淺談新媒體環境下的檔案信息服務

◎王 丹

隨著數字時代的到來，各類信息媒體不斷涌現，人類社會的記憶和傳播方式表現出多元化的發展趨勢。媒體之間的界限越來越模糊，新媒體在人們的生活中無處不在，各種信息媒體相互交融，給人們的工作、學習、娛樂和交流方式帶來了極大的改變。媒體革命是當今信息技術發展中最具活力的因素，也是促進檔案事業發展的強大動力，新媒體技術使檔案事業的生存環境發生了跨越式的升級，為檔案信息服務提供了新的思路和途徑。下面，本文擬就新媒體環境下檔案信息服務的發展方向進行簡要探討。

一、新媒體環境下的檔案信息聚合服務

在網絡信息社會，各類信息數量不斷激增，檔案信息的數量也在成倍增長，人們需要有一種檔案檢索系統，快速地提供每個人所需的檔案信息，這時就需要提供檔案信息聚合服務。檔案信息聚合服務是利用檔案機構自身擁有的或第三方提供的客戶端軟件和網絡應用程序，根據利用者的需要，將分散在網站、社交軟件等各類新媒體上的網絡檔案信息匯總、集成、整合到單一地點以便利用者使用的一種服務形式。檔案信息聚合服務是實現相關檔案信息關聯集成的網絡應用模式，它將在各種新媒體上碎片化的信息動態關聯并整合起來，使之成為個性化的信息，有效提供服務并實現資源共享。在虛擬的網絡數字環境中，檔案信息聚合服務打破了檔案信息孤立使用的局限。它不僅可以讓利用者同時檢索存儲在不同地點的檔案信息，同時，它還可以為利用者創造一個信息獲取平臺，打破不同種類信息資源之間的壁壘，將檔案信息資源和其他不同信息資源集成起來，融合成為利用者需要的種類豐富、相互關聯的信息資源體系，使利用者獲取信息的種類和廣度得到拓展，為利用者提供一站式的個性化服務。這種信息聚合服務可以改善過多信息給利用者帶來的困擾，節約利用者的時間和精力，讓信息服務更有效率。因此，聚合服務是新媒體環境下信息服務的發展方向，它可以使檔案信息服務變得高效、快捷和準確。

二、新媒體環境下的檔案信息推送服務

檔案信息推送服務是指檔案管理機構對利用者對檔案信息需求匯總分析后，利用先進的現代網絡信息技術從各種渠道和載體的檔案信息源中提取有用檔案信息，將具有個性化需求的信息主動地呈現在利用者面前，是一種智能性的檔案信息服務方式。檔案管理機構根據收集和分析出來的利用者的個性化需要，有針對性地借助特殊的軟件系統對檔案信息資源進行搜集、提取、加工、整理，在適當的時候通過特定的方式傳送給利用者。信息推送技術是檔案信息推送服務的前提，它是依據特定的技術標準和用戶預先設定的條件，如所需信息的時效、種類等要求，自動從網上的信息資源中選擇出符合預設條件的信息，在特定的時間通過某種方式將信息傳遞給用戶的一種專業化信息獲取技術。檔案管理機構可以通過匯總分析用戶需求，主動尋找檔案信息利用者，將信息推送技術運用在檔案信息服務中，主動提供檔案信息給利用者，使其享受便捷的個性化服務。檔案推送服務的主動性體現在不需要利用者的請求就能通過各種形式為利用者提供其所需要的檔案信息。檔案信息服務的個性化體現在根據利用者的特定需求搜索、整理信息并推送給利用者，而且可以根據利用者的喜好為其提供定制的專屬界面。檔案信息服務的集成性體現在可以把各種渠道和載體的特定信息匯集起來，融合成利用者可用的信息集合提供給利用者。與傳統的“守株待兔”式服務方式相比，檔案信息推送服務以最少的時間、最高的效率和最人性化的方式提供檔案信息服務，可以使檔案信息服務的質量有一個質的飛躍。

三、新媒體環境下的檔案信息自助服務

在新媒體環境下，網絡不僅是信息資源的集合體，還是服務資源的集合體。有多種形式的服務已經可以通過網絡直接以自助的方式實現。隨著新媒體的發展，檔案信息服務也可以通過網絡以自助的方式得以實現。檔案自助服務是檔案機構以館藏檔案為基礎，以檔案信息數字化為前提，以計算機技術、網絡技術等新媒體技術為依托，通過網絡提供檔案信息服務所需的平臺、環境、條件和機制，使得利用者使用計算機、手機等設備聯入互聯網或移動互聯網，根據個人需求，自己在線完成檔案信息檢索、閱覽、復制、編研等各種檔案利用活動的一種全方位、開放式的服務活動。檔案自助服務可以使利用者有更多的控制權，無論身處何地都可以遠程利用檔案信息資源，使隨時查詢、使用檔案信息成為現實，這是檔案自助服務最大的優點。檔案信息自助服務還可以根據服務對象的不同，形成服務內容、方式上的差異，服務內容具有普遍性、多樣性、并兼顧到特殊性。檔案信息自助服務是新媒體環境下的重要發展趨勢之一，檔案利用者可使用手機、個人計算機等設備，通過友好的軟件界面，根據自身需求進行檔案信息自助服務。

四、新媒體環境下的檔案信息個性化服務

隨著社會信息化程度的不斷加深，不同利用者群體不再滿足一般性的檔案信息服務，迫切需要檔案管理機構提供個性化的信息服務。個性化檔案信息服務是一種以利用者為中心，能滿足利用者個體需求，給利用者帶來便利的服務方式。個性化的服務主要包括三個方面的個性化：一是實現服務時空的個性化，即根據利用者特定的時間和地點滿足其對檔案信息的需求；二是呈現服務方式的個性化，即根據利用者個人喜好及專業背景開展檔案信息服務；三是提供個性化的服務內容，即面對不同利用者以同一問題的需求，有針對性地使利用者能夠各取所需、各得其益。個性化檔案信息服務的實質在于找到檔案信息與利用者個別利用需求的契合點，它不僅能帶來注意力效應，而且還可增強利用者的忠誠度和依賴感。檔案信息服務是面對利用者的服務，只有得到了利用者的肯定，才能獲得發展的空間，因而要重視和提供個性化檔案信息服務，這對提高檔案信息服務效益具有重要意義。

五、新媒體環境下的檔案信息移動化服務

在新媒體技術迅速發展的時代，以移動互聯網為基礎、集多種功能于一體的手機成為移動新媒體的代表，取代傳統媒體成為人們的主要媒體終端和閱讀終端，它具有的強大的網絡互動性、豐富的表現形式、快速的信息傳播能力、突出的個性化特征不僅改變了人們的獲取信息方式和閱讀習慣，還極大地促進了各種信息服務能力的提高。移動化檔案信息服務作為檔案信息服務的主要形態，可以突破物理檔案館和數字檔案館之間的壁壘，淡化檔案管理機構與利用者的界限以利用者的需求為中心，為利用者在任意時空，以任意方式為利用者提供任意檔案信息。由于手機等移動新媒體的便捷性，利用者可以利用碎片時間自助完成多種方式的信息服務。移動新媒體還可以明確網絡檔案信息服務的對象的身份，一些在安全保密方面有特殊要求的檔案信息服務可以通過手機來確認利用者的身份，審核使用檔案信息服務的對象。檔案信息服務的移動化發展趨勢不斷革新傳統的服務形式，促使了移動檔案棺的產生。移動檔案館是以手機檔案館為代表，充分利用手機作為移動終端設備所具有的移動性、實時性、主動性、個性化的特點，來為用戶提供檔案信息服務。相對于傳統檔案服務方式，移動檔案館在轉變檔案信息服務方式、拓展檔案信息服務路徑及范圍、提升檔案信息資源價值等方面有更大的發展潛力和更廣闊的發展空間。

面對新媒體環境，檔案管理機構開展信息服務的服務思想、服務措施和服務手段不能局限于傳統的思維和管理模式，要有與時俱進的能力和創新精神，順應時代的發展，利用先進的科學技術手段，為利用者提供準確、便捷、個性化的檔案信息服務，推動檔案事業現代化進程的高速發展。