新媒體環境下檔案信息服務方式探討

◎王 丹

檔案信息資源作為一種具有權威性的信息資源，在科學研究和經濟建設等各類活動中具有特殊的資源優勢，它不僅是新媒體廣泛傳播的重要信息之一，也是新媒體信息服務的重要組成部分。互聯網技術的迅猛進步給傳統的檔案信息服務方式帶來了巨大的沖擊和影響，網絡化服務逐漸取代傳統的檔案信息服務方式，發展成為主要的檔案信息服務渠道。新媒體具有的廣泛的開放性和深度的參與性，以及在信息傳播中可以復合使用的特點，使檔案信息傳播的范圍和影響力得到極速擴張，傳統的、被動的、手工的檔案服務方式正逐漸被現代化的、主動的、自動化的檔案信息服務方式所取代。下面就新媒體環境下的檔案信息服務方式略作探討。

一、新媒體與檔案閱覽服務

傳統的檔案閱覽服務是最普遍和最主要的服務方式，是指檔案利用者在檔案館或檔案室開辟的特定場所直接查看檔案原件或接收檔案信息的一種服務方式。隨著新媒體的迅速發展和互聯網技術的全面覆蓋，檔案閱覽服務也逐漸走向數字化、網絡化。新媒體環境下的檔案閱覽服務不僅通過網絡讓檔案利用者直接閱覽一次信息，包括檔案摘要和全文，還可以向利用者提供深度加工后的檔案信息，滿足檔案利用者對檔案信息廣度和深度的更高要求。同時，在新媒體條件下，還可以利用網站和數字電視等新媒體形式宣傳新開放的檔案和政府公開信息，介紹館藏，邀請專家或社會公眾對檔案利用事例進行評論，來激發利用者的閱覽興趣，從而起到指導閱覽的作用。

與傳統的到館閱覽服務相比，新媒體環境下的檔案閱覽有以下轉變：一是使閱覽對象由紙質載體信息變為計算機、手機等媒體上的數字化信息；二是閱覽服務由簡單的傳遞載體服務提升為在檔案信息深加工基礎上的信息服務；三是閱覽空間不再限于封閉的實體檔案館，而是轉變為開放的虛擬數字空間；四是閱覽的目的從獲取特定的檔案信息用于單一用途變為獲取檔案中的信息知識，可以充分發揮檔案的潛在價值。

二、新媒體與檔案檢索服務

檔案檢索服務是對檔案信息有系統地進行存儲，根據利用者的需要進行查找的一種基本業務工作。檔案信息存儲是查找的前提，是將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編排形成檢索工具的過程。而檔案信息的查找是存儲的目的，是利用檢索工具搜取所需檔案的過程。檔案檢索服務是連接檔案收藏與利用之間的環節，本質上是一種利用服務方式，是開發檔案信息資源的必要條件。在新媒體環境下，可以利用先進的互聯網技術突破傳統檔案利用中難以克服的時空障礙，用高效的檢索工具實行遠程檢索，降低檢索成本，提高工作效率。

新媒體環境下，檔案信息的網絡檢索服務是當前社會的必然趨勢，與傳統手工方式相比，具有明顯優勢。一是信息儲存量大，隨著數字技術的迅速發展，信息存儲技術可以使信息存儲載體保存海量的數字檔案信息。二是檢索的速度更快。依托計算機強大的數據處理能力，現代檢索技術發展迅速，網絡檔案檢索在輸入檢索詞后幾秒內就可以得到檢索結果，如果是批量檢索，速度效果更加明顯，與傳統檢索方式有天壤之別。三是檢索方便，不受時空和人數限制。通過互聯網和移動互聯網，可以不分時間和地點，隨時通過網絡為檔案利用者提供檢索服務。

三、新媒體與檔案咨詢服務

檔案咨詢服務是檔案管理人員根據利用者提出的各類問題，利用各種檢索和參考工具及有關檔案資料，對檔案內容進行分析和處理后，以解答問題的形式，有針對性地為檔案利用者提供檔案知識、信息和有關檔案情報，并在利用者利用檔案時給予指導的一種服務方式。傳統的檔案咨詢服務通常是檔案工作者面對面地交流或通過電話溝通，途徑有限，效率不高。新媒體技術的發展拓展了檔案咨詢服務的途徑，可以通過電子郵件、網絡論壇、微博及各類社交網站實現，特別是具有互動功能的新媒體形式，不僅擴展了咨詢服務的內涵和外延，提高了咨詢效率，還可以通過個性化的溝通，增強利用者的參與度，提高社會檔案意識。

新媒體環境下的咨詢服務通過網絡技術保障了檔案工作者與利用者之間信息交流的暢通，可以為利用者隨時隨地提供咨詢服務，具有很強的實時性。通過新媒體提供的咨詢服務不僅可以實現一對一、一對多的信息傳播方式，還可以實現多點對多點的互動服務，通過雙向和多向互動咨詢服務，利用者可以創造自己的表達，更好地尋求自己需要的信息。通過微信等移動社交新媒體形式，可以實現可視化的信息交流與傳播，采用這些新媒體形式開展的檔案咨詢服務，還可以隨時給利用者提供可視化的咨詢服務和指導服務。

四、新媒體與檔案編研服務

檔案編研服務檔案工作的重要內容，是檔案信息開發的重要組成部分。由檔案管理機構按照特定的題目，充分研究、分析檔案內容后，對檔案信息進行查選和不同層次的編輯加工，按特定專題輸出檔案信息或加工編纂后的知識成果，以出版等多種傳播形式主動、科學、廣泛地向社會各方面提供檔案信息，以滿足社會檔案需求。通過編研服務主動對檔案信息進行深加工，可以為利用者提供全面、綜合的信息，縮短利用者收集信息的時間，在利用檔案信息的廣度和深度上都有很強的實用性，擴大了檔案的影響力。

新媒體環境下的編研服務具有傳統檔案編研服務無法比擬的優勢。一是全面的開放系統。在新媒體環境下，通過網絡溝通交流，利用者可以參與到編研過程中來，編研者可避免工作的盲目性，同時，通過網絡可以查找分散在各地的與編研主題相關的檔案信息，使檔案編研的主體和客體都具備了開放性。二是網絡技術使新媒體環境下的編研服務具有了社會性，通過網絡可以更加便捷地征求意見和獲取檔案信息，擴展編研成果的傳播途徑，進一步增強了編研服務社會性。三是服務的時效性，網絡的即時性、交互性和不受時空限制的傳播性極大地簡化了編研過程，縮短了出版周期，提高了檔案編研服務的時效性。

五、新媒體與檔案宣傳服務

檔案宣傳服務是通過向社會大眾傳播與檔案或與檔案工作有關的信息和思想來影響人們行為的過程及具體服務方式。傳統的檔案宣傳方式一般為口頭宣傳、檔案展覽或運用報紙、電視、廣播等傳統媒體進行宣傳。這些形式傳播覆蓋面窄，傳播速度慢，社會影響力較小。新媒體的出現和發展，使檔案宣傳模式和理念都發生了變化，新媒體便捷、高效、開放的傳播優勢，在檔案宣傳服務中發揮著巨大的作用。

與傳統檔案宣傳相比，用新媒體進行宣傳服務，可以用視頻、圖像、音頻豐富宣傳內容，讓服務方式更生動。通過新媒體提供的交互式的溝通方式，可以更好地適應受眾的接受習慣和文化觀感，用生動的形式來增強宣傳效果。新媒體環境下，還可以做到讓宣傳信息不受時空的影響，保持動態更新，做到實時傳遞最新的檔案信息，增強了檔案宣傳的時效性，擴展了宣傳的傳播范圍。

綜上所述，新媒體的發展改變了檔案信息服務的理念和方式，檔案信息服務領域具有廣闊的發展空間，檔案工作者要充分利用先進的互聯網技術，通過各種不斷涌現的新媒體形式來創新檔案信息服務的方式，拓展服務范圍，提升檔案信息資源的利用效率，最大限度地發揮檔案信息的社會效益和經濟效益。