事業單位人事檔案管理信息化對策研究

2021-10-27 06:57:28柴翔坤

魅力中國 2021年34期

柴翔坤

（榆林市榆陽區機關事業單位和居民社會養老保險經辦中心，陜西榆林 719000）

隨著互聯網、信息技術的快速發展應用，事業單位人事檔案管理也迎來了全新的發展挑戰與機遇，應用信息化技術有助于更加科學規范的開展事業單位人事檔案管理工作，信息化技術的充分普及應用充分促進人事檔案管理工作效率的全面改善和提升?；诖髷祿?、互聯網技術的應用普及，事業單位在開展人事檔案管理工作過程中，可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息，并且計算機技術可以快速實現對于信息的檢索與查詢，相比于傳統的人工檔案管理模式，有效提升了信息查詢檢索的效率，為工作人員減輕了大量的工作負擔，有助于提升事業單位人事檔案信息保管的精準度與可靠性，提升事業單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動事業單位人事檔案管理的信息化建設和發展，能夠充分展示出事業單位自身發展運營的實際狀況。能夠充分展示出事業單位人員流動的情況，經營發展的規模變化，自身潛在資本的發展變化情況等等，事業單位獲取這些精準信息之后有助于促進其做好進一步的人事管理戰略發展規劃，積極促進人事培訓以及人才選拔晉升與績效管理考評等各項工作有序開展，充分促進事業單位提前做好內部人力資源的管理儲備，加強事業單位自身人力資源管理工作的有效性。

一、事業單位人事檔案信息化管理的意義

（一）順應時代發展

在社會經濟與科技穩定發展的支撐下，事業單位的各項工作離不開計算機信息技術的應用，已經成為社會發展的重要趨勢，需要得到事業單位的重視，確保在實際開展各項工作的過程中能夠做好全面的分析，適當將信息技術融入檔案管理的各個環節，這樣不僅能夠全面提高管理的效率，同時有利于順應時代發展，避免受傳統人事檔案管理模式的影響而限制事業單位的人才培養與優化。所以說，只有不斷做好創新，并加強對新型技術應用的重視，才能夠提高檔案管理的信息化水平，推動事業單位的發展。

（二）人事檔案管理工作效率的提升

事業單位人事檔案管理工作的內容相對較為復雜，而且涉及的內容相對較多，主要包括工作人員的學習經歷、任職履歷及工作能力等多項內容，有效對事業單位人才信息進行儲備。由于傳統人事檔案管理工作方式需要手工制作存檔，不僅會消耗一定的人力物力，同時為后期的檔案提取增加了更多難度，一旦有管理人員辭職，則交接工作在短期內無法順利完成，產生的影響較為嚴重。所以，只有強化對信息化檔案管理的重視，并通過數字化技術的應用，有效提高檔案管理的效率。保證各項工作順利進行，提升單位服務質量，保證事業單位穩定發展。

（三）行政成本的降低

由于傳統紙質檔案管理類目相對較多，而且在實際查閱的過程中效率低，修改流程相對較為繁瑣，無法對大量信息進行高效處理，一旦對檔案整理有時間要求，則應該增加辦公經費及工作人員數量，導致成本大幅度提升。對于人事檔案信息化管理的應用，可以有效解決當前管理存在的問題，并利用計算機核心技術對大量復雜信息進行電子歸檔，不僅可以保證查閱的高效性，同時不受其他因素影響，有效降低行政成本，最大化發揮信息化技術的應用效果，確保事業單位人事檔案管理的水平不斷提升。

二、事業單位人事檔案信息化管理的實施策略

（一）充分利用信息化手段構建人事檔案管理數據庫

對人事檔案資料實施電子化管理，并在技術方面給予絕對支持，不斷引入先進、便捷、方便使用的信息化技術與信息化手段，可有效提升事業單位的人事檔案信息化管理實際水平，可促進事業單位逐步實現人事檔案電子化管理，做好人事檔案的電子化儲存工作，可妥善解決紙質人事檔案存放期間可能發生的潮濕、發霉、損壞等問題。人事檔案電子化儲存，只需要借助移動硬盤或是云平臺就可以實現。電子化檔案還具備儲存簡單以及儲存量大、資料傳輸速度快等多種問題。但為了進一步提升事業單位的人事檔案資料儲存安全性與科學性，事業單位應該與時俱進，積極引入相應人才，或是積極與上層政府進行有效聯系，結合國家要求將人事檔案資料存儲在國家研發的網絡平臺上或是數據平臺中。但為了提升人事檔案的應用效率，事業單位應結合單位實際需求，創設相應的人事檔案資料數據管理庫，結合單位實際需求進行排序。并借助相關設備掃描相應的人事檔案資料，將人事檔案資料一一錄入電子數據庫中，檢查錄入信息是否準確，然后對錄入的電子化資料進行細化與分類。最后，充分應用信息技術設置電子數據庫的檢索關鍵詞以及檢索方式，方便后續事業單位調閱或是查看這些人事檔案資料，提升人事檔案管理部門工作的有效性與科學性。

（二）完善并健全事業單位的人事檔案管理制度

想要約束人事檔案管理人員的工作行為，提升事業單位對相關人事檔案資料的保護有效性與資料保密性，則必須采取一定措施約束管理人員的人事檔案管理工作態度、工作行為與日常行為，明確人事檔案管理工作中存在的各種問題，從人事檔案管理工作中的各個環節入手，全面了解人事檔案管理工作的流程，合理設立相應的人事檔案管理制度，在現有基礎上進一步規范現有人事檔案的初期審查流程、檔案錄入流程、檔案儲存流程、檔案調閱流程以及檔案保密流程等等，從而提升人事檔案管理工作的有效性與標準性，避免檔案管理人員肆意揮霍自己的權利，肆意處理人事檔案相關資料造成的人事檔案資料流出現象。再者，基于管理現狀有效完善現有的人事檔案管理制度，并進行嚴格監督、嚴格把控，可充分杜絕檔案管理人員的不良行為、違法行為等異常行為的發生。但因為事業單位日常工作中有很多個環節涉及到人事檔案管理工作，所以想要完善相應的管理制度，必須積極做好事業單位工作人員的教育工作，強化檔案管理人員的信息化管理意識以及安全管理意識，輔助事業單位的人事檔案管理制度健全、完善工作的進行。在完善相關制度前后，必須始終保證相應人員能夠嚴格遵守相關法律法規，能夠積極約束自己的行為，能夠不斷提升自己的職業道德素養與職業道德操守，將人事檔案管理工作做到位，始終嚴謹認真、積極嚴肅的完成自己的相關工作，結合事業單位實際需求，積極合理的利用人事檔案信息，及時滿足事業單位的用人需求，做好人才儲備工作，促進事業單位發展進步。

（三）更新人事檔案管理觀念，加強對人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案資料中詳細記載著人才的文化水平、社會經歷、工作成績以及人事變動等等信息，與相關人才的整體能力息息相關。做好人事檔案管理工作，不僅可及時更新人才的相關檔案資料，還可促進事業單位繼續發展，還可進一步提升人事檔案資料的準確性與完整性。信息化管理是現今事業單位比較推崇的一種管理方法與管理手段，可有效解決現有人事檔案管理工作中存在的各種問題，還可有效彌補傳統檔案管理存在缺陷。但是，我國信息化技術還處于高速發展階段，不斷發展，不斷變化，不斷提升。人事檔案管理人員想要在日常工作中充分落實信息化管理工作，不僅要積極更新自己的信息化管理技術，積極學習各種信息化管理手段，結合事業單位的人事檔案管理工作實際需求，不斷滿足單位日益升高的人事檔案管理需求，還需積極更新自己的人事檔案管理觀念。檔案管理人員必須充分認識到不斷學習、不斷進步的必要性，積極學習國內外的優秀信息化管理經驗與管理手段，積極提升自己的能力，并在人事檔案管理工作中逐步引入新型信息化技術與手段，逐步提升事業單位的人事檔案信息化管理水平。促使信息化管理始終與時代發展趨勢走在同一階段，還可促進事業單位繼續與時俱進，積極發展，與國際并聯。事業單位管理者也需積極更新自己的管理理念，認識到更新管理理念對人事檔案管理工作以及事業單位未來發展的積極影響。

（四）加大人事檔案信息化管理的資金投入，提升整體管理水平

想要在事業單位的人事檔案管理工作中全面落實信息化管理，事業單位不僅要重視信息化管理，鼓勵信息化手段在人事檔案管理工作中落實應用，還需增加人事檔案信息化管理的資金投入，鼓勵相關部門不斷優化現今應用的信息化管理設備與人事檔案管理設備，增加信息化技術研發的資金投入，增加人事檔案信息化管理人才的培養資金投入，才能全面提升人事檔案信息化管理的實際水平。但為了保證資金投入的科學性與合理性，事業單位必須完善現有人事檔案管理工作的相關投入機制，明確檔案管理信息化建設所需要的經費數字，并將經費納入制度化軌道中，確定資金要求合理后，提供專項資金，實現資金投入長效化，保證人事檔案信息化管理工作能夠順利開展，順利完成。事業單位在投入相應資金后，還需增加資金監管力度，明確每一筆資金的實際應用方向，確定資金的使用合理性。