內控視角下高校圖書館財務管理問題與對策

韋曉冰

（廣西師范大學，廣西 桂林541004）

財政部、教育部明確要求各高校應執行內部控制管理辦法，提高學校資源的使用效率和綜合服務水平。高校圖書館是高校教學科研的重要陣地，每一所高校每年都會撥付給本校圖書館相應的經費來保證圖書館的正常運作，高校圖書館應該怎樣加強內控建設，建立安全、高效的財務管理機制，使得圖書館的經費能夠得到充分合理的運用，從而為廣大師生員工提供高質量的圖書館信息服務，保證高校教學科研工作的順利開展，始終是一個值得深思的問題。

一、內部控制五要素基本理論

為了審查內部控制管理的完善性和有效性，一般人們會從五個要素來考量，它們是：①控制環境（control environment），即內控的基本規則和框架，包括各項規章制度，執行制度的工作人員的工作能力，管理層的管理理念和風格等等；②風險評估（risk assessment），指為了實現既定的工作目標，對相關的可能風險進行識別和分析；③控制活動（control activities），即工作實施相關的政策和程序；④信息與溝通（information and communication），指處理的信息既包括內部生成的數據，也有對經營決策有益的外部報告等；⑤監督（monitoring），即對正常的管理活動進行持續的有效監控。

內部控制作為現代管理的手段，這五個要素相互聯系，相輔相成，形成一個相對穩定的動態結構，使得在管理活動的微觀與宏觀層面，適時與全程方面都可達到監督與控制的目的，從而實現效率與效益的原則。從內控的視角來審視高校圖書館的財務管理，將會使高校圖書館在財務管理工作中對規章制度的執行操作更加嚴謹規范，保證財務信息真實可靠，經濟活動合法合規，國有資產能夠得到更持久更有效率的保護。

二、當前我國高校圖書館財務管理中的問題

（一）財務管理模式陳舊

受制于傳統管理理念及對內控認知的局限，我國高校圖書館長期以來實行的是“旱澇保收”財務管理模式，缺乏主動性、靈活性與參與性的市場經濟意識及風險意識。高校圖書館目前的管理機制基本是分管校長領導下的館長負責制，由館長總體全面負責圖書館的運作，分管副館長按分工負責管理圖書館內設的若干由部室主任負責的相關部門科室，各部門按照職責分別完成圖書館的日常各項具體工作。但目前高校圖書館的工作人員對內控相關知識相對欠缺，也缺乏足夠的重視，使得高校圖書館的內控制度建設力度與執行力均顯不足。

從內控系統的控制環境來看，我國高校圖書館的財務人員一般是辦公室的兼職工作人員，基本工作就是按照學校財務處的基本業務流程來進行操作，自身不一定具備專業的會計知識，領導層的財務管理意識也比較淡薄。

高校圖書館財務管理主要體現為對預算經費的管理。高校撥給圖書館的經費主要是圖書資料購置費和辦公業務費。除此以外，也會根據圖書館的某些特殊工作需求增加一些專項的經費，如某師范大學圖書館因為剛剛搬遷至新的校區，需要對新校區圖書館進行持續美化提升，還特別需要對古籍的保護和搬遷，因此學校另外撥付了圖書館物業費、新館維護提升及古籍庫建設等專項經費。這里面，圖書資料購置費占據了高校圖書館經費的主要部分，是高校圖書館為教學和科研服務的工作能夠順利開展的基石。

（二）預算管理中的問題

簡單地說，高校圖書館的預算管理過程應該劃分為三個階段，包括編制、實施和驗收。從內控視角來剖析這三個階段，就會發現一些問題。

1.預算編制不夠科學

由于內控信息溝通上不順暢，學校財務處不可能對圖書館的業務相當了解，導致學校財務處編制的預算會計科目較為簡略，不能準確科學地反映出當前高校圖書館的具體詳細的工作項目內容。例如，某師范大學圖書館的圖書館資料購置費這一項目經費，長期沿用的是舊的會計科目——圖書購置費，而實際上，這一項目大部分的經費是用于電子資源的購置，預算科目卻沒有進行改變，在會計記賬上就會把電子資源的購置與紙質圖書的購置記于同一科目，這樣，勢必會使財務核算產生偏差。另外，圖書館在上報預算計劃時，一般是簡單根據往年的預算基數，做些微調。這樣的預算申報沒有經過事前認證，靈活性與準確性不夠，也沒有進行風險評估，一旦在采購中出現價格上漲等不可控因素，將會出現實際財務收支與預算不符，影響經費的使用效率。

2.預算實施及驗收過程內控不到位

高校圖書館預算實施及驗收過程實際上也就是各部門的具體工作過程，長期以來，高校圖書館習慣于墨守成規，不愿意創新，項目實施過程中一般不進行成本核算和成本控制，不計算損益，只是按部就班地完成任務，各部門之間缺少聯動。也就是說在內部控制活動中，由于信息與溝通上的欠缺，監督自然也不到位。例如，每年文獻信息資源的采購是高校圖書館經費支出的主要部分，采購員嚴格按照學校規定的采購流程進行工作：招投標，簽訂重大合同，采購，驗收。整套流程符合學校的報賬要求，因此到學校財務處報賬時能順利完成。但是就圖書館內控來說，高校圖書館管理者是否對文獻信息資源，即紙質圖書館和電子資源的采購設有詳細科學的計劃和審核機制呢?各層面是否出臺有相應的規范性文件呢?采購的文獻信息資源是否緊密結合大學生的需要，符合學校學科發展和重點建設專業的布局呢?答案是：這一切都需要加強改進。

又如，在各專項預算經費的實施過程中，雖然圖書館內部相關部門能按照財務處的基本要求做到專款專用，但是由于對可能存在的風險缺乏足夠的識別與防范措施，可能會導致預算資金的使用效率受到影響，甚至影響到高校的聲譽。具體表現在相關外協外包項目中，有可能會在合同簽訂中出現對高校不利的條款，有可能虛假報賬，也有可能采購的商品質量與價格不匹配等。但是在內控建設不到位的情況下，高校圖書館工作人員按照原有的工作機制，在項目驗收環節一般“睜一只眼，閉一只眼”，就可以完成任務了。

3.財務管理缺乏評價指標

高校圖書館財務工作以報賬核算為主，輕視甚至基本沒有進行增效管理。隨著高等教育的蓬勃發展，高校圖書館的經濟活動也會越來越多元化，表現在館舍不斷地擴增，館藏文獻資源不斷地豐富，那么也將會給高校圖書館帶來越來越多的財務風險，因此，高校圖書館財務管理務必要進行財務分析與財務決策。而進行分析與決策需要有一整套系統的評價指標，盡管高校財務處給圖書館提供了一些相關的分析指標，但目前這些指標基本流于形式，并不能科學系統完整地形成評價標準，從而影響了高校圖書館財務管理活動的成效。從內控要素來看，實質上就是控制活動存在不足。

三、高校圖書館財務管理優化對策

（一）明確內控理念，提升財務管理功能

在控制環境下，從管理者到所有館員，都必須加強學習內控基本知識，明確內控制度的重要性，共同完善各項規章制度并加以嚴格有效地執行，努力維護財經紀律。提升財務管理的功能基本就在于能夠增收節支，提高資金的使用效率，促進國有資產的保值增值，從而進一步提高高校圖書館的整體績效。

控制活動中，根據高校圖書館業務活動的特點，對于內部控制的重要崗位要進行規范的分析和梳理，各崗位的權限與責任要明晰，崗位之間要相互監督相互制約，并與績效考核、獎懲機制緊密聯系。高校圖書館的財務管理活動也要圍繞圖書館的日常業務活動來開展，對高校圖書館的經濟活動進行預測、組織、協調、分析和控制。可見，在內部控制下，財務管理活動必定會涉及高校圖書館內部大部分乃至所有的部門及人員，與人員切身利益息息相關，需要各部門及人員的緊密聯動。此時，財務管理要在資金、資產結構，財務流程上進行結構性優化，以達到系統整體性優化，保證管理活動的效能發揮。

（二）改善信息溝通與監督，加強風險管理

高校圖書館應配備具有會計學、財務管理學專業背景的專職財務管理人員，不但要進行日常的報賬工作，還要進行財務預算、分析和核算工作。報賬員、出納員、資產管理員各司其職，不得兼管。在校內，圖書館財務管理人員應及時地跟學校財務處與各職能部門進行溝通，對于一些不合時宜的會計科目、報賬流程，需進行合法合理的調整與優化，并且也要將學校財務處的規章、制度、法紀要求及時準確地傳達到館內，達到上下層面的信息溝通渠道通透順暢，同時也要做好館內橫向的信息溝通。具體如下：

1.明確預算編制目標

高校圖書館財務管理人員在高校財務處要求上報預算編制時，不能簡單地按照以往的“上年基數+本年調整”的辦法進行經費預算的簡單編制，而應該采取“零基預算法”，匯報主管領導，積極與館內各部門進行聯動，結合各部門的實際工作，同時各部門也要深入調查研究，緊密結合本高校教學科研的動態來制訂工作計劃，財務管理人員利用大量的各種會計、統計等相關的核算資料進行分析、比對、綜合，測算經費需求，進行風險評估，編制預算目標方案。這些工作需要依托高校圖書館良好的內部控制環境，如權責分明的組織機構、積極向上的單位文化，以及信息在內控環境中的高效溝通。

2.監督預算實施驗收

預算經費一旦下達，預算的實施與驗收過程就貫穿著高校圖書館的整個經營管理活動。高校圖書館應建立健全管理制度，包括對項目實施情況的審查，對項目開支及實施進度的監督等。財務人員需把預算收支跟人力、物力、先進技術等多種因素進行全方位的比對、核算，定期審查或不定期抽查與項目相關的重要材料，如可行性研究報告、合同審簽單、項目審批報告等，圍繞資金效益、成本控制兩大方面，按月季年進行滾動預算分析和監督，及時發現問題，及時改進，及時降低、分擔、規避可能存在的風險，提高效率。為了能夠真實地揭示資金運動的走向，保證成本核算的準確性，報賬時，必須嚴格核查原始憑證，要求內容真實準確，賬目清晰，相關的證明材料必須留存備檔。

預算的實施與驗收是要由相關的不同崗位和不同部門協同配合、相互監督來完成的。比如，資源建設部采訪員負責采購文獻信息資源，編目人員負責驗收，核對隨書清單，文獻流通部統計借閱量信息從而審核文獻資源采購的質量，各部門主任共同監督預算實施的進度，財務報賬員審核原始憑證，資產管理員進行資產入庫的登記。財務管理活動統籌協調各項工作，及時核對賬目，清點核查圖書館的館藏文獻及固定資產設備，避免出現國有資產流失的風險，確保預算經費的高效率運用，為讀者提供更優質的服務，提高學校的教學科研水平。

（三）構建高校圖書館財務評價指標體系

根據高校圖書館財務管理活動的特點，內控活動需要遵循效益性、權威性、整體動態完善的原則構建一套財務評價指標，從而能夠反映出高校圖書館的財務綜合實力以及績效水平。

財務綜合實力的指標主要是指能反映經費來源及規模的指標，一般是高校撥款及高校圖書館創收收入；財務績效指標反映出高校圖書館的經濟效益和社會效益，如圖書借閱率，電子資源使用率、生均圖書占有量、固定資產比重等。在內控活動中恰當地運用財務分析的技術方法，結合評價指標，為高校圖書館的經費使用效益情況提供有力的數據支撐。

四、結語

高校圖書館財務管理作為高校財務管理和圖書館管理的重要組成部分，對實現國有資金與資產的經濟效益和社會效益最大化具有舉足輕重的作用。我國高校圖書館必須按照財政部、教育部的要求，改變過去舊的財務管理模式，嚴格制定并執行內部控制管理手段，將內部控制五要素貫穿于財務管理活動中，時刻審視財務管理的經濟性、嚴謹性和風險性，從而更好地為高校圖書館讀者服務，促進高校圖書館的可持續性發展，為高等學校的教學科研水平的提高做出應有的貢獻。