淺談知識管理在檔案管理方面的應用

馮薩如拉

摘要：近年來，我國經濟水平不斷提高，推進現代化的進程不斷加快，高度重視文化知識的發展。而且隨著文化知識水平的提高，有助于加快推進社會的發展進程。近年來，由于知識管理本身的優勢，應用相關的知識對各行各業的管理已經開始逐漸推廣并不斷擴大，從而實現各行各業的全面現代化知識管理。現階段，對于我國的現代化建設而言，檔案管理本身就是一項費時耗力的大工程，各個企業加強對檔案的管理尤為重要。在新時代潮流的推動下，知識管理與檔案管理的有效結合已成為一種潮流時代。根據知識管理的特點，如何保證檔案管理的有效性是值得思考的問題，本文就知識管理在檔案管理中的應用進行了相關的分析。

關鍵詞：知識管理;檔案管理;開發和利用;應用

隨著我國國民經濟水平的不斷提高，信息技術的不斷發展，信息化時代已經到來。人們的正常生活離不開信息，企業的業務發展也離不開各種信息。社會中的部分信息對于企業的發展方向具有較大的影響作用，甚至會影響企業的導向。而知識管理是充分利用、接收、共享、優化創新相關的知識，社會中的信息、檔案均屬于知識的其中一種形式。簡單而言，在對社會中的信息、檔案等知識進行類和整合后，充分發揮其在各行各業的作用。檔案管理是指通過對現代科學技術的充分利用，不斷地對各種信息進行整合、分類，從而進行統一的規范化整理。在檔案管理工作中引入知識管理是對檔案管理工作而言的一個新的改革和推進，有助于保證信息的專業規范性，提高檔案管理工作的工作效率，不斷地對相關的知識與數據進行優化、升級、管理，從而促進我國檔案管理工作的不斷規范與完善[1，2]。

一、知識管理概述

知識管理可有效提高企業競爭力，而且還可有效促進企業社會經濟發展。目前，在各行各業的發展中，知識是最逐漸成為重要的資源，正在逐漸代替資本的位置。在知識經濟時代，加強知識的管理與創新是非常必要的。當前社會一種新的企業管理模式正在逐步形成，其通過實施知識管理，不斷加強企業之間的相互協調與合作，并在不斷發展中逐步完善。通過知識共享，不斷培養員工的適應與創造能力，不斷分析和總結實踐經驗，從而有效提高其處理事情的能力，不斷優化創新，這使得企業加快了進入知識經濟時代的進程。知識管理是指在組織中建立定量和定性的知識體系，以獲取組織中的信息和知識。通過組織中員工的知識記錄和獲取、修改、共享、合成等，從而完成其更新和創新。

二、檔案管理概述

檔案管理是一項耗費人力物力財力的工作，一般是指文件和檔案。通過運用知識管理對檔案進行合理的管理和反復的研究分析發現，知識是檔案管理過程中最重要的部分，一般包括顯性、隱性知識兩種。人們生活中較為常見的是顯性知識，稱為已知編碼，人們可以使用口頭交流、教科書講授、多媒體信息技術等相對簡單的方式獲得人們需要的信息。

現階段，檔案管理中的文件以及檔案是檔案管理和知識管理共同需要對待的管理對象。隨著社會的進步，科技和信息化水平不斷提高，檔案管理的知識管理方法和形式也在不斷創新和改進。知識管理和檔案管理均屬于信息管理系統的其中之一，進一步研究和分析，有利于提高信息管理水平，使檔案管理更加全面、細致。

三、在檔案管理中應用知識管理

（1）在檔案資料的收集方面

過去檔案管理通常為紙質管理，載體單一。隨著現代科學技術的不斷發展，在當今的各種檔案管理中，多數會應用一些信息技術，其載體形式逐漸多樣化，如圖書、影像視頻資料等，這不僅創新了檔案的管理形式，而且檔案管理工作人員在其工作中的創新空間增加，可以以動態的形式呈現給人們，更加直觀、生動易懂。而且這也有利于收集不同類型和內容的資料，更好的豐富檔案管理布局的整體結構。

（2）在檔案管理的開發和利用方面

隨著科學技術的進步，檔案管理的開發形式多樣，檔案信息的整合和呈現可以使企業在發展過程中擁有更多的信息資源，提高資源的利用率，并根據信息管理狀況不斷改進發展模式。獨占型、分享型、共享型是檔案信息的開發的三種類型。其中獨占型是指所獲得的信息只供企業內部獨享，一般不予以鼓勵和支持;分享型是指企業在獲取信息后，與其他企業進行分享互利，不需要考慮這些信息的安全性與保密性，并將信息傳遞給企業的所有終端用戶;共享型是指遵循一定的標準和規則，除企業重要的安全信息外，在此基礎上對信息進行分類和整理，并根據企業的實際需要對信息進行開發與利用[3，4]。

（3）具體應用

在檔案管理工作中，一般應用知識管理來處理各種信息和數據。對收集到的信息進行整理，對數據進行分類、整理，然后通過專門的核算方法進行統計。一般來說，它是一種在日常生活中比較常見、易于推廣的一種管理方法。由于知識管理強調過程性，并且具有較強的科學性和規范性，所以在我國的一些企事業單位、研究和發明機構等更容易采用知識管理。由于上述單位中的員工較多，因此在進行相關的員工登記、部門工作時，往往使用OA系統進行辦公。通過OA系統，可以進行企業會議和文件收發管理，并將企業實際工作中的信息和部分數據轉化為檔案管理，由專人操作、管理OA系統，并做好密碼設定，有效防止檔案泄露事件的發生。在這個過程中，知識管理得以轉化為正常的工作職能，檔案整理成為企業管理的基本業務管理內容，確保企業向人工智能發展的新方向邁進，實現內部文件信息化。

綜上，現階段經濟發展速度加快，知識管理的優勢也越來越明顯。知識管理與檔案管理的有效整合和充分應用，將有效提升我國檔案管理工作的質量與效率，逐漸規范化、科學化。

參考文獻

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[3]王于萍.檔案管理中知識管理的功能與應用措施[J].發明與創新（職業教育），2021（06）：183+185.

[4]雷潔，趙瑞雪，李思經，等.科研檔案管理知識圖譜構建研究[J].科技管理研究，2020，40（11）：162-169.

[5]繆榮喜.知識管理背景下企業檔案管理模式研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2017（11）：25-26.