大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設的挑戰(zhàn)與探索

姚振武

摘要：近年來隨著大數(shù)據(jù)技術的產(chǎn)生，檔案管理面臨著更大的機遇，應當積極對大數(shù)據(jù)技術進行運用，更好地對檔案信息進行搜集，提升檔案管理的有效性。文章分析了大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化建設的必要性，總結(jié)現(xiàn)有情況下檔案信息化建設過程中面臨的問題，并提出一系列完善措施。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案;信息化建設

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國檔案管理工作發(fā)生了一定變化，其中包括理論和體制變化，一些新的管理理念逐步產(chǎn)生，檔案信息的安全性和服務性有了進一步發(fā)展。此外，檔案管理最重要的方面是數(shù)據(jù)量大，覆蓋面廣。

一、檔案信息化建設的目的

大數(shù)據(jù)時代的到來使得計算機等電子設備逐漸深入到單位運行的各個部分中。眾所周知，計算機作為存儲用具，擁有相當龐大的存儲量，對于事業(yè)單位來說，單位的生產(chǎn)資料，物資流動，資金管理等信息，都可以存在計算機中，同時可以在計算機上對各種信息進行分類匯總，便于以后管理人員查找和獲取相關信息，這不僅提高了信息的利用率，對于管理人員來說，各種信息能條理分明，一目了然，也方便了高層領導能全面了解各部門的工作，管理人員對單位了解得越多，就越有利于做出對事業(yè)單位發(fā)展有積極作用的決策。

二、檔案信息化建設過程中存在的問題

2.1檔案管理觀念方法較為落后

縱觀檔案管理工作，是非常依賴紙質(zhì)檔案管理的，檔案管理人員沒有從思想意識上認識到數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的重要性和必要性，無法看到檔案信息化建設帶來的好處，部分管理者片面認為在大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設面臨的不再是信息的匱乏，而是如何在海量的檔案信息中，深度挖掘有用的數(shù)據(jù)信息。

2.2忽視檔案信息化建設基礎業(yè)務

在當前的檔案信息化建設中，辦公信息化設備、信息化硬件、軟件是必不可少的，在檔案信息化管理中需要運用掃描技術、計算機技術、縮微技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等。眾所周知，檔案管理部門通常被稱之為“清水衙門”，常常因為硬件、軟件缺乏或是資金不足等因素的限制，造成無法進行全面收集檔案、維護、編制、應用信息化等基礎性業(yè)務，嚴重制約了現(xiàn)代檔案管理信息化的發(fā)展。

2.3檔案信息安全性比較低

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息包含了各種重要信息、機密信息。對于事業(yè)單位而言，一旦這類信息泄露出去，必定會帶來不可預估的財產(chǎn)損失和安全隱患。立足于當前絕大多數(shù)檔案管理者而言，普遍缺乏安全觀念，無法真正落實檔案信息安全防護工作，因此，檔案管理系統(tǒng)非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，惡意竊取，最終導致機密信息的泄露，嚴重影響了事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設的途徑

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念

縱觀當前檔案管理工作，檔案管理人員將工作重點放在檔案信息數(shù)據(jù)的存儲或是收集方面，在很大程度上忽視了檔案信息處理。當前我們正處在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理者和領導者要堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變管理觀念和方法，不斷加強學習，學習其他檔案信息化建設的優(yōu)點，同時還定期加強對檔案管理人員的培訓力度，通過培訓促使他們認識到檔案信息化建設的重要性，充分利用檔案信息，以便更好地為事業(yè)單位的經(jīng)營和決策服務，促使經(jīng)濟效益提升。

3.2加強檔案信息化基礎業(yè)務建設

在大數(shù)據(jù)時代，要需重視檔案基礎業(yè)務，通過各種途徑提升檔案信息化建設的廣度和深度，進一步加強檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量，通過這些途徑，提升數(shù)據(jù)資源庫搭建質(zhì)量和收集數(shù)量，真正意義上構(gòu)建一個豐富的檔案信息資源庫。對此，需做好以下幾點：一是重點加強檔案資源的收集整理，在檔案信息建設中，檔案數(shù)量會直接制約或影響檔案信息化建設的成效。故而，要不斷加強檔案收集工作，為更好實現(xiàn)檔案信息化建設打下良好的物質(zhì)基礎。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。對此，要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數(shù)據(jù)格式上，構(gòu)建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術，將文字資料掃描成電子檔案，以便在構(gòu)建一個檔案資料數(shù)據(jù)庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是要提供軟硬件支持，檔案管理部門，要得到領導者的認可，進而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設的硬件需求。另外，還要投入大量的人力物力，構(gòu)建一個檔案與OA系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)體系，嚴格遵守行業(yè)標準和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。

3.3完善檔案信息化的規(guī)范標準

第一，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件儲存平臺、傳輸途徑以及格式等，如果各個部門將電子文件發(fā)送到檔案管理部門，倘若文件存在傳輸途徑或是存儲格式不統(tǒng)一等問題，則會嚴重影響檔案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等問題。第二，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件編號制度，同時還要根據(jù)實際情況，制定文件資料收發(fā)記錄表，做好各個部門之間來往電子文件的登記，便于檔案管理人員在使用和查找相關文件時，可以及時準確地進行定位，找到檔案資料。

3.4構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護體系

第一，在大數(shù)據(jù)時代，要想確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全，需根據(jù)當前檔案管理實際情況，構(gòu)建信息安全防護體系，這過程中包含了算法加密技術，這種技術能有效保護檔案信息數(shù)據(jù)。第二，重點加強檔案信息數(shù)據(jù)的使用權(quán)限，充分利用或是設置大數(shù)據(jù)自身的安全線技術，進而更好地查閱或是利用檔案信息。第三，還需充分利用大數(shù)據(jù)技術，保障信息數(shù)據(jù)傳輸或是共享的安全性，同時還要分級管理檔案信息數(shù)據(jù)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的精準性。第四，要確保檔案數(shù)據(jù)在安全的范圍內(nèi)傳播，除此之外，還要保障檔案使用人員在查閱或是利用信息的安全性，規(guī)避重要檔案信息的泄露。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代，相關管理者應該轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的管理意識，吸引更多的專業(yè)人才加入到檔案管理的工作中來，不斷完善檔案管理的相關制度，將檔案信息管理工作提升到一個新的高度。

參考文獻

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