探析企業會務工作中的全面統籌與細節兼顧

陳撼 李娜

摘要：會議活動在我國企業發展中發揮著非常重要的作用，是各級行政部門推動工作的重要載體，是新時期社會、政治和經濟生活中的重要活動方式。因此，企業應該加強對會議活動的重視，尤其是會務接待工作，并融入精益管理理念，做到全面統籌與細節兼顧，不斷提升會議的效率和質量。基于此，本文主要對目前企業會務工作中存在的問題進行了分析，并探討了全面統籌與細節兼顧在企業會務工作中的應用。

關鍵詞：會務工作;全面統籌;精益管理;細節兼顧

會務工作主要指的是會議組織，會議保障以及會議服務。會務工作通常要有參與者、領導者以及服務者的有效協調配合，才能確保會議圓滿完成。在我國，會議已經成為黨和國家機關、企事業單位實行集體領導的基本方法之一，已成為各級黨政機關、企事業單位日常工作的一種重要方式，在宣傳、貫徹、執行黨和國家路線、方針、政策，統一思想、提高認識、進行決策、布置工作、調查研究、交流經驗、統籌協調、糾正失誤、解決問題等方面都有重要的作用。因此，企業必須加強對會務接待工作的重視，切實提高會議的效率和質量。

1企業會務工作中存在的問題

會務工作瑣碎繁雜，大到會議文字資料的準備，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否則就會出現失誤。通常而言，會議的規格與規模越大，內容愈發重要，那么會務工作內容便會更多，也就更加困難。所以，會務工作不僅要統籌兼顧，還有注意細節。現階段，企業會務工作中仍存在很多問題，主要體現在以下幾個方面：首先，會務準備階段的工作不完善，存在易遺漏的問題，在很大程度上影響著會務工作的整體質量，例如，在會議籌備初級階段，相關部門未召集大量工作人員開展工作協調分工會，籌備工作計劃書缺乏完善性，工作人員的崗位職責不夠明確，導致各項工作脫節、人名與職務不對應等現象，為參會人員造成了很大的影響;其次，在會議開展過程中，工作人員無法做好秩序維護和現場保障工作，在遇到突發問題時，極易出現混亂情況，例如，在參會人員入場的過程中，未安排入場引導人員，導致入場時間比較長、會場秩序性較差，影響會議的召開時間，且在會議進行過程中，出現設備故障、議程調整問題，工作人員無法及時發現并處理這些問題，極易引發冷場現象;最后，在會議結束后，各個參會人員無法及時進行交流、總結，并針對企業發展中的問題提出有效的措施，另外，有些小型會議參會人員數量比較多，大型會務設置的環節比較多，這就使得會議質量較差，為企業帶來了更多的會務費用，違背了“精簡、節約、實效”的原則。

2全面統籌與細節兼顧在企業會務工作中的應用

2.1加強溝通，精細籌備

會議籌備組要加強過程管控，對籌備工作中的重要問題和環節，系統思考、認真梳理，具體研究、逐一落實，加強接待日程管理及會議現場檢查工作。會務人員應與主辦部門密切合作，精心準備，認真策劃，擬定整套接待方案，要嚴格執行相關制度規定，嚴禁超規格、超標準接待。充分發揮接待部門的統籌作用，確保接待用車、住宿、餐飲及日程安排相關部門的配合能力。加強事前管控、事中跟蹤落實、事后總結，通過細致到位的工作安排，給來訪人員留下良好的印象。

2.2加強管理，分工明確

在企業的會務接待工作中，企業應該確保會議的及時性、準確性和安全性，并將各個部門進行有效融合，實現各部門之間的協同性。辦公室作為業務接待的主要管理部門，主要任務是為企業各個部門的業務接待工作提供指導，確定業務接待標準和業務流程，加強對會議接待資源、接待物品的管理，并組織企業內部相關部門制定相應的方案。在實施會議接待方案的過程中，應該明確企業各個部門的崗位職責，在遇到臨時變化的情況下，需要及時向管理人員請示其中的問題，及時地調整并完善，并通知各個部門會議變更情況。在任務結束后，會議接待部門需要準確地填寫接待清單，并落實接待清單審批程序，加強對會議費用的管理。在會議結束后，需要由專業人員評價并總結會議中的內容，針對會議中存在的問題提出相應的優化措施。

2.3規范流程，標準實施

以高標準、高質量的會議流程為依據，以嚴謹細致的會務方案為準繩，將一些通用的、共性的工作按相應的工作標準固化下來，形成會務工作規范，實現標準化管理，提高工作效率。會務服務的標準流程應包括如下內容：一是要明確會務服務人員的著裝要求、禮貌用語和服務規范;二是要明確會議座次安排的標準和規范;三是要明確餐飲食宿的標準;四是要明確會前檢查的各環節注意事項。

2.4整理善后，及時高效

會議結束后，會務工作人員還需要做好會后工作。一是要及時整理會場。會議結束時要及時回收重要會議資料、臺卡、錄音設備等物品，會議方案、簽到冊、文件、發言材料、講話稿等收回后，要分類整理、立卷歸檔。對于涉密的材料要清點份數，檢查是否有缺漏，確保完全回收。二是做好參會人員返程安排。根據會前掌握的人員返程信息，落實送行人員及車輛，安全細致做好送站工作。三是要及時起草會議紀要。根據會議情況及時整理和起草會議紀要，并分發相關部門和人員，確保會議精神得到及時貫徹落實，確保會議效果。

3結束語

綜上所述，會務服務工作瑣碎繁雜，既要統籌全面，還要兼顧細節，會務接待要堅持精簡、節約、實效的原則，從會前的溝通、籌備，到不同會議不同要求的具體落實，都需要極大的耐心和細心。不論哪一項工作缺乏責任心，質量都會打折扣，效果都會受到影響。因此，要求會務工作者要有較高的素質，能做到在重任面前不退縮，有良好的溝通能力和協調能力，具有良好的學習能力和組織能力，只有這樣，才能確保會議質量，推動企業會務接待活動的順利開展。

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作者簡介：陳撼（1990-），男，重慶人，助理政工師，從事會務管理和行政接待工作。