高校檔案管理質量保障體系創建探析

■張 燕

/四川省南充市川北醫學院

一、前言

檔案管理是高校管理工作中的基礎性內容，在高校人員管理、教育教學工作管理中，有效利用檔案管理中的信息資源，幫助高校準確評估學校管理情況。相關人員需要及時完善檔案 管理質量保障體系，以此提高檔案管理工作效率，強化高校檔案管理功能。因此，本文對高校檔案管理質量保障體系創建策略進行簡單闡述，推動高校檔案管理服務的優化建設。

二、高校檔案管理現狀分析

檔案管理是高校教育教學信息、辦學信息、校內基礎設施建設信息等數據資源管理的重要手段，其有效管理對高校內部建設意義重大。但是在開展檔案管理工作時，仍存在較多問題，使得高校檔案管理實效性難以保障。

其一，檔案管理意識問題?，F階段，高校檔案管理中，管理者不重視檔案管理、未能領會其管理價值等問題尤為突出，最終導致檔案管理中的人員、資金投入少，整體管理效率低。在高校疏于檔案管理后，檔案信息資源利用率明顯下降，使得高校內部檔案失真、存儲混亂，嚴重影響高校管理工作的落實。

其二，檔案管理方法問題?；ヂ摼W與各領域的融合，為高校管理帶來更多可能性，信息技術成為創新管理模式的核心要素。但高校的檔案管理工作，依然采用傳統人工管理方法，未能緊跟社會發展，引用各類先進管理技術，使得檔案管理中數據核對失誤率較高。研究顯示，多數高校檔案管理工作中，通常為人工管理，與網絡技術、計算機平臺的聯系較少，并且在人工存儲、處理檔案數據時耗費大量時間。除此之外，數字化檔案資源的產生，對高校檔案管理提出更多要求，需要相關人員持續推進檔案管理的信息化建設。但是高校所沿用的傳統檔案管理方法，將無法實現數字化檔案信息的有效管理，使得高校發展中各類數字檔案的利用優勢難以發揮。

三、建立高校檔案管理質量保障體系的必要性

為提高檔案信息利用率，確保檔案管理工作質量，高校應建立檔案管理質量保障體系，以此為高?？沙掷m發展提供助力。具體來說，建立高校檔案管理質量保障體系的必要性，主要體現在以下內容中：一方面，檔案管理屬于高校管理機制中的基礎性內容，其工作效率與高校未來建設、長遠規劃息息相關，若檔案管理中產生信息管理問題，高校將無法有序開展教育教學管理工作，甚至會影響師生正常工作與學習。但在完善、規范化質量保障體系的運行中，高校檔案管理流程會進一步的優化，其管理質量明顯提升，為高校管理體系的健全奠定基礎。

另一方面，高校檔案管理中的質量保障體系，不僅是對檔案管理工作的約束與管控，更是對高校、師生檔案信息的安全保護。高校檔案管理的實質在于整合高校教育規劃、師生個人信息數據，其在利用高校內部檔案信息資源，制定高校管理決策的前提下，還需用確保高校師生信息的安全性。因此，高校只有積極建立檔案管理質量保障體系，消除不利于檔案管理工作的相關因素，才能維護檔案管理中的信息安全，體現檔案管理的價值。

四、高校檔案管理質量保障體系創建策略

(一)健全檔案管理工作網絡

在建立高校檔案管理質量保障體系時，需根據高校檔案管理要求、基本工作流程，確立檔案管理組織，形成健全的檔案管理工作網絡、管理組織。為此，高校應專門設立檔案管理部門，建立以校領導、副校長、校園管理部門、檔案管理部門為主的檔案管理工作小組。同時在該管理組織中，明確檔案管理、檔案管理工作質量評估中的個體責任，明確各方在檔案管理中需要履行的義務。之后可根據自身分管的檔案工作內容，將學校內的檔案管理工作有序的落實，形成結構穩定、高素質、自上而下的高校檔案管理組織，以此為檔案管理工作質量提供保障。在此基礎上，高校應結合《高等學校檔案管理方法》中的相關規定，并根據高校檔案工作具體情況，擬定可行性較高的檔案管理制度，梳理檔案信息采集、存儲、利用、整理中的基本工作流程，約束各方在檔案工作中的行為，提升高校檔案管理的整體質量，為檔案管理質量保障體系的良好運行奠定基礎。

(二)建立完善的檔案管理機制

高校檔案管理質量保障體系，需要建立在完善的檔案管理機制上。高校只有從制度、人員管理、檔案工作核查等方面，規范檔案管理工作，才能在檔案管理機制作用下，保障檔案管理質量。具體來說，在創建有效的檔案管理質量保障體系，高校應基于檔案管理機制，規范檔案管理工作流程，管理借閱、檔案信息處理中的主體人物，制定檔案管理制度，發揮高校檔案管理中規章制度的基本作用，強化人員責任意識，提升高校檔案管理實際效率。除此之外去，檔案管理機制應與高校辦學理念、高校教育教學水平相匹配，相關人員可以在準確評估學校整體情況的前提下，形成特色化的檔案管理機制，使其與內部檔案工作相互成就、相互促進。在此期間，高校還應加強檔案的安全管理，建立人員預防、設備預防、技術預防的檔案安全管理機制，加密存儲師生檔案信息、高校財務信息等檔案信息資源，確保檔案管理服務中信息利用的安全性。

(三)構建檔案管理信息系統

為創建高校檔案管理質量保障體系，高校還應將信息化技術滲透在高校檔案管理中，進而完善檔案管理方法。具體來說，首先，積極構建檔案管理信息系統，利用該系統保證檔案工作效率，高效率存儲檔案資料。以高校人事檔案為例，在高校檔案管理中，人事檔案屬于機密資料，其數據泄露會給高校產生難以挽回的人員、經濟損失。為此，高?？梢眯畔⒒夹g，推進人事檔案的安全建設，在信息加密的基礎上，建立認識檔案數據庫。同時利用數據庫本身的防護作用，維護高校人事檔案信息的安全性。

其次，高校可根據檔案工作實際內容，對檔案管理信息系統功能展開設計，使其按照檔案管理基本要求，輔助檔案管理工作，保障檔案管理質量。在此期間，高?？衫么髷祿⒃朴嬎慵夹g，處理檔案管理中的信息數據，準確提取有價值的檔案信息，為高校管理決策制定提供數據參考。最后，高校在建立檔案管理信息系統時，還應根據該系統自動化管理檔案工作的原理，設置安全防護、緊急服務功能，使系統可自動識別檔案工作中的潛在風險，提前做好數據備份、數據恢復處理。比如高?？山惖厝轂臄祿?，在檔案管理中系統故障后，可快速將檔案信息備份存儲在備用數據庫內。

(四)推進檔案人才隊伍建設

在高校檔案管理質量保障體系的創建中，檔案工作人員是檔案管理、檔案信息利用的主體人物。檔案工作人員的崗位責任感、工作積極性同樣關系著高校檔案管理質量。為此，為形成有效的檔案管理質量保障體系，高校還需積極推進檔案人才建設，重視檔案管理中的人員考核。

首先，高校應轉變檔案管理意識，梳理其在學校管理中的基本價值，隨后在引進專業檔案人才的前提下，重視現有檔案人員的技能、素質培養，使其為學校提供更為優質的檔案服務。比如，高校應為檔案工作人員提供學習、工作交流的機會，使其在培訓中積累檔案管理經驗，掌握檔案管理技能。在通過檔案管理人才培養，提升其綜合素養后，高校還應結合當前時期檔案管理發展趨勢，將計算機技術、自動化、信息管理系統的相關知識融入檔案人員的技能培訓中，

其次，高校應重視檔案人員的考核、檔案工作評價，具體核查內容包括檔案工作效果、檔案信息處理效率、檔案人員行為及工作態度等。在此期間，高?？刹捎媒y一考核、內部互評等方式，多角度評估高校檔案管理工作質量，督促相關人員重視檔案工作。最后，高?？衫锚剟钚灾贫龋o予優秀檔案人員物質、精神獎勵，使其作為高校檔案管理工作中的榜樣，引導其他檔案人員加強學校、提升自我，積極參與檔案技能培訓，為高校檔案管理質量的提升提供助力。比如在檔案人員培訓中，高校可獎勵培訓中表現優異、考核成績優秀的人，肯定其努力與付出，增強其在后期工作中的積極性，并發揮其模仿帶頭作用，給予檔案工作者針對性的引導。

五、結語

綜上所述，高校管理工作的落實中，檔案管理有著不可替代的作用，高校在教育教學、管理決策制定中，需要利用檔案管理中的信息數據，及時完成高校發展規劃。因此，為提升高校檔案管理質量，相關人員需要從制度、管理機制、管理人才、技術創新等方面，全面優化檔案管理方案，構建完整、可靠的檔案管理保障機制。從而在高校檔案管理質量保障機制的運行中，強化檔案管理效果，發揮檔案管理對高校管理決策制定的價值，為我國高等教育的健康發展貢獻力量。