地反映干部“全貌”。為干部“精準畫像”是檔案材料的重要特點，具有很明顯的“全面性”。

二、傳統檔案管理的“瓶頸”和數字化檔案的優勢

隨著現代企業的發展，配套的干部人事制度也在不斷細化和完善，在保障落實人才選用制度的同時，儲備優秀人才、選拔優秀干部、人員任免調動都需要干部人事檔案的信息作為支撐。一本檔案的形成和使用需要經過收集、整理、管理、利用等各個步驟，特別是在傳統的檔案管理模式下，檔案資料在查閱過程中會造成磨損，可能在轉遞過程中遺失，這都將給選人用人工作造成影響。而且傳統的檔案管理需要占用大量的物理空間，面對卷帙浩繁的檔案材料，查閱過程也需要消耗大量的時間和人力。隨著新設備、新技術的更迭，在為現代社會帶來了技術進步紅利的同時，也對檔案管理工作提出了新的要求，由此基于圖像識別設備和信息化技術的數字化檔案為傳統的檔案管理工作打開了新思路。

傳統的檔案主要以紙質為載體，由于不同年代紙質材料的材質差別，再加上墨跡的氧化和紙質的磨損，很容易隨著時間的流逝造成破損。數字化檔案的首要步驟，就是把檔案內容數字化。按照2018 年印制發行的新版《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）規定，數字化檔案制作加工應符合相應的國家技術標準，同時《條例》詳細規定了數字檔案在使用過程中的保密要求。相對于紙質檔案，數字化檔案具有以下幾方面優勢：

一是具有保護性優勢。傳統檔案一旦遺失、被涂改破壞或在使用過程中被磨損都會釀成不可逆的嚴重后果。對其數字化后，完全可替代原件為查詢人員提供有用信息，最大程度地減少了對原件的頻繁侵擾，有效地保護了原件內容。

二是具有高效性優勢。數字化后的檔案材料，能最大程度地借助信息技術的優勢，利用加密查詢系統，通過互聯網保密傳送，形成縱向到底，橫向到邊的信息覆蓋網絡，一旦有需要可以實現對檔案內容的實時查閱，為跨板塊、跨部門、跨機構、跨區域調動調整干部提供便利，提升了檔案傳閱的效率。

三是具有集約性優勢。傳統紙質檔案需要占用大面積的房間作為物理儲存空間，還要布置閱檔空間，往往因結構布局而顯得很局促。數字化后的電子檔案可以存儲在光盤、硬盤、閃存等載體中，這些載體具有容量大、體積小的特征，可以有效地破解物理存儲空間的局限。

四是具有規范性優勢。對干部檔案數字化后，由于傳遞查閱的都是電子檔案，可以有效地杜絕傳統紙質檔案在查閱過程中出現的抽取、撤換、涂改等現象，保證了檔案材料的真實性，提高了檔案管理的規范性。

三、晉能控股集團數字化檔案的具體實踐

數字化檔案建立和使用需以安全保密為前提，以高效率管理、高質量服務為宗旨，融合高速網絡技術、智能檢索技術、分布式數據庫技術，且要滿足檔案的管理需求和傳遞使用的功能。

根據山西省委組織部2019 年《關于開展干部人事檔案數字化網絡化建設的函》要求，晉能控股集團嚴格按照有關規定，在經過數字化建設立項、黨委會議審議、招投標會議評標后，引進了有相關資質且完全符合保密要求的專業公司，圍繞以下五方面完成了傳統檔案的數字化任務。

一是搭建硬件基礎設施。物理設施主要由網絡網管系統、安全設備、存儲陣列、服務器構成。在組建完成專用的業務寬帶、局域網的基礎上安裝操作系統、數據庫管理軟件，搭建基本的系統運行環境。

二是設計開發專用軟件。根據不同的功能需求，開發檔案采集、管理、查詢系統，對不同管理人員實行分權限管理，根據不同管理權限給予不同的數據訪問權限，并采用最新的加密算法保障檔案內容的安全性和保密性。

三是對檔案進行數字化加工。根據國家檔案局發布的《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）標準，數字化檔案需要用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，并根據該檔案內的目錄關系建立數據關聯，形成獨立的可進行索引的數據塊。前期，企業確定了干部檔案數字化順序，對人事檔案進行了查缺，要求各單位限期補充材料并歸檔。隨后，經過對人事檔案基本信息錄入、目錄錄入、檔案掃描、原始圖像制作、圖像優化和數據復審等環節，完成了3500 卷人事檔案的數字化工作。

四是加強原件的保護及保存。在數字化檔案內容的過程中，工作人員對原件進行了裱糊和裝訂，整理成冊的檔案按照編號順序放置于適宜溫度和濕度的庫房內，并采取了防火、防盜、防霉、防蟲和防鼠等方面的保護措施。

五是建立專業化管理隊伍。數字化檔案推動了檔案工作的深度變革，工作重心也由管理紙質材料開始向管理信息數據轉變，所有的信息化功能、日常的運行維護、流程的監督管控等都需要工作人員具有一定的電腦知識，因此，對目前的檔案管理人員進行專業化的培訓，不斷提高其業務能力和法律意識，幫助管理人員盡快適應數字化對檔案管理工作的新要求。

干部人事檔案數字化是檔案管理的發展趨勢，檔案工作者應當改變現有思維習慣和工作模式，利用當下的技術手段創新管理方式，不斷適應新時期新階段新要求，以檔案管理的清清爽爽保證用人的清清爽爽，讓干部人事檔案成為干部選用工作中可靠的“聽診器”。