新時期高校學生檔案管理改革初探

【摘要】學生檔案作為人事檔案系統的關鍵組成部分，對學生的學習生活或者社會活動的方方面面都有著重要的記錄，對學生今后的生活就業等都會有這樣的影響，加強高校學生檔案管理工作，可以更好的保證學生檔案的質量。

【關鍵詞】新時期;高校學生檔案;管理改革

1.前言

當前階段，大部分高校在開展學生檔案管理工作過程中，仍然存在著對該項工作認知不到位，且相應的管理機制匱乏，工作人員技能水平較低等多方面的問題，需要各部門加強對這些問題的研究分析才能更好的提升檔案管理質量，確保學生檔案的真實性準確性。

2.高校學生檔案管理工作存在的問題

2.1學生對該工作認知不到位。目前具體結合大多數的高校對檔案管理工作認知不到位，是當前影響檔案管理改革工作進一步開展推進的關鍵因素，當前大部分的學生對檔案管理工作的認識普遍存在著一定的誤區，有關檔案的處理方式缺乏認知，部分學生隨意的將自身的障礙放置在學校，而且部分學生自己保管的檔案，另外也有部分學生將自己的檔案存放在相關的人才市場，但在經過長時間后就將遺忘存放位置;更多的是畢業生對自己的檔案的處理摸不清楚，不知道自己檔案應放在何處，學生對學生檔案管理的認知不到位，相關的管理意識較為薄弱，使得大部分的學生通常只有在涉及到檔案使用或者相關方面的工作時，才會主動積極去了解自身檔案的所在地以及檔案的相關信息，該種問題導致整個檔案處理工作的質量水準較低，而且整體的效率也嚴重的被拖慢[1]。這種學生的檔案管理工作認知不到位的情形，還表現在如果學生在過段時間或對單位進行查找時，才發現相關的單位職工放不正確，不了解具體的處理方式，就需要回到學校來進一步的調查相關檔案信息，對整體的工作效率的提高產生了嚴重的不利影響。

2.2管理人員綜合素質及技術水平較低。從學生的管理方面的工作人員的綜合素質及管理水平情況來看，人員方面的問題也比較嚴重，由于部分的高校對于學生的管理方面的意識較為薄弱，沒有配備專業化的工作人員進行檔案的管理，使得在進行學生的管理方面的工作人員同時身兼數職，而且對具體的檔案管理方式以及工作方法沒有更加全面的了解，在具體管理過程中存在著學生檔案信息錯亂或者位置擺放不對等各種不良情形，給學生的檔案信息的準確性，真實性帶來了不利影響。除此之外由于缺乏專業化的檔案管理，工作人員使得該方面的工作效率處于較低的狀態，學校對學生檔案管理工作的不重視，使得該方面的資金投入力度較小，因此即使有工作人員進行管理工作，但該部分工作人員缺乏培訓機會，難以了解當前時期對高校學生檔案管理工作的新要求，新變化自身的理論知識以及管理技能，也無法隨著時代發展進行相應的更新，降低了整個管理隊伍的工作水準。

2.3相關規章制度不完善，管理流程不規范。最后，學生檔案管理工作過程當中所涉及的規章制度不完善，管理流程不規范也在一定程度上影響了該項工作的改革發展，目前部分高新仍然沒有建立起相對有效的檔案資料管理規章機制，使得該項工作在開展過程當中處于一個混亂的狀態，各個環節之間的有效銜接性較差，對于上個環節的管理情況，下一環節的工作人員無法進行全面的了解，導致整個管理工作質量水平較低[2]。除此之外，相關的硬件設施也不夠完善，目前大部分的高校對檔案管理工作方面的設備投入力度較低一些，高校對于專業化的檔案管理庫房的建立沒有引起高度的重視，而且相關的辦公室是一比較陳舊，嚴重降低了整個工作的質量，而且在此種形式下進行學生檔案管理，工作就容易出現資料錯亂，漏假等各方面的問題。

3.針對上述問題所提出的解決措施

3.1完善管理環境，建立健全相關制度體系。建設專業化的學生檔案管理環境，同時建設相應的管理規章制度，可以保障整個檔案管理工作的順利開展以及推進。針對當前階段大管理的現狀較為混亂的情形，學校在今后的工作中就要重視對內部管理情況的改善，在管理階層以及學生群體當中，加強學生檔案管理工作重要性的宣傳力度，使學生以及工作人員意識到該項工作的重要性以及必要性，從而在規范相關流程的基礎上，提升學生對該項工作的重視程度[3]。對于管理工作過程當中所涉及的規章機制也要進行相應的健全完善，針對學生檔案管理工作過程中，可能涉及的各種情況提前做好預備方案，建立完善的檔案管理流程。

3.2提升工作人員管理能力，建設專業化管理團隊。由于學生檔案管理工作的內容較廣，而且涉及的部門較多，因此就需要建立專門的工作部門，與其他部門或組織之間進行相互配合，才能更好的實現集中化專業化的檔案管理。在今后的工作中，學校針對于工作人員方面就需要做出相應的改進，可以根據學生的規模來確定該方面專職工作人員的數量，形成專業化的骨干管理隊伍，與此同時給予工作人員定期的培訓機會，幫助工作人員豐富理論知識，更好的了解新時期對學生檔案管理工作的新要求，只有在理論知識豐富的基礎上，工作人員才能更好地結合學校的實際情況進行相應的創新性發展。與此同時，學生的管理工作較為復雜，僅僅依靠專職檔案的管理人員是難以在短時間內將如此繁重的任務高效完成，需要其他部門以及相關人員的共同幫助，因此高校要注重學生檔案管理的專業化以及兼職化，建設成專、兼職相結合的檔案管理工作團隊[4]。

結束語：當前時期高校學生的管理工作仍然存在著多重問題，各方面的原因，影響了辦案管理工作質量水平的提升，對學生檔案的記錄等工作也造成不良影響，在今后工作中，高校要加強對管理問題的研究分析，并及時的采取相應措施將問題解決，促進檔案管理工作的改革升級保障檔案管理工作質量水準。

參考文獻：

[1]羅艷麗.大數據環境下高校數字檔案資源管理[J].山西檔案，2019（4）：124-127.

[2]趙躍，梅夢娜.我國檔案學研究的堅守、轉向與進路——基于檔案學者研究方向變化的審視[J].檔案學通訊，2019（3）：63-65.

[3]單鵬斌.新時期學校檔案管理規范化創新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（06）：253-254.

[4]崔震.普通高中學生檔案“四位一體”管理模式探析[J].山東檔案，2019（02）：74-75.

作者簡介：蔡國棟（1983年11月），女，民族漢，山東威海人，碩士，講師，主要從事學生教育管理方面的研究。