文書工作的保密問題研究

摘要：本文首先從推進其他工作穩定進行、滿足時代發展需求、應對信息化時代潛在風險等方面分析文書工作保密的重要性，然后從互聯網渠道泄密、文書歸檔和移交泄密、備份管理不當、文書工作人員身份識別不明等方面分析文書工作的保密問題，最后提出針對性保密建議，為文書工作人員提供參考。

關鍵詞：文書工作;保密問題;互聯網

引言：文書工作就是處理文書的一系列程序性的活動，包括收文、發文、整理與歸檔工作。文書工作具有政治性、機要性、時限性、規范性，因此文書工作必須做好保密事宜，否則是對自身工作、黨和國家的不負責任[1]。

一、文書工作保密的重要性

（一）推進其他工作穩定進行

文書工作設計的資料類型眾多，很多類型的資料都必須做好保密工作，否則對社會輿論、人民生命、財產安全、國家安全、社會穩定等工作都會造成一定影響，甚至會導致某些損失無法彌補，可見文書工作保密的重要性。正常情況下，文書工作人員可以通過科學技術、物理預防和人員控制等方法，確保文書工作的保密性不受破壞[2]。

（二）滿足時代發展需求

文書工作在時代發展下必須對保密性更加重視，才能預防來自各個方面的信息泄露事件，不法分子能夠利用時代技術產物通過非法渠道竊取文書工作的內容，因此文書工作人員必須做好保密工作才能使自己工作內容滿足時代發展需求。

（三）應對信息化時代潛在風險

文書工作人員必須認識到在信息化時代下，文書工作保密工作開展愈發困難，文書資料內容能夠從各個渠道泄露出去，而非局限于線上或者線下某個渠道，因此文書工作人員必須做好保密工作才能更好地應對信息化時代的潛在風險。

二、文書工作的保密問題

（一）互聯網渠道泄密

文書工作在互聯網渠道存在泄密等保密問題，互聯網對人們日常生活和國家管理都具有廣泛且深刻的影響，人們的生活習慣雖然在互聯網時代下發生了極大的改變，但是人們自身信息泄露的風險也隨著增加了，文書工作保密問題同樣如此。文書工作在互聯網和計算機中存在泄密風險，不法分子能夠通過各種手段找到互聯網和計算機的漏洞，進而潛伏在保密系統中竊取文書資料，最終導致國家安全和人民生命財產安全受到損害。除此之外，自然環境中的不可抗力因素也會導致文書工作在互聯網渠道的泄密可能增加，例如臺風、洪澇災害使安全防御系統失效。

（二）文書歸檔和移交泄密

文書工作中歸檔和移交是最容易出現泄密事件的流程，目前文書歸檔和移交泄密問題比較多，如果不能加以處理必將對文書工作人員保密工作造成嚴重影響。文書歸檔過程中必須保證文字資料內容清晰明確，然后才能按照歸檔程序開展下一步工作，因此文書歸檔過程中容易被不法人員竊取其中資料信息。文書移交過程中經常出現滯留問題，一旦文書滯留則文書資料被其他不相關人員瀏覽的幾率將大大增加，這樣文書保密工作也難以順利開展。

（三）備份管理不當

文書工作人員必須在做好保密工作時預防相關資料被惡意銷毀的問題，否則一旦文書保密資料被銷毀則難以再核實該文件資料的信息是否準確可靠。而當今社會正處于信息化互聯網時代，文書工作人員在工作期間很難完全脫離互聯網和計算機，文書資料客觀上存在受不可控因素而丟失或者銷毀的風險。正常情況下，文書工作可以通過備份降低該方面的風險，但是目前文書備份管理工作受現代科技和軟件硬件等因素的影響，很多文書數據丟失后很難再被恢復。

（四）文書工作人員身份識別不明

文書工作依托互聯網和計算機開展工作時，可以直接通過授權對保密系統中的文件進行操作，但是保密系統目前的授權管理系統沒有辦法對文書工作人員的身份進行準確識別，導致很多不法人員通過其他手段獲取保密系統授權，進而對其中保密文件進行非法篡改，導致文書工作保密性大大降低。機要工作文書管理人員在開展任何工作時，都必須留下對應的操作記錄，以便于后續對文書工作是否存在泄密問題進行核查，但是目前保密系統的操作記錄系統也可以被篡改，導致文書工作保密性無法得到保障。

三、文書工作的保密建議

（一）盡量杜絕涉密文件在互聯網渠道傳輸

文書工作人員必須認識到互聯網渠道存在諸多風險，而且很多風險是自己無法預知和避免的，因此文書工作人員在歸檔和移交涉密文件時應該盡量避免通過互聯網渠道進行文件傳輸，能夠使用其他方式歸檔移交就應該盡量避免使用外網，如果必須使用計算機則必須在內網使用，這樣才能盡量減少一機兩網所帶來的保密風險。除此之外，計算機還應該做好相應的防水、防火等自然災害預防工作，防止保密系統失效導致文書資料泄密。

（二）規范文書歸檔和移交工作程序

文書工作人員必須保證歸檔過程中只有相關人員接觸文書賬面信息，在保證文書內容清晰明確的同時減少相關人員泄密風險。文書移交過程中必須準確核實檢查相關手續，如果手續來源和內容均準確無誤才能進行相關移交工作。文書工作人員還應該對文書銷毀的人員和信息進行存檔記錄，確保文書工作的安全性，這樣才能防止不法人員惡意銷毀文書文件。文書工作人員開展工作必須嚴格遵循文書歸檔和移交等工作的程序，盡量避免文書滯留問題的出現，從源頭減少文書泄密風險。

（三）加強文書工作備份管理

文書工作人員必須分別從軟件和硬件兩方面做好備份管理，軟件備份管理指的是當計算機意外故障時保密系統依舊能夠照常發揮保密工作，防止文書內容泄露或丟失;硬件備份管理指的是定期更換儲存硬盤確保文件備份后不會因硬件設備故障而丟失或銷毀，硬件必須選擇安全性較高的設備，如果遇到意外故障導致文件丟失也可以通過相關技術手段對備份內容進行恢復。

（四）設置文書工作人員身份識別程序

文書工作人員在保密系統中的工作權限應該按照崗位層次進行分配，防止保密文件泄露或者被篡改。文書工作人員登錄保密系統時必須進行人臉識別、指紋識別等驗證，不能通過賬號密碼進行登錄。如果文書工作人員想要修改其中內容必須通過系統驗證，否則不具備更改權限，這樣再通過區塊鏈技術優化操作記錄系統，才能保證文書工作的保密性不受影響。

結論：綜上所述，文書工作可以通過盡量杜絕涉密文件在互聯網渠道傳輸、規范文書歸檔和移交工作程序、加強文書工作備份管理、設置文書工作人員身份識別程序等措施，減少涉密文件泄密風險，確保文書工作符合保密規范和要求。

參考文獻：

[1]劉志巖.論機關單位文書檔案保密工作的重要性[J].黑龍江檔案，2020（06）：38.

[2]李婧.文書處理和保密工作的幾點做法與體會[J].現代經濟信息，2019（20）：95.

作者簡介：田愛軍（1969.04-），女，北京市人，民族：漢，職稱助理館員（檔案），學歷：本科。研究方向：文書（文件接收，傳遞，兼職檔案員），保密，行政管理等。