關(guān)于煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

*通訊作者：許冬，1985年9月，男，漢族，內(nèi)蒙古烏蘭察布人，現(xiàn)任內(nèi)蒙古蒙泰不連溝煤業(yè)有限責任公司辦公室主任，助理工程師，碩士研究生。研究方向：煤炭信息化管理。

摘 ? ?要：煤礦產(chǎn)業(yè)屬于典型傳統(tǒng)工業(yè)之一，雖然歷史悠久，但隨著經(jīng)濟社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，煤礦企業(yè)的部分工作在網(wǎng)絡(luò)信息平臺獲得了改革與發(fā)展的空間，其中就包括檔案管理。檔案管理是煤礦企業(yè)管理工作體系的重要組成部分，傳統(tǒng)手工管理模式已無法繼續(xù)適應(yīng)時代發(fā)展，推進檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè);檔案管理;信息化

一、引言

隨著信息化水平的不斷提升，信息化建設(shè)已成為國家發(fā)展的一項重要內(nèi)容。煤礦企業(yè)作為開采煤炭礦物資源的一大類企業(yè)，其自身的良好發(fā)展和科學(xué)管理對我國工業(yè)化水平的提高和經(jīng)濟的發(fā)展都有著一定的促進作用，因此，要重視煤礦企業(yè)的整體發(fā)展。煤礦企業(yè)的檔案管理對于煤礦企業(yè)而言，是記錄行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的一系列檔案內(nèi)容的重要工作項目，其管理內(nèi)容繁雜且工作量大，信息化建設(shè)能夠幫助煤礦企業(yè)切實提高檔案管理的工作效率。由此，煤礦企業(yè)要認真分析檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并根據(jù)實際問題提出科學(xué)合理的解決對策。

二、檔案管理的重要性

對于煤礦企業(yè)，檔案是很重要的內(nèi)容，包含可靠、完整的企業(yè)信息，是煤礦企業(yè)后續(xù)發(fā)展以及當前管理的參照內(nèi)容。檔案工作人員必須重視檔案管理，有效挖掘檔案信息，從企業(yè)發(fā)展過程中獲取有用的數(shù)據(jù)信息，為煤礦企業(yè)未來發(fā)展提供支持。管理者利用檔案信息，不僅可以掌握過去的企業(yè)發(fā)展歷程，解決當前企業(yè)的發(fā)展問題，甚至能夠預(yù)測今后行業(yè)的發(fā)展趨勢，保障決策有效性與合理性。假設(shè)煤礦企業(yè)平時沒有做好檔案管理工作，沒有保障檔案完整性，領(lǐng)導(dǎo)人員沒有獲取準確、一手的企業(yè)經(jīng)營資料，將容易做出錯誤、不合理決策，使企業(yè)遭受重大損失。在信息時代，煤礦企業(yè)的信息化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實意義。煤礦企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，必須重視數(shù)據(jù)分析，做好數(shù)據(jù)信息挖掘工作，如實反映企業(yè)的發(fā)展情況[1]。

三、煤礦企業(yè)推進檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）降低管理成本

依靠人工對檔案進行分類、整理等工作需要耗費大量時間、人力、物力、財力，還可能出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致檔案不齊全。有了檔案信息化管理，就可以基于自動化系統(tǒng)整理文件，對其進行歸檔和編排等，進而將各部門基礎(chǔ)工作結(jié)合在一起，實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，節(jié)省人力、物力，減少成本。

（二）實現(xiàn)煤礦信息互聯(lián)

檔案管理信息化能夠使檔案管理從以紙質(zhì)檔案保管為主轉(zhuǎn)向以數(shù)字資料存儲為主，延長檔案存儲時限，通過檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化支持信息互聯(lián)。如此一來，煤礦企業(yè)激活大量閑置信息，為開發(fā)檔案資源奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同時，基于電子檔案提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，方便相關(guān)人員根據(jù)權(quán)限調(diào)閱檔案。

（三）促成檔案管理標準化、自動化

在煤礦企業(yè)的現(xiàn)代管理中，檔案管理的標準化關(guān)系到其制度化、規(guī)范化，這要求檔案管理人員時刻謹記利用檔案管理信息系統(tǒng)記錄日常工作，不定期統(tǒng)計檔案，如查閱記錄、更新記錄、銷毀記錄等，從繁瑣、雜亂的工作中解脫出來，進行標準的歸納、排序，實現(xiàn)真正的自動化管理。

四、提高煤礦企業(yè)檔案管理有效性的對策

（一）加大軟硬件的建設(shè)力度

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化檔案管理已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢。現(xiàn)代科技為檔案管理提供了技術(shù)層面的支持和幫助，在實際使用中獲得了非常好的效果。企業(yè)要想獲得良好的檔案管理工作效果，必須投入足夠多的技術(shù)資源、資金資源，加快信息化建設(shè)步伐。除了要準備充足的硬件設(shè)備外，還要主動學(xué)習(xí)和重視信息技術(shù)內(nèi)部培訓(xùn)。

煤礦企業(yè)需要與時俱進，實時更新內(nèi)部軟硬件資源，保障信息化建設(shè)順利進行。為了提高煤礦企業(yè)內(nèi)部溝通質(zhì)量，企業(yè)需要從行業(yè)發(fā)展的角度考慮，使用統(tǒng)一標準，規(guī)范管理軟件的開發(fā)、使用流程。為保障軟件專業(yè)性，企業(yè)可以選擇外包定制軟件，使企業(yè)使用更適應(yīng)自身發(fā)展的軟件，保障內(nèi)部管理質(zhì)量。企業(yè)需要投入足夠多的資源，為檔案管理信息化建設(shè)提供充足資金。

（二）加強隊伍建設(shè)，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)

檔案工作發(fā)展日新月異，對檔案工作人員專業(yè)水平的要求也在不斷提高。因此，檔案工作人員必須不斷更新知識結(jié)構(gòu)，積極參與在職培訓(xùn)等再教育活動，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展需求。同時，單一的檔案管理人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)無法滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，必須不斷加強信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)與引進，通過人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊伍，以滿足檔案工作信息化建設(shè)的人才需要[2]。

（三）完善電子檔案體系，保證信息安全

基于檔案管理信息化的標準制度和規(guī)范，煤礦企業(yè)要建立完善的電子檔案體系，這是加快檔案管理信息化建設(shè)進程的必然要求。在實踐中應(yīng)明確建設(shè)數(shù)字化礦井的要求，據(jù)此形成自動化控制的電子檔案信息庫，整理好信息后分別發(fā)送給各部門，以提供信息參考。特別是要充分認識到檔案管理信息化的特征，專門設(shè)置電子檔案管理體系，采集并整理檔案信息，嚴格管理電子檔案，提高信息安全意識，杜絕檔案信息的泄露、流失。

當下，煤礦企業(yè)大多利用以B/S架構(gòu)為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺，建成開放式的檔案信息共享模式，雖為利用檔案提供了便利，但其信息傳輸模式、信息利用模式必須建立在煤礦企業(yè)檔案分級管理的基礎(chǔ)之上，以全面保證檔案信息的安全性。

（四）充分利用信息技術(shù)并完善設(shè)備投入

檔案管理的信息化建設(shè)離不開專業(yè)的信息化工作設(shè)備，因此，煤礦企業(yè)需要在設(shè)備管理方面投入一定的資金去購買檔案信息化管理所需要的設(shè)備，例如，大型存儲器和掃描儀等。除此之外，部分煤礦企業(yè)由于信息技術(shù)利用不充分以及其他種種原因，在設(shè)備和工作團隊完善之后卻并未因檔案管理的信息化建設(shè)而提高工作效率。這就要求煤礦企業(yè)在提高重視程度和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)之后，應(yīng)切實有效地利用信息技術(shù)進行檔案管理，并建立相應(yīng)的監(jiān)督部門實時監(jiān)督檔案管理工作的進展，以提高專業(yè)信息化工作能力[3]。

（五）積極引進優(yōu)秀人才，加大培訓(xùn)力度

知識經(jīng)濟大背景下，最寶貴的資源就是人力資源。企業(yè)能否屹立不倒，具有可持續(xù)發(fā)展能力，關(guān)鍵在于企業(yè)整體人才資源儲備是否充足。為了保障檔案管理的有效性，企業(yè)需要儲備足夠多的檔案管理優(yōu)秀人才。檔案管理信息化建設(shè)，本就是一個動態(tài)工程，需要管理人員具備豐富的知識儲備，與時俱進，跟上時代步伐，滿足企業(yè)發(fā)展需要。

首先，參考煤礦企業(yè)在檔案管理中遇到的各種實際問題，做好人員培訓(xùn)、人員教育工作。培訓(xùn)需要涵蓋專業(yè)檔案知識、管理知識以及信息化知識，開展進修、委培、在職培訓(xùn)活動，全面提高企業(yè)內(nèi)部人才綜合素質(zhì)。其次，做好人才引進工作，并積極宣傳，從外界吸引更多優(yōu)質(zhì)檔案人才，提高薪酬福利，留住人才，不斷擴充人才隊伍，發(fā)揮人才的作用[4]。

五、結(jié)束語

綜上所述，通過檔案數(shù)字化管理，可打破檔案管理部門的局限性，加強檔案的采集、管理、服務(wù)等職能，實現(xiàn)高效合理的檔案信息資源配置，為煤炭企業(yè)的安全高效發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻：

[1]張格格.淺談加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].中國有色金屬， 2018（51）：152-153.

[2]李萍.論如何加強企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)[J].企業(yè)導(dǎo)報， 2014（52）：135.

[3]姚保華.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].企業(yè)改革與管理， 2017（2）（下）：15-16.

[4]黃華.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].中國管理信息化. 2017（20）：162-163.