基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的外貿企業(yè)內部控制研究

宋思思

[摘 要]信息化建設和管理已逐漸成為各大企業(yè)經營發(fā)展中的重中之重，這也促進了ERP系統(tǒng)的廣泛運用。ERP系統(tǒng)集數據集成、信息共享、分析控制于一體化，幫助企業(yè)以系統(tǒng)的數據和信息為基礎，做好企業(yè)的內部控制。然而，對于外貿企業(yè)來說，國內國外市場環(huán)境的變動、業(yè)務開展的不確定性、信息共享的不全面性和滯后性等，這些具有外貿企業(yè)典型特點的因素在ERP系統(tǒng)的內部控制中，容易引發(fā)很多風險和缺陷。文章針對外貿企業(yè)的ERP系統(tǒng)展開了內部控制方面的研究，指出了企業(yè)內部控制存在的問題，并提出相應的解決措施，致力于讓ERP系統(tǒng)更好地服務于外貿企業(yè)的內部控制體系。

[關鍵詞]外貿企業(yè);ERP系統(tǒng);內部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.29.179

信息化時代的到來，促進了信息化系統(tǒng)的普及和發(fā)展。外貿企業(yè)，作為一個蓬勃發(fā)展的企業(yè)群體，對ERP這樣一個綜合一體化系統(tǒng)的需求不斷升級。隨著企業(yè)發(fā)展過程中不斷出現新的變化和新的需求，ERP系統(tǒng)在內部控制上也逐漸暴露出很多問題和漏洞，這對外貿企業(yè)的健康發(fā)展是很不利的。因此，面對不斷變化的內外部因素，ERP系統(tǒng)更要加強內部控制的改進和優(yōu)化，從而幫助企業(yè)更好地構建可控的、安全的、完善的管理體系，促進外貿企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)固經營。

1 ERP系統(tǒng)與內部控制概述

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP針對的是物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）的集成一體化的管理。ERP幫助企業(yè)提高運行效率，增強企業(yè)競爭力，是現代大型企業(yè)管理中必不可少的有力工具。

內部控制是在一定的環(huán)境下，單位為了提高經營效率，充分有效地獲得和使用各種資源，達到既定管理目標，而在單位內部實施的各種制約和調節(jié)的組織、計劃、程序和方法的統(tǒng)稱。它是一個動態(tài)的管理過程，是一個全員參與的過程，內部控制的實質是對企業(yè)內部風險的控制。

在信息時代，內部控制離不開ERP系統(tǒng)的良好運轉，不能脫離ERP系統(tǒng)盲目制定制度。因此，ERP系統(tǒng)在外貿企業(yè)的內部控制體系中占據著十分重要的地位。

2 外貿企業(yè)ERP系統(tǒng)下內部控制存在的問題

2.1 外貿企業(yè)ERP系統(tǒng)數據量大，程序復雜，安全性和穩(wěn)定性差

一方面，大規(guī)模重要數據一旦被非法入侵、盜取和破壞，會對企業(yè)造成巨大的損失，因此安全性有較大隱患;另一方面，運行大量數據的時候容易出錯，影響到系統(tǒng)的穩(wěn)定性，從而影響操作效率和數據準確性，不利于風險的把控，干擾了內部控制的順利進行。

2.2 外貿企業(yè)ERP系統(tǒng)的維護和更新不到位

外貿企業(yè)開展的業(yè)務的變化，不僅引起業(yè)務模塊的變動，也引起財務、風控等企業(yè)各個模塊的變動。但是，很多企業(yè)對ERP系統(tǒng)的維護和更新不及時，并沒有有針對性地改進、更新和新增相應的模塊來適應企業(yè)業(yè)務和管理結構的變化。因此，在一個未實時優(yōu)化的系統(tǒng)下，企業(yè)難以全面、精準、及時地掌握整個業(yè)務，從而不利于企業(yè)基于ERP系統(tǒng)來實現內部控制的有效執(zhí)行。

2.3 外貿企業(yè)ERP系統(tǒng)的數據匯總、財務分析功能有待提升

ERP系統(tǒng)最終要能夠從多角度、多方位對數據進行匯總和分析，幫助企業(yè)做好全面的財務分析和財務管理。但是，很多外貿企業(yè)的各系統(tǒng)模塊信息分散，數據歸集以及各項業(yè)務、財務的分析不到位，不能直觀地體現公司的經營現狀，對于已經產生的風險和弊端在系統(tǒng)中無法直接觀察到，從而不利于內控的開展。

2.4 外貿企業(yè)ERP系統(tǒng)預警機制不健全

很多外貿企業(yè)在引進ERP系統(tǒng)后，只把重點放在數據一體化以及信息共享上，卻忽略了系統(tǒng)的預警機制，錯誤地認為只要系統(tǒng)能把業(yè)務端、財務端的數據一一對應起來就可以了。事實上，這是完全錯誤的。ERP系統(tǒng)作為一個一體化的信息化軟件，必須具備發(fā)現問題并觸發(fā)警示提醒的功能。尤其是外貿企業(yè)，存在很多不確定因素，國際國內市場變化極快，一旦錯失最佳機會，內部控制體系將會失控，將會給企業(yè)造成巨大的損失。

2.5 電子化程度較低，導致信息不完整，控制不到位

外貿企業(yè)單據電子化程度較低，還有很多企業(yè)處在傳統(tǒng)的紙質單據的保存模式中，沒有將單據、憑據上傳到系統(tǒng)備案的意識。這樣一來，很多數據沒有電子文檔單據備案，無法直接在系統(tǒng)中查詢，也不利于電子數據的歸集和審核，從而導致信息不完整、控制不到位。

3 外貿企業(yè)ERP系統(tǒng)下內部控制實施建議

3.1 提高ERP系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性

首先，要定期定時進行系統(tǒng)檢測和維護，實時跟蹤，引入先進的防入侵防護系統(tǒng)，并定期維護和更新該系統(tǒng)，以保持其處于最優(yōu)的防護狀態(tài)。

其次，要引入優(yōu)秀、有經驗、應變能力強的高水平IT人才，成立專項小組，定期收集各相關部門使用系統(tǒng)時遇到的問題和日常需求。專項小組要和各部門溝通，了解實際情況，針對出現的問題和需求進行系統(tǒng)維護和優(yōu)化，保證系統(tǒng)隨時保持在最優(yōu)最新狀態(tài)。

3.2 及時完善ERP系統(tǒng)各個子模塊

外貿企業(yè)要根據公司發(fā)展需要，及時完善ERP系統(tǒng)各個子模塊，必要時搭建關聯服務和相匹配的運營平臺，做好系統(tǒng)支持。

第一，業(yè)務模塊要依據真實的業(yè)務情況進行細化和優(yōu)化。隨著外貿企業(yè)業(yè)務模式的豐富化、復雜化，單一模式下的系統(tǒng)控制已經不適應當今市場的業(yè)務需求，但是還有很多外貿企業(yè)的真實倉儲模塊在ERP系統(tǒng)是沒有設立的，大部分還是系統(tǒng)外數據。企業(yè)要優(yōu)化系統(tǒng)，加入真實的倉儲信息模塊，保證庫存信息的真實、完整和準確，方便各相關部門在ERP系統(tǒng)實時跟蹤，從而強化內部控制的監(jiān)督作用。還有一些外貿企業(yè)的ERP系統(tǒng)只存在to B（對商家）的模式，在系統(tǒng)里走大客戶大批量的合同，但是實際上，當前外貿環(huán)境下to C（對消費者）的模式占據了很大的市場，市場需求決定了在這種模式下，傳統(tǒng)的系統(tǒng)做單已經不適用了，需要一個簡潔明了的模塊來實現實時采購和銷售。例如，每成交一筆零售訂單，就能立刻將數據掃碼進系統(tǒng)，自動生成相關合同、單據、財務數據，整個操作流程快捷又精準。這樣一來，相關部門在動態(tài)跟蹤業(yè)務進展和評估風險時能夠做到及時、全面、準確，從而保證內控系統(tǒng)的良好運行。