5G時代外貿英文函電寫作的實用技巧探究

涂曉韋

摘 要：外貿英文函電是一種主要用于溝通國內外商業信息、聯系跨國商業事務的國際通用交流媒介。5G時代背景下，外貿英文函電顯示出較強的智能化、即時性、生動化特征。然而在當前外貿英文函電寫作實踐工作中，受機器翻譯準確性不高、智能錄入工具易造成依賴、數據分析結果存在適用性問題等原因影響，函電寫作存在表述不專業、遺漏觀點想法和業務性錯誤等問題。基于此，提出5G時代外貿英文函電寫作的實用技巧，包括使用專業詞匯翻譯工具、運用智能語句篩選系統、借助句式自動轉化技術、利用數字化檢測手段，提高函電寫作專業性、準確性、禮貌感和完整性，推進對外貿易活動穩步高效開展。

關鍵詞：5G時代;對外貿易;英文函電;常見問題;寫作技巧

外貿英文函電的溝通內容多樣，包括詢價、報盤、簽約、訂貨、裝運、保險、支付、索賠。在跨國貿易活動順利開展過程中，外貿英文函電發揮著重要溝通作用。隨著現代信息技術的發展與應用，跨國貿易合作溝通方式開始實現數字化、信息化，外貿英文函電寫作也開始運用先進信息手段。尤其是2020年全球新冠肺炎疫情以來，跨國貿易數字化溝通方式進一步加速。然而在當前5G時代背景下，很多外貿企業在英文函電寫作時，常會因機器翻譯、智能錄入、數據分析等方面的問題降低函電寫作質量，進而影響企業與國外合作方的溝通效率。因此在實踐業務操作中，企業外貿英文函電寫作需要結合5G時代的多樣化信息技術手段，有效解決外貿英文函電寫作問題，從總體上提高雙邊業務溝通效率與質量，推進跨國合作長期穩步開展。

一、5G時代外貿英文函電的特征

（一）智能化與便利化

隨著計算機文字處理技術的普及應用與更新換代，外貿英文函電內容的撰寫方式也先后實現多次“換筆”，即由手寫轉變為鍵盤輸入，再轉為掃描輸入以及語音輸入。在此過程中，外貿英文函電的數字化水平逐漸提高，呈現出典型的智能化特征。具體而言，5G時代背景下，外貿英文函電的文字可借助先進技術手段實現智能錄入，大幅提高寫作靈活性。例如，寫作人員可以利用智能獲取軟件，復制、添加或刪除外貿英文函電中的開頭寒暄與介紹背景等不重要介紹性內容;對于函電的主體部分內容，如產品單價、技術支持、運輸方式和索賠流程等，可運用智能掃描、語音輸入、數據板輸入技術等人機接口技術，進行詳細準確描述;對于函電中專業性較強、記載貿易交易的實質內容，則可借助機器翻譯技術或“眼球跟蹤器”等電腦視覺系統進行輸入。通過多樣化智能技術的聯合運用，外貿英文函電寫作智能化水平得以大幅提高。

（二）即時性與實效性

外貿英文函電的主要作用是傳遞信息，而5G技術改變了信息傳遞形式和工具，使外貿英文函電凸顯出即時性特征。具體而言，5G時代，電子郵件與即時通訊軟件等現代網絡技術的運用，使得傳統外貿溝通方式進一步多元。外貿英文函電借助多樣化的現代溝通方式，能夠實現合作意愿的即時溝通，快速推進跨國企業合作。并且，外貿企業利用計算機中超文本結構，可幫助函電寫作人員快速篩選關鍵信息，加快外貿英文函件的核對與處理效率。例如，外貿企業借助計算機中超文本結構，可以凸顯外貿英文函電內容的核心“關鍵詞”或“關鍵部分”，從而明確寫出函電發送的主旨內容。對于海外合作企業而言，其運用超文本結構分析外貿英文函電，可直接跳過開頭寒暄、原因說明等部分內容，快速挑揀主題表達內容進行閱讀，從而有效節省時間和精力，加快信函處理效率，精準把握商機。

（三）生動化與場景化

5G時代，各類信息泛濫，數據海量。為了讓海外合作方在短時間內從海量信息數據中快速跳出，受到自身吸引，接受跨國貿易業務合作意愿，外貿企業開始運用多樣化5G技術撰寫生動形象的函電。例如，部分外貿企業開始在外貿英文函電中加入行業專業符號，在索賠流程方面配有具體流程圖，供海外合作方直觀了解;藝術與先進制造業外貿企業開始在外貿英文函電的產品介紹部分，加入產品展示三維動畫、聲音以及視頻。這種生動化的“多媒體”表現形式，一方面可以充分展示外貿企業產品細節與特色，另一方面可以展示外貿企業自身技術實力，使海外合作方充分了解外貿企業與產品，進而加速推進雙方貿易合作效率。

二、5G時代外貿英文函電寫作的常見問題

（一）智能化工具缺乏人性化和準確的專業化表述

5G時代背景下，不少外貿企業為提高效率，均在采用翻譯機器進行外貿英文函電撰寫，常用翻譯機器有谷歌、百度、微軟。然而現階段，翻譯機器在對外貿函電內容進行英文翻譯時，時常出現翻譯不準確問題，主要表現為外貿業務用詞不專業、中式英語、語言啰嗦等。產生這一問題的原因主要有兩點：一是在于翻譯機器中的詞匯、內容均為事先設定好的固定詞庫內容，其對于簡單詞匯、固定短語、常見對話的翻譯較為準確，卻無法識別行業專業性詞匯與復雜語句。因此當面對外貿英文函電中的專業用語與長句時，機器翻譯出的內容往往會出現許多低級錯誤。二是在于中國與海外其他國家與民族的語言、文化存在較大差異，但當前市面上常見的翻譯軟件主要為中國發明，翻譯中常會受漢語思維方式、文化背景的干擾出現“中式英文”，造成句法錯誤。如在還盤時，機器翻譯出的高價表述是“I am afraid that the price of your products is too expensive”，而在英文中則不能用expensive表示價格高，應該使用high/unreasonable等詞匯，與expensive搭配的名詞大多是物品。外貿英文函電內容不準確會影響海外合作方對發信人及貿易合作的客觀感受，拉大合作雙方的心理距離，影響雙方商務貿易活動順利開展。因此為了避免這一問題，外貿企業還需要將機器翻譯好的函電內容進行人工核驗，而這又進一步增加了外貿企業的人工成本和時間成本。

（二）智能錄入工具缺少針對性和靈活性

外貿英文函電寫作屬于言語交際范疇，因此需要在書面交流中清晰、準確地表達出自身意圖和想法。現階段，許多外貿企業已經開始運用5G時代的智能掃描、語音輸入、數據板輸入等人機交互技術工具，錄入外貿英文函電的主要內容與事項。以語音輸入為例，外貿企業工作人員為了提高函電撰寫效率，會根據以往撰寫經驗，自己用英文表述其他外貿函電的內容，并使用語音識別工具記錄、自動生成外貿英文函電內容。這種智能錄入方式雖在一定程度上減輕了函電撰寫工作人員的工作量，提高了外貿合作溝通效率，但也容易造成依賴。一方面，外貿英文函電撰寫人員可能會過度依賴以往經驗，遺漏企業對新合作項目的新觀點的想法;另一方面，外貿企業會過分依賴互聯網技術，不注重合作信息傳輸質量與效率，導致合作內容想法表達出現遺漏。例如，很多外貿英文函電如國內裝運通知中，會根據過往慣例自動錄入“The glassware was dispatched yesterday”。這句話雖告知了買方貨物已發運，卻并沒有清晰地表達出到底有多少數量的玻璃器皿被運出，沒有注明玻璃器皿的訂單、合同，沒寫清楚發貨時間、預計到港時間，沒明確裝運港位置等內容，一定程度會影響跨國貿易活動的穩定開展。

（三）數據分析結果適用性問題易造成業務性錯誤

作為外貿企業與海外合作方溝通的書面形式，外貿英文函電中必然會涉及各方面的實務專業知識，如國際慣例、貿易程序與操作規范。而當前在運用現代信息手段分析數據，并根據數據分析結果進行外貿英文函電撰寫過程中，常出現分析結果與實際外貿業務不適用的問題，即寫作出錯誤的專業、實務知識。這一錯誤主要表現為信用證函中的業務性錯誤。例如，很多企業在外貿英文函電寫作過程中，會借助大數據、云計算等信息技術，分析海外合作企業的需求特征，并為了給不同企業提供個性化的信息，對外貿英文函電進行修改，包括將保險索賠地點由國外改回國內，受益人由賣方改為買方，付款銀行從開證行改為出口地銀行，匯票金額由發票金額的100%改為110%等。但其中許多修改均較為多余，不僅增加了雙方合作復雜性，還顯得外貿英文函電寫作人員貿易實務知識不扎實、不專業，一定程度會影響海外合作方的合作意愿。

三、5G時代規避外貿英文函電寫作問題的實用技巧

（一）使用專業詞匯翻譯工具，提高函電寫作專業性

正式規范的語言表達可以凸顯外貿英文函電發送方的專業性、規范性，體現出外貿企業對海外合作方的尊重。因此，在外貿英文函電寫作時，外貿企業相關工作人員應結合5G時代特點，使用行業專業的英文詞匯翻譯工具，增加正式規范的語言詞匯使用。如offer（報盤）、insurance policy（保險單）、insurance coverage（保險險別）、clean bill of lading（清潔提單）、d/a（承兌后交單）、b/d（銀行匯票）、f.o.b.（船上交貨價）。通過這些專業詞匯翻譯工具翻譯出的外貿專業術語，準確描述跨國合作雙方的責任與權利，提高外貿英文函電寫作的專業性，為跨國貿易合作開展打下良好基礎。

（二）運用智能語句篩選系統，提高函電寫作準確性

外貿英文函電中任何一個詞語的使用，都涉及貿易雙方的權利和義務，關乎利益歸屬方面諸多問題。錯誤的表述不僅會造成海外合作方誤解，還會引起各種不必要的糾紛。而嚴謹、專業、準確的表述會給海外合作方一種踏實、靠譜的感覺，有利于推進雙邊貿易合作業務開展。因此5G時代，在進行外貿英文函電寫作時，相關人員需要運用智能語句篩選系統，對智能錄入和翻譯工具寫出的英文函電中各種細節問題進行嚴格審查。如審查函電內容是否用“with regards to”代替“about”、“inquiry”代替“ask”、“duplicate”代替“copy”、“deliver”代替“send”、“in reply to”代替“answer”。在運用智能語句篩選系統時，尤其是要核查函電中關于商品的價格、尺碼、顏色、到港時間等問題，以此保護貿易雙方權益，推進跨國商品交易穩步開展。

（三）借助句式自動轉化技術，提高函電寫作禮貌感

被動語態有三大優勢，一是可以豐富外貿英文函電的格式，避免單調問題;二是可以顯示出委婉的語氣，體現對合作方的尊重;三是可以突顯出要說明對象的重要性。在5G時代外貿英文函電寫作中，相關工作人員可以借助句式自動轉化技術，將主動語句轉換為被動語態表達形式，提高函電寫作禮貌感。如運用句式自動轉化技術將催收欠款的時間、金額和方式，轉換為更加委婉、容易讓收信人接受的表達方式，即“The unpaid balance of US $ 2000 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November 15”。此外，相關工作人員在寫作時，需要借助句式自動轉化技術，將多個小短句轉換翻譯成完整語句以及帶正式語體色彩的語言，如介詞短語、后置定語、非謂語動詞，以此凸顯函電內容重要性，促進交易活動順利完成。

（四）利用數字化檢測手段，提高函電表達完整性

精簡凝練、直奔主題的語句符合西方人思維方式，可以幫助海外收件方準確理解函電內容。因此在外貿英文函電寫作時，相關工作人員應運用數字化檢測手段，對函電語句進行嚴格審查，提高函電表達完整性。一方面要通過數據檢測手段核查、壓縮長篇累牘的句子，盡量直奔主題，完整表達合作觀點和意圖。在此方面需要注意的是，要重點核查不加任何標點和停頓的長句。另一方面要運用數據檢測手段檢測并刪減函電中重復性、原因類型的語句，盡量在完整表達基礎上做到簡潔明確。此外，在表達禮貌且表述完整前提下，企業相關工作人員應盡量在外貿英文函電中使用簡單句子和簡短詞語，如Free on Board用FOB代表，在縮短寫作時間的同時，減輕海外收件人的閱讀壓力，減少長句帶來不必要的麻煩。

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