談如何做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用

石羽

摘要：檔案是記錄醫(yī)院各項工作的重要資料，其對于全面推進提高醫(yī)院管理質量和水平有著重要且不可忽視的作用。檔案管理也是衡量醫(yī)院數(shù)據(jù)服務和醫(yī)療質量的關鍵指標，這就要求醫(yī)院應當重視并切實做好檔案管理工作。隨著社會的發(fā)展，加強醫(yī)療服務，提升就醫(yī)者的滿意度也尤為重要。為了形成專業(yè)的資料和分析數(shù)據(jù)，建立專業(yè)化的服務模式和機制，有必要落實好醫(yī)院檔案管理，從資料的儲備和管理上做起來，促進醫(yī)院各方面的轉型和升級。因此本文主要探究的就是現(xiàn)代醫(yī)院在發(fā)展中如何做好檔案管理及開發(fā)工作。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;管理策略;開發(fā)利用;路徑探析

Abstract： Archives are important materials for recording the various work of the hospital. They play an important and not negligible role in the overall promotion and improvement of the quality and level of hospital management. File management is also a key indicator to measure hospital data services and medical quality， which requires hospitals to pay attention to and do a good job in file management. With the development of society， it is particularly important to strengthen medical services and improve the satisfaction of medical practitioners. In order to form professional data and analyze data， and establish a professional service model and mechanism， it is necessary to implement the hospital file management， from the storage and management of data， to promote the transformation and upgrading of all aspects of the hospital. Therefore， this article mainly explores how to do a good job in file management and development in the development of modern hospitals.

Keywords： hospital archives; management strategy; development and utilization; path analysis

引言：

隨著信息化、科技化的持續(xù)發(fā)展和進步，其相關的產品和軟件已經(jīng)深刻的影響到各行各業(yè)的發(fā)展，當然醫(yī)院的發(fā)展也不例外。為了切實促進醫(yī)院整體服務水平的提升，為了真正落實一切為患者為中心的服務理念，就應該從各項工作抓起，全面促進醫(yī)院轉型升級。檔案作為醫(yī)院發(fā)展的記載，是對各類工作的真實記錄和現(xiàn)實寫照，檔案管理及其開發(fā)利用，可以有效的增進醫(yī)院總體的管理水平，促進醫(yī)院管理體系的升級。因此在當前醫(yī)院的發(fā)展中，應該充分的做好醫(yī)院檔案管理工作，助力醫(yī)院實現(xiàn)更加長遠及可持續(xù)的發(fā)展。尤其隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大、各項業(yè)務工作的增加，就醫(yī)人數(shù)的增多，做好檔案管理已經(jīng)是勢在必行。

一、當前醫(yī)院在檔案管理及開發(fā)利用中存在的問題

（一）對于現(xiàn)代信息技術的利用不充分

在醫(yī)院傳統(tǒng)電子檔案管理模式下，由于對技術的應用不充分、不到位，其管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足海量存儲信息的要求了[1]。雖然醫(yī)院對存在的問題進行了應對處理，采用了GIS、LIS、HIS等信息技術，一定程度上給醫(yī)院檔案管理帶來了效用，但是由于這些管理系統(tǒng)模式不一樣、存儲標準不同，這讓海量的檔案信息無法得到預期的有效利用。盡管部分醫(yī)院增設了硬件設備，擴充了儲備系統(tǒng)，轉變了儲存方式，利用網(wǎng)絡、信息技術等附加了儲存量，但是仍然不能緩解儲存空間不足的問題，海量檔案數(shù)據(jù)信息無法得到有效解決和處理。

（二）對于檔案管理專業(yè)化不足

檔案管理作為一種專業(yè)性極強的工作，是需要相關的工作人員具備專業(yè)的水平和技能，否則很難對醫(yī)院的檔案做好收集、整理、分類、統(tǒng)計、匯總以及歸檔管理。就目前醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀來看，存在著檔案管理人員數(shù)量不足，專業(yè)化程度不高等問題，這就導致醫(yī)院檔案管理工作的質量和水平?jīng)]有被真正的提升起來。特別是相關資料在查找、備份等都沒有建立一體化管理模式，造成了大量數(shù)據(jù)的混亂，致使對相關資料的使用率極度不高。基于此，有必要增設培養(yǎng)專業(yè)的醫(yī)院檔案管理人員，促進醫(yī)院檔案管理人員向專業(yè)化、技能化的方向發(fā)展，進而切實促進醫(yī)院檔案工作的管理。

二、關于做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用的策略探析

（一）加強組織管理，落實檔案工作職責

行動在后，思想先行，醫(yī)院電子檔案管理工作亦是如此。隨著信息技術的持續(xù)推進，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理，迫使醫(yī)院與時俱進，在電子檔案管理的過程中，樹立現(xiàn)代化的管理理念，自覺的加強對檔案的規(guī)范管理，確保檔案管理工作穩(wěn)定有序的開展和落實。那么必須做到以下幾個方面，第一，形成專業(yè)的檔案管理機制。構建專業(yè)的領導小組，實行專人負責的原則，對檔案工作人員要落實職責，明晰職能定位，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的有效化管理;第二，建立健全檔案管理制度和管理流程，嚴格遵循檔案管理的標準做好檔案的歸檔、存檔、保密等工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理;第三，加強檔案管理工作人員業(yè)務素質的提升。及時對檔案管理人員進行理論和技能知識的培訓，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的專業(yè)化管理。

（二）優(yōu)化管理流程，提升檔案管理效率

隨著信息技術的發(fā)展，醫(yī)院在檔案管理中應該使用信息技術和手段，助力其檔案管理的科學化、有效化、明細化發(fā)展，這就需要在信息技術視域下提升檔案的管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理流程，增進管理效率[2]。傳統(tǒng)的電子病歷檔案管理中，由于數(shù)據(jù)收集、鑒定、統(tǒng)計、整合以及歸檔工作一體化操作起來的難度大。而現(xiàn)在就可以利用信息技術，利用指令和內在操作技術線性的將各項數(shù)據(jù)全面的串聯(lián)起來，將檔案的整個過程的數(shù)據(jù)記錄下來，比如收集好從掛號、記錄、問診、標注、整理、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息，然后利用云計算技術將相互交叉的信息處理刪除，保證檔案數(shù)據(jù)銜接、歸類、整理以及匯總。同時為了提升醫(yī)院檔案管理效率和質量，要以“重點檔案為中心”，優(yōu)化檔案管理流程，改變以往檔案管理方式，對相關的業(yè)務和操作進行重新的設置。在信息技術的使用上，需要專業(yè)的人員來推進和落實，保證信息技術使用的充分到位，從而切實的提升管理效率和質量，助力醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)質的轉變和飛躍。

（三）做好檔案的開發(fā)和利用工作

檔案管理的主要目的一是為了真實記錄歷史，二是為了保障后期查詢，這就必須做好檔案的開發(fā)和利用工作，確保檔案在需要的時候能夠被有效的利用。在檔案開發(fā)與利用工作中需要做到以下幾個方面的提升，第一，抓好檔案管理工作，構建一體化的檔案管理模式[3]。醫(yī)院檔案對于相關工作的推進和實施有著重要的參考價值，核心的數(shù)據(jù)統(tǒng)計也為臨床診療工作提供依據(jù)，在檔案的開發(fā)利用中，要做到對有用信息的篩選，保證各項數(shù)據(jù)和資料的信度和效度，促進醫(yī)院整體服務質量和水平的提升;第二，做好檔案編撰、歸檔工作，切實處理好保存與利用的關系，避免在開發(fā)利用中對檔案造成的損壞，要建立完善的電子化檔案管理，通過搜索索引、全引目錄等迅速方便高效的為檔案開發(fā)利用提供支持。以上兩個方面就是落實檔案開發(fā)管理的路徑探析，關于檔案的開發(fā)管理本身就存在著一定的難度，因此在醫(yī)院檔案開發(fā)管理中應該根據(jù)實際，循序漸行的推進和落實。

三、結束語

新時期如何做好醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為了亟需解決的問題之一，為了轉變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式，促進現(xiàn)代化檔案管理方式的實現(xiàn)，就有必要充分利用好各類信息技術。立足醫(yī)院本身，結合實際，探析具體的解決策略和措施，助力醫(yī)院檔案管理向著科學化、有效化、規(guī)范化發(fā)展，真正促進醫(yī)院邁向高質量的發(fā)展方向。

參考文獻：

[1] 時曉晨. 加強檔案信息化建設，提高醫(yī)院檔案管理工作水平的思考[J]. 中小企業(yè)管理與科技， 2020， 000（005）：46-47.

[2] 張娟. 淺談婦幼保健機構檔案管理體系創(chuàng)建路徑選擇——以海南省婦幼保健院為例[J]. 山東檔案， 2020， No.237（04）：65-66.

[3] 江賢英. 淺談如何實現(xiàn)水電公司檔案管理規(guī)范化——以湖南芷江蟒塘溪水利水電開發(fā)有限責任公司為例[J]. 卷宗， 2020， 000（002）：27.