蘭臺管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化研究

王玉欣

摘要：隨著當(dāng)今社會現(xiàn)代化水平的發(fā)展，我國也步入了信息化的時代。我國社會已經(jīng)將信息、文化及公共信息作為了發(fā)展的核心，所以信息化的管理模式是各個企業(yè)的必然發(fā)展趨勢。并且，各類數(shù)據(jù)以及文件都需要檔案館加以管理，為了順應(yīng)時代趨勢，信息檔案館也向著數(shù)字化發(fā)展。本文就針對航空工業(yè)企業(yè)中所應(yīng)用的蘭臺管理系統(tǒng)進(jìn)行深入研究，并對其管理理念等進(jìn)行創(chuàng)新，對于目前存在的問題進(jìn)行及時的調(diào)整，更好的促進(jìn)航空工業(yè)企業(yè)的檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：航空工業(yè);檔案館數(shù)字化;蘭臺管理系統(tǒng);創(chuàng)新

目前，電子通信、多媒體、工業(yè)、商業(yè)、教育以及國防等領(lǐng)域都已經(jīng)涉及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)的利用情況也變得尤為顯著，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)之中，有利于企業(yè)各部門、乃至上下級之間的信息交流，有助于在如此競爭如此激烈的市場環(huán)境中獲得更多的市場份額，吸引更多客戶的關(guān)注。對于航空工業(yè)企業(yè)而言，蘭臺管理系統(tǒng)為其發(fā)展起到了關(guān)鍵作用，對其大量數(shù)據(jù)信息資源的共享和利用也實(shí)現(xiàn)了最優(yōu)化進(jìn)步，為此我們要進(jìn)一步進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)航空工業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、蘭臺管理系統(tǒng)中檔案數(shù)字化的相關(guān)概述

何為數(shù)字化，顯而易見的是數(shù)字化就是將大量信息數(shù)據(jù)簡單化，利用具有度量特征的數(shù)字代替表示出來。在大數(shù)據(jù)的新形式背景下，數(shù)字化信息已經(jīng)不斷代替信息化盛行起來，從根本上積極促進(jìn)了人工智能技術(shù)和通信網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域的快速發(fā)展壯大，各行各業(yè)都將數(shù)字經(jīng)濟(jì)作為未來行業(yè)的發(fā)展方向。我們在這里主要以企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)為主要內(nèi)容，主要是通過將檔案館融入計算機(jī)技術(shù)，對其大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，形成科學(xué)合理地體系，完善其內(nèi)部結(jié)構(gòu)，使其更加向著形式多樣化、資源多元化等方向發(fā)展。

二、蘭臺管理系統(tǒng)中計算機(jī)技術(shù)對信息資源的意義

在新形勢的背景之下，對于計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用可謂涉及到了方方面面。首先，在信息共享方面，職員可以利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)線上資源交換，對相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行及時反饋，降低成本的同時，又提高了工作效率。其次，在信息管理方面，每個企業(yè)中都有各類數(shù)據(jù)信息，甚至公司機(jī)密文件，因此對于信息的管理工作是至關(guān)重要的。利用計算機(jī)技術(shù)，對企業(yè)的各類信息進(jìn)行收集、整理、分類并進(jìn)行保存，能夠最大限度的保障信息的嚴(yán)密性和安全性，也避免了人為管理信息中存在的各種風(fēng)險，提高了整個流程的效率。最為重要的一點(diǎn)，計算機(jī)技術(shù)的高度精準(zhǔn)性。對于企業(yè)而言，涉及信息數(shù)量巨多，資料繁雜，如果一直保持人力勞動，且不說所耗時長，對于信息的準(zhǔn)確性也得不到保障，一旦出現(xiàn)錯誤，對于企業(yè)來說就是致命打擊。而計算機(jī)技術(shù)可以盡可能避免信息數(shù)據(jù)中的偏差，提高準(zhǔn)確率，降低不必要的風(fēng)險損失。由于也可以看出，將計算機(jī)技術(shù)與檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，不僅實(shí)現(xiàn)了技術(shù)應(yīng)用上的創(chuàng)新，還可以更加符合當(dāng)下多元化、智能化的管理理念。

三、蘭臺管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀分析

3.1 蘭臺管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化在管理模式上的落后

目前來看，大多數(shù)企業(yè)內(nèi)對于其蘭臺管理系統(tǒng)中的檔案工作的重視程度不夠，管理層對檔案管理工作力度也相對薄弱，一直保持“棄之可惜，有又多余”的態(tài)度。在實(shí)際執(zhí)行時還在堅持較為傳統(tǒng)的模式。對于一些信息的傳達(dá)工作還停留在現(xiàn)場閱覽、使用打印復(fù)印等手段上，降低了用戶的滿意度。服務(wù)體制上的滯后性在信息管理、用戶反饋等多方面所體現(xiàn)的滯后性，主要由于信息更新過慢，影響工作進(jìn)程。同時，這些方式對工作環(huán)境的要求較高，所以經(jīng)常受到各種因素的限制，這對企業(yè)的信息管理而言，是最值得關(guān)注的問題之一。落后的管理策略，注定不能被市場所接納，長期如此也必將使檔案管理工作走向死胡同，影響企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 檔案管理工作人員的專業(yè)水平不足

一般而言，企業(yè)的發(fā)展水平都由自身的經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)聯(lián)，也因此使企業(yè)更注重追求經(jīng)濟(jì)上的反饋，而忽視了其他有助于企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。比如，在企業(yè)經(jīng)營過程中，仍存在較為凸顯的計算機(jī)應(yīng)用專業(yè)技能的不穩(wěn)定性，大多數(shù)基層員工對于計算機(jī)技術(shù)掌握不到位，了解過于片面，導(dǎo)致在應(yīng)用時的不熟練，影響檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。甚至有些企業(yè)老板對于計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是因為追隨潮流，對計算機(jī)的信息管理不完善，存在許多漏洞，影響公司的整體運(yùn)行。有些企業(yè)即使在員工在對數(shù)字化概念并不了解的情況下，一味地應(yīng)用該技術(shù)，但并沒有任何成效。對于計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)信息化管理以及檔案數(shù)字化建設(shè)方面含糊不清，系統(tǒng)不完善，對其目的、作用、以及對公司的發(fā)展不明確。在技術(shù)創(chuàng)新方面停滯不前，影響整體發(fā)展。

四、航空工業(yè)企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的舉措和必要性

不同航空工業(yè)企業(yè)間的信息數(shù)據(jù)管理能力大相徑庭。對自身在數(shù)據(jù)管理上的不足不能及時改善，缺乏清楚認(rèn)知。所以各企業(yè)一定要結(jié)合數(shù)字化的特點(diǎn)，找到適合自身發(fā)展的數(shù)據(jù)管理方式，建立和完善一套科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的監(jiān)督、治理工作，才能積極推進(jìn)檔案數(shù)字化數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。并且，企業(yè)中的信息來源廣泛，信息量巨大，對于信息的整合至關(guān)重要。為了企業(yè)經(jīng)營過程中運(yùn)行良好，對于信息的整合管理是不可避免的。采用計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，對信息進(jìn)行分類集中管理，建立企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫，把所有相關(guān)信息集中于一個數(shù)據(jù)庫中，在需要時直接網(wǎng)上調(diào)取，保證了信息提取的及時性特點(diǎn)。在準(zhǔn)確性方面，企業(yè)管理人員可以準(zhǔn)確找出所需信息，減少信息不充足、范圍不明確的風(fēng)險。除此之外，企業(yè)信息化對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以加強(qiáng)管理人員對信息數(shù)據(jù)的有效管理，促進(jìn)企業(yè)運(yùn)行的穩(wěn)定性。計算機(jī)技術(shù)為企業(yè)工作人員提供了便捷的office線上辦公系統(tǒng)，減少了人力勞動、物力等成本。對于人員管理方面，可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)的人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行人員調(diào)控，積極調(diào)整各個崗位的人員分配，做到人盡其才，避免人才資源的浪費(fèi)。

結(jié)束語

綜上所述，可以看出檔案館的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了企業(yè)生存以及成為一流企業(yè)的關(guān)鍵，是重要的信息資源的集結(jié)點(diǎn)及重要支柱。伴隨著我國信息化技術(shù)迅速崛起和發(fā)展，人們對信息資源以及高效管理的需求逐漸提升，各企業(yè)必須提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的重視，積極創(chuàng)新相關(guān)技術(shù)，響應(yīng)國家科學(xué)發(fā)展觀的號召。

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