云計算+OA系統的教學檔案信息資源在線歸檔研究

劉芳　胡進　霍星明

[摘 要] 教學檔案管理是高校教學管理中的重要組成部分。隨著云計算平臺OA辦公系統的大力推行，各個業務部門網絡辦公形成的電子公文數據無處存放，實現OA辦公系統與教學檔案管理系統對接顯得尤為重要。針對學校教學檔案信息資源建設與應用的現實問題，提出利用網絡技術、中間庫技術、數據庫技術改變OA數據及電子公文的存儲方式，通過標準接口實現云OA數據在線自動歸檔功能，為解決學校OA數據及時方便、安全可靠的歸檔存放提出適應性對策。

[關鍵詞] 教學檔案信息;云計算;OA系統;在線自動歸檔

[作者簡介] 劉 芳（1975—），女，陜西興平人，碩士，空軍工程大學航空機務士官學校教研保障中心教學檔案室主任，副教授，主要從事教育訓練、教學檔案管理研究;胡 進（1976—），男，湖北大冶人，碩士，空軍工程大學航空機務士官學校教保中心主任，副教授，主要從事信息化研究;霍星明（1981—），男，河南光山人，學士，空軍工程大學航空機務士官學校圖書館館長，副研究館員，主要從事圖書情報研究。

[中圖分類號] G647.24;G270.7? ?[文獻標識碼] A? ?[文章編號] 1674-9324（2021）40-0038-04? ? [收稿日期] 2021-06-18

一、智慧校園建設下教學檔案信息管理現狀

智慧校園建設逐步推進深入，給師生教學活動，網上辦公和信息查詢、快速上傳與下載文件、公文管理與流轉、獲取教學信息資源等，帶來諸多方便。教學信息傳輸網絡化、資源數字化、用戶端智能化是智慧校園建設發展的必然方向。

學校推行OA公文管理系統，使辦公人員無需為一份呈文或報告走遍學校職能部門，等待領導簽批。通過公文管理系統進行文件的呈批、流轉、傳送和回復、通知等，使得各類部門的消息通過OA信息發布系統和辦公郵件公布，減少了許多不必要的麻煩，減輕了大量人力財力物力的投入[1]。

除OA辦公系統外，學校還運行各類應用系統，如學員學籍管理系統、科研管理系統、教學條件建設項目管理系統、教學裝備管理系統、數字資源管理平臺等。各類業務應用系統的建成和運行，一方面，提高了業務部門的管理和事務處理能力，同時自動形成了各類教學檔案資源;另一方面，系統及時、準確、可靠地采集和傳輸信息，建立起完備的信息資源庫，豐富和深化了學校全局范圍的原生信息資源。

智慧校園不僅要實現各類信息的共享，而且要實現各部門的信息共享，集成各類應用信息，使得教育工作者、學員通過單一的訪問點，訪問跨門類、跨系統的信息，獲得多元化的信息服務[2]。

教學檔案信息資源是學校教學信息資源的重要組成部分，目前依托軍隊院校教學檔案管理系統實施整理、保管與利用等[3]?，F實問題是現行的OA辦公系統僅是滿足公文流轉，但辦公形成的電子公文數據無處安全儲存，或者說辦公自然形成的教案、課件、試題庫等教學檔案信息資源無法方便、快捷、安全地歸檔至教學檔案管理系統，甚至還要使用線下離線歸檔。同時各類應用系統產生的信息資源也不能及時準確地歸檔至教學檔案室，成為教學檔案信息資源建設與應用的技術壁壘。

二、云計算+OA系統下教學檔案信息資源在線自動歸檔技術方案

（一）云計算OA系統下教學檔案管理改革創新的新要求

如何實現云計算OA系統與教學檔案管理系統。通過系統設計和數據交換標準銜接，將云計算OA系統生成的需要歸檔的電子文件按照一定標準導入教學檔案管理系統的數據庫中，達到數據資源共享，實現精確對接[4]。解決網絡辦公數據安全存放的問題，并且方便教育工作者隨時將辦公產生的教學信息資源歸檔至教學檔案室。簡而言之，在云計算OA系統下實現電子文件及時歸檔功能，有利于教學檔案信息資源的建設。

（二）云計算OA系統的數據是教學檔案信息資源的重要來源

智慧校園的云平臺建設主要有兩個層面，一是構建底層的云計算平臺基礎設施，二是構建在基礎平臺上的云計算應用程序。

OA系統即辦公自動化，是現代化辦公和先進的計算機技術結合起來的新型辦公方式，屬于典型的云計算應用程序。其最大特點是提高日常辦公效率、嚴格辦公制度、嚴密辦事程序，規范辦文、辦會、辦事等行為。云計算OA系統可實現信息發布、資源共享，規范工作流程、實施公文管理，隨時隨地移動辦公等功能。

云計算OA系統涉及各個業務部門，在公文流轉中必定產生大量的數據信息，包括文件正文、附件、文件批示、數據記錄等。此類云OA數據正是事后必須歸檔至檔案室的教學檔案信息重要來源。

（三）云計算OA數據與檔案管理系統數據的基本結構分析研究

目前學校使用的OA系統是科技公司基于IBM Lotus Domino/Notes 8.5.3主流平臺開發的[5]。Domino采用的數據庫是文檔型數據庫，其擴展名是.NSF。一個NSF文件相當于SQL Server數據庫的一張表，存儲的基本單元是文檔。而軍隊院校教學檔案管理系統采用的是SQL SERVER 2000數據庫，存儲的基本單元是數據表，通過定義且使用若干數據表來操作數據庫。

OA系統的發文庫中每條文檔，至少具有4項檢索信息、發文內容和附件。檢索信息包括流水號、擬文日期、發文字號、標題（ID、Date、fileNo、Title），可合并存儲為目錄元數據信息.TXT。對應的發文內容和附件即為電子公文的全部內容等。

教學檔案管理系統中存在兩個基本數據表：目錄數據表、電子文件列表。目錄數據表包括流水號、發文字號、擬文日期、標題、歸檔責任人（ID、fileNo、Date、Title、owner），電子文件列表包括（id、PID、Title），其中目錄數據表的ID與電子文件列表的id完全一致才能保證檔案目錄信息與電子原文一一對應。