提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

李輝

摘要：隨著信息時代的到來，信息化技術(shù)在很多方面都取得了廣泛性的應(yīng)用。檔案管理在事業(yè)單位中具有非常重要的地位，以往采取的都是紙質(zhì)管理的方式，不便于保存，損壞性問題無法保證，但檔案管理的信息化建設(shè)改善了這徐誒問題，并推動了事業(yè)單位的良性發(fā)展。因此，本文針對檔案信息管理信息建設(shè)的方法和策略進(jìn)行了詳細(xì)化地探析，提出了具體的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是基于信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，利用的是信息技術(shù)在數(shù)據(jù)信息的存儲、分析、加工基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，這是一種極為高效的檔案管理手段，對保證事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，推動事業(yè)單位的良性運行等具有非常重要的意義。檔案管理的信息化與過去的檔案管理方式相比，在檔案的存儲、查詢以及應(yīng)用方面具有非常多的優(yōu)勢，而且電子檔案分類簡便了，操作起來也更加地規(guī)范了，極大地提升了事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

1.便于檔案信息的長久性保存

檔案資料在事業(yè)單位的管理與運行中具有非常重要的地位，直接關(guān)系著事業(yè)單位各項事物的順利運行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，由于溫度、濕度、季節(jié)等因素較多，導(dǎo)致檔案資料很容易出現(xiàn)發(fā)霉、變黃等問題，無法進(jìn)行長久性地保存。而且紙質(zhì)檔案存在條件不便利，容易丟失，查詢起來也不方便。但是如果將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲到計算機的硬盤當(dāng)中，影響檔案保存的因素就會降低很多，從而極大地提升檔案信息存儲的長效性。

2.便于檔案資料的整合

過去紙質(zhì)的檔案資料內(nèi)容多，數(shù)量多，檢索和管理都是非常麻煩的，并且信息整合的效率和質(zhì)量并不高。而且過去紙質(zhì)檔案管理的方式由人工記錄和存儲，主觀性因素比較多，所以管理質(zhì)量并不高。因此，將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，不僅可以做好檔案資料的優(yōu)化和整合，還可以極大地節(jié)約檔案管理的成本，減少資源的浪費，更好地發(fā)揮檔案資料的作用。

3.為檔案資料的檢索和應(yīng)用提供便利性

紙質(zhì)版的檔案管理在檢索與應(yīng)用方面具有很大的不便性，尤其是檢索程序繁瑣，而且容易出現(xiàn)老化的情況，導(dǎo)致檢索與使用效率低下。而電子檔案的應(yīng)用可以很好地解決這些問題，使查詢和使用簡便起來，促進(jìn)信息的高效整合和共享，提升事業(yè)單位檔案信息的利用效率。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1.強化事業(yè)單位檔案信息化管理理念

一直以來我國對于檔案的重視程度是很高的，意識到了檔案資料對于單位的重要性，但是對于檔案管理工作卻存在比較明顯的忽視情況，尤其是對檔案管理的方式方法比較疏忽，這就導(dǎo)致了檔案管理成效性并不高，檔案管理水平落后，與現(xiàn)代化的檔案管理要求出現(xiàn)了不協(xié)調(diào)的情況。因此，在信息化環(huán)境下，事業(yè)要轉(zhuǎn)變自己的管理理念，意識到檔案信息化管理的重要性，加強電子檔案的建設(shè)，探索電子檔案的管理與應(yīng)用，更加高效地發(fā)揮檔案信息資源的作用和優(yōu)勢。在檔案管理理念的轉(zhuǎn)變上，要從事業(yè)單位管理人員入手，凸顯檔案管理信息化的價值與優(yōu)越性，并將其納入到核心檔案的管理中區(qū)，鼓勵與宣傳信息化檔案管理的優(yōu)勢，明確信息化檔案管理的特點和方法等，上下統(tǒng)一，共同努力，團結(jié)協(xié)作，為檔案管理的信息化建設(shè)提供堅實的保障。

2.加強信息化檔案管理安全的建設(shè)

機密性是檔案管理的重要特點之一，信息化時代下檔案信息管理必須要將安全問題放在首要位置上，不能存有僥幸的心理，必須要強化多方面的管理和控制，全方位地保證檔案信息管理的安全性，確保相關(guān)檔案信息管理資料不被泄露出去，具體的安全建設(shè)可以從以下幾個方面進(jìn)行：首先，在檔案信息管理上要特別注意人為因素所導(dǎo)致的隱患，加強工作人員道德水平的建設(shè)，嚴(yán)格遵守安全制度，嚴(yán)禁因為個人利益而損害到檔案資料的安全性。其次，加強對檔案資源管理重要性的宣傳，強化工作人員的保密意識和理念，對泄密的嚴(yán)重后果進(jìn)行警示，嚴(yán)格規(guī)避個人因素所導(dǎo)致的安全隱患問題。再次，要對計算機安全問題進(jìn)行高度地重視，對病毒、黑客入侵行為進(jìn)行嚴(yán)格地打擊，在日常工作中要及時地發(fā)現(xiàn)與處理設(shè)備中的安全隱患，提高計算機設(shè)備的安全風(fēng)險級別，從專業(yè)性的角度做好安全防治工作。最后，對于網(wǎng)絡(luò)安全問題要高度重視。在局部網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)之間都要建立起防火墻，采取相應(yīng)地安全技術(shù)做好信息安全管理。也可以利用加密程序提高風(fēng)險防范的等級，比如指紋識別、人臉識別或者加密密碼等等，對事業(yè)單位的檔案安全性問題進(jìn)行保障。

3.做好事業(yè)單位檔案管理人員工作素養(yǎng)的提升工作

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是不爭的事實了，并且取得了比較可觀的成效。但是檔案管理方式還是很落后，尤其是單一的管理形式嚴(yán)重地束縛了相關(guān)人員的思想，導(dǎo)致他們的管理方式局限性明顯，缺乏足夠的新穎度，導(dǎo)致檔案管理缺乏足夠的動力和活力。因此，想要解決這一問題，就必須要強化檔案管理人員工作素質(zhì)以及全面能力的提升，不僅要做好工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，相關(guān)技術(shù)水平的提升，還要做好他們的道德素養(yǎng)建設(shè)，調(diào)動他們的工作積極性和創(chuàng)新性，保證他們可以將更多的熱情，更大的自信心投入到工作中去，更好地服務(wù)社會，服務(wù)群眾。此外，事業(yè)單位的管理管理部門還要引進(jìn)高技術(shù)人才，要對檔案管理人員的隊伍進(jìn)行精簡，切實地提升他們的創(chuàng)造性、創(chuàng)新性，提高他們的綜合素養(yǎng)，更好地為檔案管理工作服務(wù)。

結(jié)束語：

總之，由于信息化時代的帶來，社會各領(lǐng)域都在進(jìn)行信息化建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)也是其中之一，已然成為了檔案管理工作的必然趨勢。檔案管理的信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的管理方式相比，在管理內(nèi)容、方式以及理念等多個方面都進(jìn)行了創(chuàng)新，在檔案資料的長久性存儲、檔案信息的查詢和使用、檔案資源的整合等發(fā)揮了非常重要的作用，所以在檔案信息化管理中要樹立信息化管理理念、加強安全管理力度、提高工作人員素質(zhì)，從多個方面促進(jìn)檔案信息化管理水平的發(fā)揮，在保證事業(yè)單位檔案管理工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)上，推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。而加強檔案信息化建設(shè)在嚴(yán)守檔案安全性，尤其是保護(hù)機密性文件等方面價值極大，應(yīng)該被大力地推廣和應(yīng)用。

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