資產設備編號的管理規范及解決方案

趙 玲，白志成，譚 鑫，陸 璐，陳一麟

（中國人民解放軍火箭軍工程大學，陜西西安 710025）

1 設備編號管理的現狀及存在的問題

在學校正在進行智慧校園建設的大背景下，資產管理單位考慮到硬件服務器超出使用年限，數據庫版本太低，教學儀器設備管理系統不能滿足現在資產管理的需要，計劃將原有的教學儀器設備管理系統進行更新換代。在建設全新的資產管理系統的同時，對設備自動編碼系統進行需求設計，發現原有的設備編號不能很好地滿足實際需要，于是先對設備編號進行規范編碼。考慮到舊系統中的資產設備信息需要導入新的資產管理系統中，以及原設備編號如何能與新設備編號統一的問題，本文旨在解決設備編號編碼、原設備編號與新設備編號匹配這兩個問題。

2 新設備編號的編制目的、適用范圍及適用責任

（1）編制目的：建立規范的設備分類編碼標準，使設備分類編碼有據可依，規范統一。

（2）規定適用范圍：本規程適用于本單位內所有裝備資產和教學資產的相關設備的編號。

（3）適用責任：設施設備室工程師：負責組織本規程的起草、審核、修訂、培訓、執行及監督工作；文件管理員：負責本文件的保存、歸檔、復制、分類、變更、回收及銷毀；資產驗收員：負責本規程的執行；各單位使用責任人：負責本規程的執行。

3 設備編號通常遵循的基本原則

原設備編號，如WXXA0001，它不僅在編碼方式上過于簡化，不能充分體現出設備的基本屬性，而且在資產管理制度規范性上也沒有形成成文的編碼命名規范，造成管理上不科學、制度上不完善的現象。本文旨在建立完善的資產信息化管理系統的同時，進一步對設備編號進行規范編碼，出臺相應的制度文件。

編號有一定的基本原則，具體如下：

（1）系統性：編碼組織應該具有一定的系統性，便于分類和識別。

（2）通用性：編碼的結構要簡單明了，位數少。

（3）實用性：編碼要便于使用，容易記憶。

（4）擴展性：編碼要便于追加，且追加后不會引起體系的混亂。

（5）效率性：編碼要易于計算和處理，且處理的效率較高。

（6）成套性：成套給出制定的編碼規范，以便于管理和維護。

（7）唯一性：一個資產設備編號在單位范圍內唯一標識一個資產設備對象（物理個體）。

（8）穩定性：資產設備編號要相對穩定，一旦賦予，在滿足唯一性的前提下，不得更改。一旦該設備報廢、變賣和轉出，該編號也隨之作廢。

（9）可擴充性：資產設備編號的結構應有足夠的容量，以適應不斷擴充的賦碼需要。

（10）可操作性：資產代碼的結構、賦碼方法應便于賦碼操作。

（11）可分類性：設備分類是設備管理的基礎工作。統計、分析設備的構成情況和性能，可以更好地實行分級管理和重點維修。

（12）可識別性：設備編號主要體現設備所在部門、設備類型編號和設備的序號。

（13）可管理性：設備編號必須與設備一一對應。設備編號由設施設備室工程師統一編定。任何人不得擅自修改。使用部門負責對本部門設備的標簽進行核對、管理。發現標簽脫落應及時通知設施設備室工程師，以保證設備編號與設備的唯一對應。

4 資產設備編號結構及編碼方法

4.1 資產設備編號結構（圖1）

圖1 資產設備編號結構

4.2 編碼方法

資產設備編號結構如圖1所示，由五部分組成，共14位，從左至右依次為：子單位簡稱（取三位首字母）+分類編號簡稱（取前兩位數字）+購置年份（取后兩位）+特殊屬性標識（例如合同軟件固定資產SFC）+流水號（XXXX）。各個部分含義的詳細說明如下：

（1）子單位簡稱：各個學院、處、中心均采用中文首字母的前三位即可。

（2）分類編號簡稱：取分類編號的前兩位。以《高等學校固定資產分類及編碼（第三版）》為主，軟件類的以《固定資產分類與代碼》GB/T 14885—2010 和《無形資產分類與代碼》GB/T 35416—2017 為準。軟件固定資產用《固定資產分類與代碼》GB/T 14885—2010 中的“20”，軟件無形資產用《無形資產分類與代碼》GB/T 35416—2017 中的“60”，其他固定資產用《高等學校固定資產分類及編碼（第三版）》中的從“01”至“16”其中的對應分類編號簡稱即可。

（3）購置年份碼：取購置年份的后兩位，如2020 年，取“20”即可。

（4）特殊屬性標識：特殊屬性標識是根據本單位現有納入管理的資產，用資產屬性的英文首字母對其進行區別分類。總結了五類屬性，分別是固定、無形、合同、硬件和軟件。詳細標識見表1、表2。

表1 特殊屬性標識

表2 資產屬性標識

（5）流水號：按照賦碼時間先后順序生成，在其他標識基礎上唯一標識資產的物理個體，代碼范圍為0001—9999，并對各分類資產進行分別標識，原則上不會沖突，既保證了分類上的一致性，也便于分開統計，尤其對于軟件資產的統計也非常方便。

5 設備編碼方法的應用舉例及好處

（1）舉例說明。某單位WXX 于2020 年購買了一套合同軟件固定資產設備，流水號是0001，則相應的資產設備編碼是WXX2020SFC0001。

（2）該編碼方法的好處：新設備編號WXX2020SFC0001 相對于原設備編號WXXA0001,在形式上主要增加了分類編號、購置年份、特殊屬性標識3 部分，帶來的好處有：新的編碼規則更能充分體現資產設備的屬性特點，增加資產設備的可辨識度，便于分類管理。例如軟件類的資產設備編號，其標簽通常與載體的設備標簽緊挨著粘貼，使用責任人或者管理人員在資產清查時一眼就能看出該載體上的軟件資產購于什么年份，屬于哪一類的軟件資產。

6 原設備編號導入新系統中產生問題的解決方案

對舊的教學儀器設備管理系統，“原設備編號”導入新系統中進行整合的解決方案如下：

在資產管理系統中增加“原設備編號”字段，舊系統中的字段信息和備注信息與新的資產管理系統中的字段信息進行匹配，如果有相同的字段信息自動導入新資產管理系統的字段信息中，不同的字段信息在新資產管理系統中體現在字段“備注”中。自動編碼系統是嵌入到資產管理系統中，在資產錄入時，系統會根據所填的除備注以外的字段信息，自動提取相關的信息自動生成設備編號。由于原設備編號中缺少的特殊屬性標識的三位，無法從舊系統的字段信息中獲取，故人為規定統一使用字母“AAA”代替。在新的資產管理系統上填寫完所有字段信息后，最后在設備編號旁點擊“自動生成”按鈕即可。這種自動編碼系統的好處在于所有字段信息都是資產錄入時一次性填寫，設備編號自動生成的。舊系統上是靠查找編碼本，手動填寫設備編號，而新的資產管理系統的自動編碼系統大大減少了由于人為操作帶來的失誤，簡化了流程，更智能化。

7 參考的設備分類號

整個新的資產管理系統中嵌入的自動編碼系統采用了三套設備分類代碼標準，分別是《固定資產分類與代碼》《無形資產分類與代碼》和《高等學校固定資產分類及編碼（第三版）》。表3、表4 和表5 給出了需要使用的代碼分類號。

表3 固定資產分類與代碼（軟件類）

表4 無形資產分類與代碼（軟件類）

表5 高等學校固定資產分類及編碼（第三版）

8 總結

在研究資產管理系統的需求設計時，發現原有資產設備編號的編碼方式有些不完善，于是想到要更新編碼方式，使得新的設備編號能更直觀地反映資產設備的類型、購買時間、基本屬性。今后資產管理單位在進行資產清查時，或者其他單位在查找本單位自己的資產設備時都能從資產標簽的設備編號中輕松地獲得基本信息。