醫院檔案管理存在的問題與對策

張慧英

【摘要】經濟高速發展背景下，各類先進技術持續性入駐各行業領域中，做好檔案管理工作作為各醫院重要工作內容，需對其加以重視，因其實際性承載醫院管理活動及其機構建設狀況，提高醫院檔案管理水平，實現醫院檔案管理更具規范化、數字化。新時期背景下，醫院檔案管理需跟隨時代發展潮流，從多各視角提出相應的管理措施，增強醫院檔案管理數字化、信息化，全面貫徹醫院各項工作，為廣大群眾提供更優質的服務。本文主要分析醫院檔案管理實際特征及其價值，分析其實際管理中存在瓶頸，提出行之有效的管理策略，提高醫院檔案管理水平。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;問題;策略

【中圖分類號】R197.323 【文獻標識碼】A 【DOI】

Problems and Countermeasures in the Management of Hospital Archives

Zhang Huiying

（Changyi City People's Hospital Weifang， Shandong 261300）

【Abstract】Under the background of rapid economic development， various advanced technologies continue to enter various industries and fields. Doing a good job of archives management is an important work content of each hospital， which needs to be paid attention to because of its practicality to carry hospital management activities and institutional construction In order to improve the level of hospital archives management and realize more standardized and digitalized hospital archives management. Under the background of the new era， hospital file management needs to follow the trend of the times， propose corresponding management measures from multiple perspectives， enhance the digitalization and informatization of hospital file management， fully implement the various tasks of the hospital， and provide better services to the general public. This article mainly analyzes the actual characteristics and value of hospital archives management， analyzes the bottlenecks in its actual management， and proposes effective management strategies to improve the level of hospital archives management.

【Key words】hospital; file management; problem; strategy

新時期背景下，各類先進技術不斷推廣實踐，醫院檔案信息爆發式增長，且檔案信息資料內容多樣化，增加檔案管理難度，需積極與現下時代做好銜接，采取有效的管理措施提高檔案管理水平。醫院檔案客觀、全面記載醫院日常活動，如行政檔案、人事檔案等，作為各項活動重要憑證，且是醫療科研工作有序實施基礎保證。隨著醫院服務水平提高，其各項工作內容實現精細化劃分，形成檔案資料種類繁多，具有一定的復雜性，受多方面因素影響，難以獲取良好的管理成效，不利于各項服務有效執行，有必要提出針對性解決措施，為醫院檔案管理規范化提供助力。

1 醫院檔案管理特征及其重要價值

1.1 醫院檔案管理特征

醫院檔案種類繁多復雜，且涉及人員、科室較多，實際管理難度較大，尤其針對現下各類先進技術不斷入駐檔案管理中，需積極抓住該契合點，提高檔案管理水平，為相關部門提供優質服務。醫院檔案管理特征主要包含以下幾方面：①檔案搜索更快捷。信息化背景下，醫院檔案管理充分應用各類先進技術，構建完善的管理平臺完成信息收集、存儲，確保檔案應用者不受時間、空間干擾，醫院檔案管理更具便捷性。②可收集多元化檔案。醫院檔案管理資料收集、存儲作為檔案管理重要內容，促使檔案趨于電子化、數字化，可保證檔案分類更快捷、且處于短周期內收集多樣化資料，豐富檔案內容。③為人們提供個性化檔案服務。現下多種先進技術用于檔案管理中，促使其提供服務更具精準性，充分發揮各類技術優勢，可實現檔案資源共享，為人們提供自身所需專項檔案服務。醫院檔案管理人員可自行選擇檔案收集方式，發揮檔案資源能效，促進醫院可持續發展[1]。

1.2 醫院檔案管理重要價值

充分借助各類先進的信息技術，提高醫院檔案管理工作效率及質量，創新檔案管理理念，進一步實現檔案管理規范化、標準化，促進醫院經濟效益最大化。醫院檔案管理作為重要工作內容，加強其管控價值體現在以下幾方面：

（1）提升患者病情記錄真實性及有效性。加強檔案管控可確保患者自身病情客觀、完整記錄，為醫務人員診療提供參考。醫院檔案管理具有多重功能，其核心價值在于促進醫療服務精細化管控，綜合性記錄患者診療、用藥實際狀況，可為患者提供精準性服務，減少治療失誤等不良現象。

（2）對醫療服務人員工作質量監督。加強檔案管理可對醫院內部全體人員進行動態化監督，保證其嚴格依照相關規程要求，明晰自身工作職責，醫療檔案中系統性記錄患者病情，護理人員需對自身護理、診療患者全面負責，若患者出現不良現象或嚴重醫療事故，可依托檔案資料信息短周期內確定相關責任人。因此，醫院檔案管理可動態化監督全體工作人員工作質量，促使其始終保持認真、負責的工作態度。

（3）為醫務人員提供考核依據。醫院進行檔案管理，可為醫務人員績效考核提供參考，通過全面績效考核，對其人員進行全方位監督，且客觀、科學評價其工作實際成效，發揮其人員工作主觀性。異物人員績效考核過程中，需掌握績效考核標準及關鍵指標，方可客觀評價被考核對象工作質量，檔案信息是關鍵參考信息。

2 醫院檔案管理存在的問題分析

信息化背景下，醫療體系不斷創新改革，檔案自身資源發揮價值愈發凸顯，獲取醫院高度重視。具體實踐過程中受多重因素的作用，仍存在管理困境，影響檔案管理水平提高，以及其自身能效發揮，不利于醫院良好發展。醫院檔案體量大、種類繁多，主要管理存在不足如下：

（1）檔案管理意識不足。現下醫院檔案管理中，部分醫院對其管理缺乏正確的理念及方式，管理人員錯誤認為檔案管理需保證資料完整性即可，無需投入較多的人力資源，未正確明晰檔案管理對醫院發展關鍵作用，日常管理以粗放式管理為主，工作存在無序化現象。多數管理人員長期并未對其進行培訓，以及相關監督機制缺乏，促使人員自身意識不強和認識偏差問題，工作實踐過程中并未明確掌握自身職責，忽視檔案管理重要性，難以從本質層面保證檔案完整性及可靠性。

（2）檔案管理制度不健全。醫院檔案管理制度是落實各項工作基礎保證，現下部分醫院檔案管理制度缺乏完善，無法為檔案管理人員工作落實提供導向，主要體現在以下幾方面：首先，部分醫院制定檔案管理制度，具體實踐可行性較低，深究其成因為制定相關制度過程中，并未立足醫院自身特征及其發展規律，制定相關制度與實際工作差異性較大，難以充分發揮檔案管理制度自身約束性。其次，檔案管理長期性和復雜性，尤其針對信息篩選、分析等工作，作為檔案管理重要環節，要求檔案管理部門需積極掌握醫院戰略發展目標，從整體層面做好宏觀規劃，實現任務目標精細化管控，將實際任務劃分至個人層面。現下醫院檔案管理現狀分析，并未形成規范化責任制，具體管理中出現無人管或多人管現象，一經出現失誤難以找出相關負責人，影響檔案管理有效性。第三，現下多數醫院檔案管理推行監督機制，主要體現在各部門內部，監督管理難以落實。監督管理方式應用存在部分不足，過度將核心置于定期巡查管理，并未形成全過程檔案管控，難以發揮監督管理自身價值，監管目標難以達成。最后，獎懲機制難以全面貫徹。一方面，檔案管理部門對工作質量并未進行綜合性評估，難以精準掌握日常管理實際狀況，未高效、及時對日常檔案管理重難點進行分析，影響檔案管理工作質量。另一方面，針對檔案管理中表現優異的人員未給予獎勵，影響人員工作積極性。

（3）檔案管理條件不佳，信息化程度較低。信息時代背景下，檔案管理均需依附于各類先進設備技術，完善的基礎設施，檔案管理部門作為檔案管理重要區域。現下部分檔案管理室內基礎設施軟硬件不足，如計算機系統更新速度滯后，先進設備配置不足。醫院行政檔案管理缺乏先進設備提供保證，如軟硬件設施、局域網絡，完善的設備可確保檔案管理實現規范化、標準化，實現內部信息共享，受多方面因素影響，信息化設備配置不足，局域網建設缺乏完善，影響醫院檔案管理信息壁壘，無法發揮檔案自身價值。同時，隨著各類先進技術普遍應用，為檔案管理帶來多個優勢的同時，挑戰同等存在，安全便為核心考量因素，需對其加以重視[2]。

3 醫院檔案管理策略

3.1 更新檔案管理意識

醫院檔案管理作為一項綜合性、復雜性工作，要求檔案管理部門需高度重視，為增強檔案管理成效，需加強其管理意識創新，建議應積極將以下幾方面作為切入點：（1）醫院檔案管理人員需創新自身工作理念，自行學習先進文件精神，掌握檔案對醫院發展的積極作用，創新自身管理工作理念，積極參與到檔案管理工作中，營造良好的工作氛圍;（2）檔案管理人員作為檔案管理實施者，需進一步提高其自身思想意識，定期開展人員培訓工作，構建動態化學習機制，尤其針對重點培養工作人員責任意識、服務意識，發揮管理人員自身主動性，全面參與到各項管理工作中。（3）醫院應積極發揮自身統籌工作，相關領導人員和檔案管理人員需全面落實各項工作，提高工作效率和質量。

3.2 完善檔案管理制度

醫院檔案管理制度為檔案管理工作有序實施提供導向，隨著醫療體系不斷變更，醫院檔案管理制度建設逐步提上日程，基本形成完善的管理體系，保證其工作質量有效性。針對上述檔案管理制度存在的不足，需通過加強以下幾方面工作：第一，構建相關行政檔案管理制度時，應結合醫院戰略發展目標，遵循檔案管理實際特征及需求，增強管理制度科學性及可操作性，為后續管理提供制度支撐。第二，責任制度完善。現下檔案管理部門需結合現下管理實際狀況，對其內容進行新一步整合，掌握日常工作重難點。將管理內容實現精細化劃分，確保各項管理內容交由專項人員負責，從本質層面解決無人管或多人管現象。第三，監管管理可保證檔案管理流程化、標準化，優化管理制度，調動人員工作積極性。一方面，需充分發揮醫院自身統籌管理價值，構建動態化管理制度，實現檔案管理全過程監管，并對其工作質量進行系統性評價，以免工作中存在漏洞。另一方面，檔案管理部門需不斷強化監管力度，對檔案資料收集、存儲等進行分析，確保歸檔信息真實性、規范化[3]。

3.3 規范檔案數據采集管理流程

新時期背景下，各類先進技術不斷入駐醫院檔案管理中，進一步提高檔案管理效率及質量，為凸顯檔案管理自身價值，需積極規范其數據采集管理流程，掌握各類文件歸檔統一性標準及格式，增強檔案管理人員分類意識，各部門需及時將工作形成相關數據資源傳輸至檔案庫中，保證信息完整性、真實性，發揮檔案管理信息自身價值。為提高檔案數據信息采集質量，需構建完善的考評機制，達成數據精細化管理，做好全方位監督工作，確保檔案管理資料數據可靠性，依照其收集時間、模塊進行劃分。

3.4 完善醫院檔案管理基礎配置

多數醫院成立時間較長，檔案管理資料體量大，其以紙質版、膠片形式存在，長時間處理自然環境下存儲，增加資源破損風險，檔案資料存儲現下實際狀況，需耗損大量資源，難以確保其自身價值。需積極更新基礎配置，加大資金等投入，引入多項軟硬件設備，實現無紙化存儲，充分應用計算機系統完善檔案信息查詢、共享系統，為后續使用便捷提供保證。應強調的是，數字化時代背景下，檔案管理逐步趨于自動化、數字化，應保證其網絡安全性。醫院檔案管理工作過程中，需啟動其內部防火墻，并定期對電子檔案進行備份，結合各部門、科室、人員實際狀況，賦予合適的權限，針對重要程度較高的資料，其查詢過程中需聯合應用密碼及人臉識別方可查看，如此可提高檔案信息利用率，保證其內容信息可靠性，不定期檢查醫院信息設備，定期做好殺毒等工作，促使網絡安全性，為檔案管理實現信息化、數字化提供保證[4]。

3.5 提高檔案管理隊伍專業水平

檔案管理作為一項綜合性服務工作，要求管理人員需具備較高的專業基礎，開展檔案管理隊伍建設中，需積極強化以下兩方面工作：一方面，加強檔案管理人員培訓。應積極分析現下檔案管理人員存在不足，掌握其知識薄弱點，需針對性采取培訓措施，豐富其工作知識體系，增強其專業水平;另一方面，加大檔案管理人員準入門檻，不僅需具備良好的專業知識，而且應具備豐富的實踐經驗，不斷為隊伍注入新鮮血液，確保檔案管理良好發展。

4 結束語

醫院檔案管理作為醫院管理重要內容，其與醫院生存及發展密切相關，隨著檔案資料種類趨于多樣化，以及信息體量隨之增加，應積極掌握現下檔案管理中不足，深究其成因，采取針對性解決措施，從多層次、多維度創新檔案管理模式，提高檔案管理水平，為醫院健康、長足發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

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[4]楊硯.三級甲等醫院醫療糾紛檔案管理存在的問題與處理對策[J].中國衛生產業，2019，16（16）：37-38.