淺談如何做好公立醫院檔案管理工作

韋瑋

摘要：隨著我國市場經濟程度的不斷深化，科學技術的不斷發展，傳統的管理思維及模式已經無法滿足現實的需要，現代化、信息化的管理模式正在逐步滲入公立醫院的檔案管理中。如何正確運用現代化的管理手段，做好公立醫院檔案管理工作逐漸成為一個重要課題。本文主要從當前我國公立醫院檔案管理的現狀，新時期如何做好公立醫院檔案管理工作提出相關的意見和建議。

關鍵詞：公立醫院;檔案管理;現代化

一、正確認識公立醫院檔案管理工作的重要性

（一）檔案是公立醫院各項工作的原始記錄

公立醫院的檔案管理主要包括病案和綜合檔案。病案的內容來源于臨床醫療實踐，醫師、護士是病案的主要書寫者，醫技科室書寫檢查報告，很多患者也留下了知情同意書的簽字，患者也成為了病案書寫的參與者。一份完整、優秀的病案，不僅是寶貴的醫療文件，能夠歷史地、真實地、完整地記錄疾病診治的全過程，也是具有法律依據的第一手材料，為醫療糾紛、傷殘事故、保險理賠的處理提供了重要依據。除了病案，還有公立醫院日常工作中產生的各類文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、專業技術檔案、照片、磁盤、證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌等，對真實記錄醫院發展歷程具有極其重要的意義。

（二）檔案工作是推動公立醫院創新發展的重要動力

檔案對公立醫院發展具有存儲作用。公立醫院建設成果一開始只是公立醫院自己的，一旦歸檔存儲之后，即可以通過檔案的推廣利用在行業內廣泛傳播，從而產生不可估量的社會效益和經濟效益。

尤其要說明的是，科技檔案作為公立醫院檔案的重要組成部分，通過對科技檔案信息的開發就可以使科技檔案信息的價值得以充分利用，進而產生相應的社會效益和經濟效益。從科研檔案、設備檔案、基建檔案中準確地摘錄有關內容，詳細介紹新技術、新項目及科研成果的技術指標、主要完成人員、臨床應用效果、推廣應用情況等，有助于醫務人員在實際工作中學習應用新技術、新成果、新設備，進而提高公立醫院的社會效益、技術效益和經濟效益，最終促成科研成果的技術轉化。另外，存儲下來的成果獲得積累，可以為后人的創新提供原始檔案資料，為公立醫院發展再創新打下良好基礎。

二、新時期如何做好公立醫院檔案管理工作

（一）樹立檔案工作講求經濟效益的理念

公立醫院檔案工作人員要適應市場經濟的需要，樹立檔案工作講求經濟效益的理念。首先要改變“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，主動服務、指導科室真實完整收集各類檔案材料。其次，要增強時效意識，及時、準確地為使用者提供檔案，為增強公立醫院競爭力服務。最后，要充分認識檔案的價值和作用，努力歸納及開發檔案信息資源，為公立醫院創造更多的經濟效益服務。

（二）增強法制意識完善制度建設

自《檔案法》正式頒布以來，我國各級各部門越來越重視檔案工作，出臺了一系列實施辦法以及相關配套的有關檔案工作的行政法規、條例。公立醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，應抓住國家加強檔案工作法制建設這個契機，主動適應衛生體制改革的發展，聯系衛生改革實際制訂本單位的規章制度體系，使公立醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

（三）夯實基礎，規范管理

隨著公立醫院管理日趨規范化，公立醫院檔案內容不斷更新，檔案數量與日俱增，因此，檔案部門必須做好業務基礎工作。一是擴大檔案材料的收集范圍，進一步完善歸檔制度，積極做好各門類、各種載體檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料的流失。二是做好檔案材料的價值鑒定工作，對超期保管的各類檔案進行鑒定銷毀工作，保證館藏檔案的真實、完善、精練、有實用價值，優化館藏。三是搞好檔案材料的整理工作，提高案卷質量，對形成的檔案材料要按照醫藥衛生檔案分類方案進行基礎的分類、組合、排列和編目，組成有序體系便于提供利用。四是完善檢索工具體系，滿足公立醫院各方面對開發利用館藏檔案的需要。

三、加強檔案管理工作的對策

（一）強化檔案意識，提高重視程度

在知識經濟和信息時代，信息已成為極重要的戰略資源。檔案資源是一種信息資源，是一種潛在的生產力，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟效益。但是由于多數公立醫院檔案意識淡薄，認為檔案管理工作可有可無的觀念非常普遍，導致檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。因此，應增強檔案意識，提高重視程度。

首先，要加強檔案工作的宣傳，普及檔案業務知識和法律知識，使檔案意識深入人心。其次，公立醫院領導應重視檔案工作，將檔案工作納入重要議事日程，把檔案工作與公立醫院的全面發展建設緊密結合起來，將檔案管理納入公立醫院綜合目標管理考核中。最后，要強化公立醫院檔案工作者的使命意識。檔案工作者必須充分認識檔案工作的重要性，有強烈的使命感和責任感，愛崗敬業，無私奉獻。

（二）健全管理制度，規范檔案章程

公立醫院要根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，制定檔案管理制度。建立健全單位規章制度，使公立醫院檔案管理工作有法可依、有規可循，真正形成制度管人、職責管事的良性管理機制。同時，應對公立醫院各個門類、不同載體的檔案進行統一管理，并對管理成效予以統一考核，使檔案管理與醫療業務考核評價掛鉤，改善歸檔滯后、材料不齊全的局面。

（三）加大基礎投入，強化現代化管理

公立醫院應從實際情況出發，引進適合自己的現代化技術設備，開展數字化信息管理。要加大對檔案基礎設施建設的投入，購買空調、除濕機、密集架等設施設備，不斷改善檔案安全保管條件。采用檔案管理系統專用軟件輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，建立和充實公立醫院檔案數據庫，實現公立醫院檔案管理辦公自動化和數字化，既節省人力、物力和財力，又提高了工作效率。

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