醫科院校科研管理信息系統的構建與推廣實踐——以徐州醫科大學為例

周立石

（徐州醫科大學，江蘇 徐州 221004）

隨著國家對生物醫藥與大健康等戰略性新興產業領域的重視，醫科院校科研活動日益活躍。徐州醫科大學作為一所醫科院校，科研管理項目和成果有了量的積累，科研管理工作面臨著新的挑戰。科研數據管理的規范性和信息化能夠提高工作效率，改善管理效果[1-4]。科研管理主要包括科研項目、科研平臺、科研成果、科研交流等方面工作，管理效率的高低直接影響對科研人員的服務質量和科研資源配置的公正性[5]，進而影響高校的科研環境[6]。為改善醫科院校科研基礎條件，提高科研服務質量，滿足科研管理規范性和及時性的要求，徐州醫科大學2018年啟動了網絡化科研管理信息系統建設。該系統與學校數字校園信息整體對接，在滿足科研管理需求的同時，與人事管理系統和教學管理系統等實現數據對接和協同。科研管理系統實現了自然科學、社會科學和教學成果的分類管理，服務對象涵蓋學校各部門和全體教職工。利用分級模式實現二級管理，主要業務模塊包括科研隊伍（行政部門、院系管理、人員管理、專家管理）、縱向項目、橫向項目、成果管理（論文、著作、專利、軟件著作權、咨詢調研報告、藝術作品、成果轉化）、學術活動、科研平臺、科普活動、文件共享、系統管理（可以進行二次開發）等。

該系統采用B/S架構，能夠部署于徐州醫科大學數字化校園網絡中，借助數字校園身份認證和資源共享平臺，方便師生導入數據，同時具有良好的兼容性與開放性。數據可以采用Excel格式導入導出，報表可直接輸出到Excel中進行編輯，優化了管理流程，提高了數據采集和分析效率。本文根據徐州醫科大學科研管理信息系統的使用情況，介紹實踐經驗，推動高校科研信息化管理進程。

1 科研管理信息系統的構建

徐州醫科大學科研管理信息系統分為科研隊伍、項目管理、成果管理、科研平臺4個子系統，同時兼具1個二次開發功能，系統用戶管理員通過二次開發對系統模塊進行添加、刪減或修改，滿足實際需求。同時，通過數字校園服務器與人事系統、教學系統、研究生系統等協同辦公，主要系統邏輯構架見圖1。

圖1 科研管理信息系統的邏輯構架

1.1 科研辦公管理

科研辦公管理主要包括個人主頁、通知公告、審核提醒、重要科研指標圖表。對于用戶來講，可以直觀地看到待辦事務，了解學校科研方面的重要通知和資訊，通過圖表形式了解自己的科研成果狀況、項目狀況，方便師生直觀管理自己的信息和資料。對于管理者來講，可以及時處理待辦事務，同時通過圖表直觀了解全校科研成果及項目情況，為校級決策提供初判數據。

1.2 科研隊伍管理

1.2.1 科研人員管理 科研人員的賬戶與我校數字校園對接，根據人事變動情況，實時更新從事科研工作的教師、管理人員、輔助人員等的基本信息，包括姓名、工號、出生年月、手機號碼、郵箱、學位、學歷、職稱、所屬學科、所在部門、所屬科研平臺等，根據需要可以調整模塊。

系統能顯示組織機構的負責人、聯系人等相關信息，通過組織機構能夠直接查詢、統計下屬機構的科研人員、科研項目、科研論文等。數據根據需要可以添加或刪除模塊，可導入和導出（Excel或Word）。這樣的設置模式既方便二級管理，又利于科研人員及時更新個人信息，同時也方便后期檢索。

1.2.2 專家庫管理 將我校教授等科研人員納入專家庫，同時邀請一些校外不同學科專家入庫管理，校內專家信息包括姓名、工號、出生年月、手機號碼、郵箱、學位、學歷、職稱、所屬學科、所在部門、所屬科研平臺（菜單選取）等，實現隨機遴選。

1.3 科研項目管理

項目管理主要分為縱向項目和橫向項目。根據項目類型特點劃分管理模塊，涵蓋項目的申報、立項、中期、結項等過程管理及相關人員、文檔、經費管理。

項目管理模塊，系統提供了審核、查詢、導入、導出、統計報表等數據挖掘功能，包括項目概覽、項目申報、申報查詢、項目列表瀏覽、新增項目管理、立項審核、人員審核、文檔審核、外協經費審核、日志查看、項目中檢管理、中檢查詢、項目結項、項目變更等。項目負責人立項后，可以導入申請書、合同、中期檢查報告、結題報告等，系統自動生成匯總表，科研管理部門可以按照需要導出報告和數據。系統可對業務數據中所有下拉框及日期屬性進行統計，根據不同結果顯示為柱圖、餅圖或線圖。

1.4 科研成果管理

科研成果管理主要實現對科研論文、專利、軟件著作權、科技專著、成果獲獎、成果轉化等相關信息的管理。對成果的認領、認定審核進行管理和統計分析，實現導入、導出功能，支持Excel或Word。學校可以實時掌握科研成果動態，方便各種科研產出數據的匯總和提交工作，因為科研數據可以設置為全校查看并可下載，同時方便學校各管理部門和全校教職工使用。

論文、研究報告、專著、專利、軟件著作權、成果獲獎、成果轉化等具體模塊，根據成果性質設置具體必填信息，根據必填信息可以實現定向搜索，方便信息的篩選和導出。

1.5 科研平臺管理

科研平臺管理主要是指對研究機構的管理，包括對實驗室、研究基地、研究中心、工程中心、學術交流、科普等平臺的管理。通過科研平臺管理，實現對主要科研團隊的管理。

2 科研管理信息系統的推廣應用

近年來，徐州醫科大學按照我國健康產業及江蘇區域醫療中心建設規劃要求，建設醫學特色大學，加強人才引進和科研投入，著力提升創新驅動發展能力。隨著科研資源投入的增加，科研活動也越來越多，對科研平臺、項目、成果等科研相關管理工作提出新要求。建立科研管理信息系統可以實現各種審批流程、統計結果和數據的實時分析，提高管理效率和服務質量[7-8]。

2.1 做好數據備存工作

學校以往的科研數據主要集中在檔案館和科技處的電腦上，因為不同人員的工作習慣有差異，數據的完整性無法得到保證。建立科研管理信息系統后，科技處首先對留存數據進行初始整理，由公司協助全部導入系統，這樣全校教職工都可以看到自己的研究成果是否已經記錄于系統，如果有漏掉的數據可以直接填報補充，使留檔科研數據更加完整準確，方便學校各部門和教職工查詢、使用。

2.2 全面推進系統應用

為盡快推動學校現代化和無紙化管理，科研管理信息系統建立后，徐州醫科大學科技處通過幾方面的努力全面推進系統的應用。第一，通過組織二級學院審核人培訓會方式，推進科研管理信息系統的學院初審工作，讓各學院的審核人了解系統、認識到系統的便利性，從而以學院為單元全面開展系統填報工作。第二，以通知方式發布科研管理信息系統的使用方法，指導科研人員補充系統缺失的科研成果信息，并添加附件支撐材料，同時完成電子歸檔和新成果更新工作。第三，強調科研管理信息系統準確填報的重要性，學校各部門使用科研數據時將直接從系統抓取，信息填報的準確性和及時性，關系到每位教職工的切身利益。第四，將審核后的科研成果信息設為系統內全校可視，個人和單位都可以批量查詢、下載，方便使用，從而促進該系統在全校的推廣。

2.3 科研管理信息系統的應用效果

2018年我校開始進行科研管理信息系統建設，經過2019年、2020年的推廣和使用，該系統逐漸成熟，應用范圍不斷擴大。到目前為止，我校社科和教務成果也納入科研管理系統，進行分類管理，學校主要評價評估工作如研究生學院的學科評估、人事處的科研工作量考核、各學院年底績效評估等，都已應用科研管理信息系統進行基礎數據抓取工作，大大提高了材料準備的效率，避免了各學院和部門重復收取數據現象。

科研管理信息系統不僅可以根據題目、時間段、類型等字段搜索所需信息，批量導出科研數據，同時還可以查看、下載附件支撐材料，全面實現無紙化操作。教師可以根據不同需求自行選取輸出內容和支撐材料，滿足不同科研申報材料撰寫需求；管理部門可以直接在系統上進行材料篩選和審核工作，通過審核人權限設置更改，很容易對同一批材料進行交叉審核，讓審核工作變得便捷化、科研管理工作過程透明化，保證學校評估工作公開、公平。

徐州醫科大學科研管理信息系統實現了多權限登錄、二級審核管理、多部門業務融合、無紙化辦公，避免了學校教職工重復提交各種科研材料和反復提供各種佐證材料的情況，改變了部門間科研數據割裂狀態，切實提高了學校科研管理的規范性和信息化程度。