基于大數據視角下的事業單位檔案信息化建設研究

康志峰

摘要：隨著信息技術和物聯網的的廣泛應用，各種海量的信息衍生出巨大的數據，顛覆了“云”理念，自此我們步入了數據時代，在大數據時代各種信息數據呈爆炸式增長，傳統檔案管理模式已經無法滿足時代發展需求，因此事業單位要抓住大數據時代所帶來的機遇，收集、存儲、挖掘信息、有序推進檔案信息化建設，保障事業單位檔案管理的規范性、完整性、滿足事業單位檔案管理的需求，為事業單位領導者的科學決策提供強有力的參考。

關鍵詞：大數據時代;檔案;信息化建設

隨著科學技術的日新月異發展，互聯網應用技術和信息化日益更迭，大數據時代運應而生，極大地改變著社會大眾的思維模式和生活方法。事業單位作為公益性組織，在大數據時代的沖擊下事業單位檔案管理模式，因此，事業單位要瞄準自身發展戰略目標，依托信息化的“東風”全面謀劃、整體設計，通過多措并舉，有序推進檔案信息化建設進程，發揮檔案管理的價值，助力事業單位的行穩致遠發展。

一、事業單位檔案信息建設的重要性

（一）有助于提升檔案存放空間利用率

在當前事業單位紙質檔案依舊是主要檔案類型，由于紙質檔案的特殊性，對環境工作要求極高，一旦保存不當就會出現檔案損壞或是丟失的情況，推進檔案信息化建設，能以數字湖、信息化的模式，存儲檔案資源和數據，保障檔案存放質量，同時還能節約紙張、增大了檔案存放空間的利用率[1]。

（二）有助于降低信息檢索難度

在大數據時代如何快速甄別選取有價值意義信息是至關重要的，信息檢索率和使用率直接著影響著整個事業單位檔案管理的質量。在大數據時代下若還是依托傳統檔案管理模式，在繁雜，冗余的信息中提取有價值的信息，不僅效率低，還會出現較高的出錯率。推進檔案信息建設，檔案管理人員只需在信息技術的支撐下，通過查詢就能高效、及時的檢索出所需信息，信息精準無誤，顯著提升事業單位工作質。

（三）有助于增強公眾參與度

公益屬性是事業單位的顯著特征，該特征決定了事業單位有部分檔案信息需對外公布[2]。在大數據時代下事業單位加強檔案信息化建設，能依托信息技術，構建檔案管理平臺，公眾可充分利用信息平臺查詢信息，了解公眾對事業單位的了解，提升其認同感，另推進檔案信息化建設，還有助于事業單位充分利用各種電子信息資源，構建完善全面的檔案信息化制度體系，為自身的轉型升級發展提供全新的動力。

二、大數據視角下的事業單位檔案信息化建設

（一）加強大數據思維宣傳教育

基于大數據時代背景下，事業單位檔案管理呈現出顯著的信息化特征，依托全新的信息化技術應用，將有助于檔案管理思維的轉變，提升檔案管理的整體質量及效率。因此，事業單位應當注重大數據優勢挖掘，逐步樹立檔案管理信息化意識，強化現代化管理理念宣傳，自上而下地實施優勢宣傳教育，切實認識到信息化建設對檔案管理的重要性。具體而言，事業單位在檔案管理中，應當加強人員的專業化培訓，學習檔案信息化管理系統概念、特征、優勢及相關操作，如邀請專家及技術人員開展講座、培訓等活動，提升檔案管理人員信息化素養。同時，要依據大數據時代的快速變化，持續做好信息化建設宣傳工作，灌輸大數據應用思維，逐步滲透至各個管理層面，逐步實現由傳統管理向信息化管理的轉化。

（二）完善檔案大數據管理平臺

大數據管理的核心在于數據標準及數據開放，事業單位檔案管理具有點多面廣特點，要實現檔案質量及信息化應用的升級，勢必需要實現各信息資源平臺的融合，建立統一、標準、規范的管理平臺和渠道，使相關部門的檔案信息能夠實現高效收、整理和歸檔。因此，一方面需要逐步加大信息化管理平臺的研究投入，持續做好硬件、軟件設施設備的完善，充分融合大數據技術優勢功能，提升檔案管理的信息化技術保障能力。另一方面，需要加強檔案管理數據的規范，即利用大數據管理平臺的功能，加大檔案信息的共建共享發展力度，以便捷、快速、高效管理為原則，持續落實檔案數據信息的有效管理。如在事業單位人事檔案類管理中，能夠借助系統實現各職稱占比展示，即由系統自動生成數據圖表，更加直觀地幫助管理者實時、直觀地掌握相關信息。

（三）加強檔案資料挖掘開發工作

在傳統的檔案管理中，檔案的收集、整理與歸檔屬于繁雜的過程，受檔案管理力量及效率的局限，使諸多檔案信息難以有效收集。而在大數據時代背景下，加之事業單位檔案管理需求的增加，則完全可以利用檔案信息化優勢，實現檔案信息資料的應收盡收，推動各類檔案信息的有效整合，為事業單位的發展提供充足的依據。事實上，事業檔案信息化建設屬于漫長且不斷演變的過程，要想最大限度挖掘檔案資料，既需要保障檔案管理信息化的先進性，更要結合各管理層面的檔案管理需求，持續加強檔案資料管理的統一性、協調性和持續性，能夠及時對所產生的檔案信息加以收集，并歸入對應的檔案系統之中。在管理決策中，也應注重檔案收集流程的規范，對檔案收集管理的范圍實施界定，避免傳統檔案管理中的隨意性問題，保障檔案資源信息的深入挖掘。

（四）提升網絡安全屏障的建設

事業單位檔案信息化建設過程中，不止于關注檔案信息化建設的內容，更應了解現階段檔案信息管理的安全，這是大數據時代難以回避的話題。網絡安全問題無疑是檔案管理信息化的重中之重，事關事業單位重要檔案資源的安全，因此必須在信息化建設轉化過程中，設置網絡安全屏障，確保事業單位檔案信息安全。首先，應注重系統安全漏洞的防范，及時對查殺軟件進行更新，防范木馬病毒、蠕蟲病毒等入侵。其次，要加強防火墻、信息加密、安全預警等設置，防止黑客實施的惡意攻擊行為，避免不必要的損失。最后，檔案管理人員應提升專業技術能力，及時發現檔案管理的薄弱環節，做好檔案管理操作的規范，避免由內部導致的信息安全問題，降低檔案信息受到損害的風險。另外，針對大數據信息的持續革新，還應當注重新技術的開發應用，包括數字證書、加密技術、區塊鏈等，進一步提升檔案信息的安全性。

結語：

總而言之，伴隨大數據時代的到來，事業單位檔案管理應當注重轉變思維、轉變角色、轉變方法，推動檔案管理信息化建設，以適應未來檔案信息管理需求。因此，事業單位必須要形成系統化的推進方案，從人員思維、技術應用、資源挖掘及安全防范等方面著手，持續構建適應事業單位發展的檔案管理體系，尤其是加大信息化領域投入，為檔案管理提供更大的便利與發展空間，推動事業單位檔案管理質量躍升。

參考文獻

[1]關紹鵬. 大數據時代事業單位檔案信息化建設的現狀與發展途徑探討[J]. 赤子：上中旬， 2016（23）：104-105.

[2]何良翠. 新時期事業單位檔案信息化建設研究[J]. 辦公室業務， 2017， 09：56+58.