高校行政秘書職業能力提升的探析

高舒婷

摘 要：學校秘書的工作具有復雜性和靈活性，其主要的工作有學校領導的上傳下達、資料收集整理等等，而這些工作的開展需要多方協調，這就要求行政秘書具有良好的應變能力和溝通能力，所以將高校秘書的工作做好，就需要不斷提高個人職業素質能力。

關鍵詞：高校;行政秘書;職業素質;能力提升;探析

隨著高等教育的快速發展，行政秘書的地位日益凸顯，發揮著承上啟下、內外協調的中樞作用。高校行政管理中的秘書崗位是高校行政管理工作的重要部分，其工作效率和工作水平直接影響到高校行政管理的整體水平。本文結合作者自身工作的內容和特點，分析高校行政秘書工作的常見問題，并探析如何提高高校秘書的職業素質。

一、高校行政秘書的角色定位和工作特點

高校行政秘書是高校重要的行政管理崗位，對高校的正常運行具有舉足輕重的作用。高校秘書是根據學校的領導知識安排，參與學校重大決策前的研究調查和分析建議。其次是做好校長辦公會以及董事會會議等各類重要會議的會議記錄。同時，學校行政秘書需要對接學校教職工以及校外重要來訪人員，對校領導的各項會議活動的安排熟悉了解并提前通知提醒領導。然而，精細的管理可以使行政秘書的自我能力不斷提高，在日常工作中形式良好的工作習慣，從而更好地履行工作職責和發揮橋梁與紐帶的作用，保證各項工作的順利開展。

高校中的秘書既是參與者也是協調者，其工作特點具有服務性、創造性和機密性。

（1）面對學校領導乃至廣大師生都要有良好的服務意識，為上排憂為下排憂。

（2）在我們的印象中，秘書工作僅是簡單的傳遞工作和服務群眾，但是高校秘書更需要領會領導精神，用新辦法和手段處理新事務。

（3）高校秘書的工作中具有嚴謹的保密性，對重要材料的妥善保管是非常重要的，尤其是行政秘書是機密文件的第一接觸人，因此需要時刻保持警惕性。

二、行政秘書工作面臨的問題

（1）職業倦怠程度加重

職業倦怠指個體在工作重壓下產生的身心疲勞與耗竭的狀態，是一種最容易在助人行業中出現的情緒性耗竭的癥狀。人把對工作上長期的情緒及人際應激源做出反應而產生的心理綜合癥稱為職業倦怠。一般認為，職業倦怠是個體不能順利應對工作壓力時的一種極端反應， 是個體伴隨于長時期壓力體驗下而產生的情感、態度和行為的衰竭狀態。

在高校行政秘書的工作中，其肩負著管理與服務的任務，工作繁雜瑣碎，因此產生工作壓力也產生了職業倦怠，從而影響工作效率和工作質量。秘書對自身的認知的責任感是起著極大的推動和促進作用，如果欠缺責任意識就會工作消極被動，進一步影響獲取處理工作所需的信息。

（2）自我提升能力有限

自我提升能力越高，個體對自身成功完成任務就越有信心。高校行政秘書是銜接上層領導、師生之間的橋梁，貫穿到學校工作的統籌布置、整理、上報、接待等各個環節中。秘書工作的重復性和程序化，使得秘書對工作規劃、職業規劃等都缺乏了思考，同時失去對專業知識和科研提升的能力。其次，秘書工作的創新空間有限，思維能動力受限，因此產生自身提升能力有限。

高校行政秘書大部分并沒有系統學習過管理學、秘書學等專業知識，同時由于工作繁雜忙碌，導致行政秘書的專業知識提升緩慢，專業化水平不高。在日常工作，秘書的工作缺乏科學的指導，只是純粹地按照工作安排執行，不斷重復完成工作，缺乏理論知識的系統學習和工作經驗總結的歸納，不善于抓重點和理清工作思路，不善于掌握工作的主動權和改進工作方法。這就導致行政秘書產生枯燥感，影響到工作熱情，無法提升專業化的業務水平。

3、自我認同感缺失

通常大家對秘書崗位定位僅限于一個以服務為主的崗位，日常只是處理公文和上傳下達工作，導致行政秘書的門檻偏低。再者，在高校中的秘書普遍性是通過校內轉崗方式，導致行政秘書的隊伍的流動性比較大，崗位人員不穩定。在高校的職稱評審、獎懲工作中，行政秘書的工作成績認可度比較低，對其的考核僅限于出勤考核，并未把其工作服務滿意度和工作效率等納入考核工作中，最終考核結果缺乏真實性和公平性，也影響秘書的工作熱情。其次，在注重教師激勵的時候，容易忽略了行政秘書的激勵機制，極少有機會參加相關專業培訓以及無法與同行進行交流學習，長期存在進修培訓機會少，職稱晉升空間有限等等問題，導致行政樓秘書缺乏職業發展目標，也進而降低了積極性，因此行政秘書對自我認同感薄弱。

4、良好的健康心理素質

在實際工作中，有大部分的秘書陷于盲目性卑微的一種心理狀態。她們常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人交流溝通。在協助領導的工作中，常常會出現心理緊張，害怕出現差錯，長此以往就會感到悲觀，對自己更加沒有自信，卑怯的心理也會越來越嚴重。

隨著新時代社會的發展，每個人的處境也隨之變化，這就對高校行政秘書的工作提出了具備耐心、細心和應急反應能力的要求。高校行政秘書不僅需要教育管理學、心理學的知識儲備，還需要具備積極的工作心態，面對復雜的服務對象還需要有一定的心理素養和友好溝通的心態。

三、高校秘書能力提升應對策略

1、規范工作制度，提高職業能力素養

行政秘書要緊跟學校的發展步伐，及時了解學校最新的工作方針和規章制度，結合工作方針和規章制度，聯系到具體實際的工作，不斷創新工作思維，提高工作質量。在高校行政秘書的工作中，需要及時匯報和傳達，確保各部門之間的信息暢通以及各項工作方針的有效落實，嚴格遵守規章制度和規范工作條例，嚴格執行學院及領導的工作安排，提前預判各種工作細節，在各個環節中確保到位、按時完成。同時，行政秘書要加強工作責任意識，加強與各部門之間的聯系，具有大局意識，對繁瑣的工作做到不逃避不厭煩，積極協調各種問題的工作態度。在高校環境多變的形勢下，沒有忍辱負重、任勞任怨的工作態度，是無法做好秘書工作的，所以要求秘書人員必須謙虛謹慎、兢兢業業，恪盡職責。