檔案現代化管理工作中的問題與解決策略分析

徐笑

摘要：檔案資源屬于社會管理工作中的重要組成部分，在進行檔案管理工作中需要認識檔案管理所發揮的重要性，通過不同的角度來優化檔案管理的模式，根據以往的工作經驗，更加科學有序的開展檔案的管理工作。充分發揮檔案本身的優勢，從而使得檔案管理工作能夠具備與時俱進的特征，優化檔案管理的主要流程。本文論述了檔案現代化管理工作中的問題和主要的解決措施。

關鍵詞：檔案;現代化管理;管理問題;管理策略

檔案管理主要是以資料最為主要的載體，構建完善的檔案管理信息平臺和檔案實體資料管理模式等等，以各項服務導向為主來進行有效的管理，在檔案管理工作中包含的是搜集和統計等不同的工作內容，在實際管理時，需要建立更加全面的管理系統，保證檔案管理效率的提高，為實際工作提供必要性的支撐，推動檔案管理行業的穩定發展。

一、加強檔案管理的重要性分析

（一）有助于突出規范性的工作理念

加強檔案管理有助于突出規范性的工作理念，使得檔案管理能夠具備先進性的特征，檔案管理工作本身具備保密性的要求，為了保證重要檔案信息不會出現泄露的問題，需要采取集中式的管理模式，加強對不同工作環節的有效管理和控制，例如進行檔案袋的統一印制，或者是進行信息化的建設工作，開展科學的培訓模式，確定統一的檔案整理和驗收方式，這些都是檔案管理工作中的重要工作內容。在后續工作中需要制定檔案服務的創新模式，實現檔案管理模式的不斷優化和調整，更加統一規范檔案的收集和保管等工作，從而推動檔案基礎工作的不斷發展以及進步。在實際工作中需要將理論和實踐進行有效的融合，通過科學的管理模式來使檔案管理工作能夠朝著先進而規范的方向不斷的發展，支撐實際工作效率的提高。

（二）有助于保證檔案管理工作的安全系數

通過檔案管理能夠使檔案管理工作安全性得以充分的保障，在檔案管理工作中，無論是檔案的查詢還是建立檔案時，都需要通過規范和信息化的監督來保證檔案信息能夠具備完整性的特征，因此需要將安全性落實到檔案管理的各個環節中來，提高檔案管理的效果和水平。在當前檔案管理工作中采取的是集中式的管理模式，使得檔案管理的安全性能夠得以充分的保證。同時在查閱方面建立了完善的監督機制以及管理模式，通過身份系統的驗證來進行有效的管理，一些沒有身份權威的人員不得查閱相關的檔案信息，不僅可以推動行業的不斷發展，還有助于使檔案管理威嚴性能夠得以全面的突出。

二、當前檔案管理工作中的問題

在新時期下加強檔案管理工作是非常重要的，不僅可以促進檔案管理工作的規范性發展，還有助于保證檔案信息的安全系數，但是在實際檔案管理工作中所曝露出來的問題也具備復雜性的特征，因此在新形勢下進行檔案管理工作中需要從這些問題入手提出有效的優化措施，從而使檔案管理工作的先進性能夠得以充分的保證。從整體上看，當前檔案管理工作中的問題主要分為以下幾個方面：

（一）檔案管理認識程度的不足

為了使檔案管理工作能夠更加規范的進行，在實際工作中需要突出檔案管理本身規范性的特點，從而為后續檔案管理工作提供重要的支撐。但是在當前檔案管理工作中還存在著認識程度不足的問題，比如在實際工作中只是接收到上級部門的要求和通知，才著眼于檔案的整理以及搜集，在材料準備過程中并沒有全面的進行信息的記錄，使得檔案信息存在著分散的問題。不僅會造成人力資源的浪費，還會使得實際檔案管理效率無法得到全面的提高，影響日常工作的科學進行。同時由于管理認識的不充足，在檔案管理工作中也并沒有加強信息化的建設力度，只是停留以往的管理模式，采取人工的方式完成檔案信息的搜集，這給后續的檔案管理工作帶來諸多影響因素。

（二）檔案收集的不齊全和不規范

在檔案管理工作中檔案的搜集和整理是非常重要的，但是在實際管理工作中還存在資料收集不齊全和不規范的問題，比如一些重要的實驗報告沒有存盤，管理人員頻繁的更換，沒有做好日長的交接工作，很容易會導致一些檔案管理缺乏連續性的特征，出現材料流失的問題。雖然一些檔案資料是開放的，但是并沒有做好檔案信息的有效備份，如果這些信息在查閱時出現被損毀或者是丟失問題的話，那么會對行業發展帶來嚴重的損失。另外在檔案資料中一些不規范的現象是非常普遍的，比如表格內容和格式的不統一，名稱前后的不一致，這些都是在當前檔案管理工作中暴露出來的問題，如果并沒有得到妥善解決的話，那么會使得檔案管理效率在不斷的降低。

三、加強檔案管理工作的策略

（一）提高對檔案管理的重視程度

為了使檔案管理工作能夠具備規范性的特征，在實際工作中需要加強對檔案管理工作的重視程度，從而使得檔案管理工作可以更加科學地進行。首先相關單位領導人員需要加強對檔案管理工作的重視程度，以此來制定統一的評估規范以及實施細則，建立不同的檔案管理指標，根據不同的內容來提高檔案管理的效率。同時還需要根據行業發展現狀來制定特色化的檔案管理模式，對于檔案的歸檔范圍來說，要滿足日常的發展需要，以數據評估指標作為主要的基礎來使檔案管理工作能夠具備科學性的特點，不斷提高檔案管理的效率和水平。同時在各種檔案管理工作中，需要以實際行業發展狀態作為主要的中心，明確檔案管理的重點，以此來提高檔案管理的效率以及水平。另外還需要清晰的界定有關檔案材料的收集范圍和內容，做到更加科學的管理，從而使得當然管理效率和水平能夠得到全面的提高。

（二）加強信息化的建設

由于檔案管理中所包含的信息具有復雜性的特征，因此在新時期下進行檔案管理工作中需要加強信息化的建設力度，靈活應對在檔案管理工作中所遇到的問題。比如需要根據檔案信息的檢索和利用要求，建立電子信息歸檔檔案，錄入到行業數字化建設的總體規劃工作中，同時還需要貫徹落實責任制度，從而使得不同部門能夠明確自身工作職責，更加高效的完成檔案的管理工作，相關部門需要加強設備和資金的投入力度，盡可能的完善檔案的信息數據庫，通過檔案的智能管理目標來完成計算機的檢索以及編目，利用行業發展動態和資金支撐，構建自動化的辦公管理模式，更加高效率的完成新的采集以及傳輸等相關的功能，突出檔案管理與時俱進的特點。在信息化建立時還需要開展必要性的培訓工作，向相關崗位人員講解信息化操作的技巧和信息化檔案管理的主要落腳點，從而使得檔案管理工作能夠朝著更加完善的方向而不斷的發展，滿足行業的發展要求。

（三）轉變實際服務方式

在檔案管理工作中還需要轉變檔案的服務方式，不僅僅要局限于以往的工作模式，還需要從資料的提供者向信息服務者而不斷的轉變，在實際工作中需要充分利用網絡化的技術來降低相關崗位人員在歸檔方面的一些壓力，避免由于人為因素而出現失誤的問題。同時還需要建立網絡檔案咨詢平臺，為用戶提供必要性的服務，節約在檢索方面的一些時間，打破時間和空間上的一些限制，提高檔案管理的水平。

結束語：

在新時期下加強檔案管理的重視程度是非常重要的，在實際工作中，需要根據當前單位的管理水平和單位業績的衡量指標來優化檔案管理的模式，將創新理念落實到不同的工作環節中，從而使得檔案管理方法能夠具備真實性的特征，全方位地反映行業當前的發展成果，推動檔案管理水平和效率能夠得到全面提高，彰顯現代化的檔案管理思路。

參考文獻：

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