探討新時期辦公室檔案管理的創新思路

姚福保

摘要：本文從新時期下辦公室檔案管理的原則入手，分析了當下實踐中存在的幾個主要問題，并提出一些可行性的改進措施供給參考。

關鍵詞：新時期;檔案管理;問題;創新思路

1新時期辦公室檔案管理的實施原則

高質量的檔案管理工作，除了能保證企業檔案的安全性，也能在最恰當的時候為企業開展各項業務活動或進行決策時提供可靠的依據，故而必須做好這一工作。新時期下，辦公室檔案管理的實施應注意以下幾點：（1）規范與靈活統一。檔案管理工作的開展，必須根據當前企業的特點和發展需要，采取最為合理的管理機制和管理辦法進行，檔案管理不僅要充分滿足企業制定的各項規章制度，也要保證工作內容具有針對性、科學性。（2）制定與執行并重。此處說的制定與執行并重，主要針對的是目前部分企業中出現的檔案管理形式化的問題。簡答來講，企業要在制定完善的管理制度的基礎上，要求全體員工嚴格按照制度上的內容及要求執行這項工作，期間還要根據具體的實踐成果做出不斷的調整。（3）職責與權益兼顧。這點主要是指必須落實責任制度，明確企業內各部門及工作人員的職責和權益，所有人員必須做好自己的本職工作，確保實際工作中出現的各類問題能得到及時科學的處理。（4）靜態與動態結合。對于現代企業而言，辦公室檔案管理工作不僅要“穩”，也要注重改革創新，盡早研究新方法、新體制在實踐中的實行，進一步提高檔案管理工作的先進性。

2新時期辦公室檔案管理的問題表征

2.1缺乏重視

近年來，我國市場經濟體制日益完善的同時，企業之間的競爭形式也開始逐漸惡化，而如何獲取更多的經濟效益也成了此背景下大多數企業的發展核心。如此一來，企業便沒有足夠的精力，或者說不愿意將過多的精力放在辦公室檔案管理工作上，導致檔案管理逐漸邊緣化。在現實中，部分企業的管理者認為開展檔案管理工作沒有價值，不能為企業帶來直接的利益，并且這種思想也對企業員工造成了潛移默化的影響，導致相關工作人員在實踐中表現的無積極性、無使命感，進一步加大了檔案管理的推進難度。

2.2管理機制的適應性差

通過實際調查發現，大部分企業在進行檔案管理的整個過程中，都體現出了一種比較混亂的秩序，具體表現為：管理內容混淆、工作程序重復等等。究其原因，造成以上問題主要是因為企業缺少與實際工作需求相匹配的管理機制。一方面，一些企業檔案管理制度朝令夕改的現象比較嚴重，導致工作人員在真正實施管理時找不到重點，時常感到無所適從。另一方面，企業并未制定、或并未嚴格落實獎懲機制，無法起到對員工的約束作用，并且這種情況也會造成工作人員積極性低下的問題，繼而大大削弱了檔案管理的工作效能。

2.3管理方法落后

從眼下來看，管理方法落后是致使辦公室檔案管理工作水平低下的一個最為關鍵的原因，企業必須對這項問題予以重視。首先，當前很多企業在辦公自動化的建設方面存在嚴重的不足，甚至有少部分企業還在完全沿用傳統的人工糾錯、人工篩選的方式，這顯然與當今時代的特征不符。其次，管理人員對計算機、現代信息技術的掌握程度不夠，不能合理的使用現代化的思想及手段開展檔案管理工作，再加上隊伍配置不合理的問題，先進有效的管理方法自然得不到挖掘和充分的利用，從而導致檔案管理的實效性大幅度降低。

3新時期辦公室檔案管理的創新思路

3.1提高重視，完善硬件設施

為實現辦公室檔案管理的全面革新，企業要從改進員工思想上入手，提高全體員工對檔案管理的認識，并引導相關工作人員研究新理念、新方法在實際工作中的落實，為企業的健康可持續發展打下堅實的基礎。首先，管理者必須對檔案管理有一個正確的認識，組織各部門積極配合和參與到這項工作中來，減輕檔案管理人員的工作壓力，也有利于促進管理效能的提升。其次，要多通過企業官網、例會、廣播、微信公眾號、內部宣傳欄等渠道來宣傳檔案管理工作的重要性，同時要鼓勵員工積極發表自己的見解和意見，由此作為優化辦公室檔案管理的重要參考，促進企業檔案管理工作水平的不斷提升。最后，要注重計算機硬件、信息管理系統等的建設和完善，安排專業的技術人員維護計算機的安全運行，保證企業各項長遠發展目標得以實現。

3.2健全辦公室檔案管理機制

在進行辦公室檔案管理機制的調整和完善時，應注意以下幾點：首先，企業必須樹立與時俱進的思想，結合時代特征和企業的發展需要，分析當前管理機制存在的缺失和不合理之處，據此作出科學的改進，這樣才能確保檔案管理機制的先進性和實效性。其次，檔案管理工作的落實應該有恰當的獎懲機制作為輔佐，企業要對實際工作中所需遵循的各項標準予以進一步的明確，要求工作人員嚴格按照相應的標準執行。在此期間，也需要以此為依據設計合理化的獎懲手段，從而端正工作人員的工作態度，提高員工的工作積極性和使命感，避免影響到檔案管理的工作效果。最后，應做好檔案的安全管理工作，尤其是針對電子檔案的管理，企業必須要借助防火墻技術、密碼密鑰、身份認證技術等保護檔案的完整性、保密性，避免重要文件被竊取或損壞。

3.3創新方法，構建大數據平臺

新時期下，企業要注重對檔案管理的工作方法進行革新，加強對計算機、掃描槍等現代化設備設施的使用，完善基礎建設，從而有效提高檔案管理工作的效率。與此同時，應致力于開發更先進的管理軟件，加快檔案電子化的進程，全面提升企業辦公室檔案管理的現代化水平。另外，由于檔案管理工作中涉及到大量數據信息的篩選、整合和管理，這在很大程度上增加了部門的工作壓力，對此可將大數據技術與檔案管理有機結合起來，利用大數據技術完成檔案數據的搜集、整理等的工作流程，深度挖掘企業內部有價值的信息。目前來看，大數據在檔案管理中的應用，更多的集中于配備基礎信息儲存設備、優化技術算法、加強數據信息的整合這幾個方面，也就是利用收集到的一系列資料，為接下來工作的高效化開展提供科學的指導，保證檔案管理充分滿足時代需求。

結語

為更好適應新時期的特征，企業要注重辦公室檔案管理的創新改革，認真分析當下工作中存在的問題，從多方面入手加強檔案管理工作的現代化建設，從而提高檔案管理工作的效率，進一步推動企業的快步發展。

參考文獻

[1]胡大利，邢磊.解析新時期辦公室檔案管理的創新思路[J].蘭臺內外， 2021（05）：40-42.

[2]劉曉菁.新時期辦公室檔案管理的創新思路[J].東方企業文化，2019（S2）： 111-112.

[3]張懷霞.新時期辦公室檔案管理的有效性探討[J].辦公室業務，2019 （15）：188.