財務(wù)共享模式下建筑業(yè)內(nèi)控要點探究

常溫健 李程

【摘要】當(dāng)前市場競爭愈發(fā)激烈，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已難以滿足大中型企業(yè)長久發(fā)展對成本控制、信息傳遞等方面的需求，越來越多的企業(yè)選擇引進(jìn)共享服務(wù)中心來提高自身的財務(wù)管理水平。隨著財務(wù)共享中心的實際應(yīng)用，財務(wù)管理也產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制風(fēng)險。因此，文章通過對建筑業(yè)財務(wù)共享管理模式下企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行研究，針對各項內(nèi)控要點存在的問題提供相應(yīng)的解決策略，為財務(wù)共享模式下建筑業(yè)構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度提供參考。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享模式；內(nèi)部控制；風(fēng)險防控

【中圖分類號】F406.72

建筑施工行業(yè)有著施工項目地域分布廣、施工工期長、集中管理難度大等特點。財務(wù)共享中心依托于成熟的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范審批流程、強(qiáng)調(diào)信息時效性、控制營運成本為目的，將各項信息資源予以共享。因此，企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財務(wù)共享中心極大地加強(qiáng)了集團(tuán)對各級子分公司、各級項目財務(wù)管控能力，保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

財務(wù)共享管理模式在信息技術(shù)支持下，有效地加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制和風(fēng)險防范的能力，提高了企業(yè)的經(jīng)營效率。但全新的財務(wù)管理模式必然會產(chǎn)生新的內(nèi)部風(fēng)險，因此研究財務(wù)共享模式下的內(nèi)控風(fēng)險要點，能夠幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)價值的最大化。

一、財務(wù)共享模式下建筑業(yè)內(nèi)控要點分析

（一）控制環(huán)境存在的風(fēng)險

1.業(yè)務(wù)與財務(wù)工作相分離

財務(wù)共享模式以財務(wù)共享中心為主體，由集團(tuán)公司組織調(diào)配具有一定專業(yè)能力的財務(wù)人員，對各層級業(yè)務(wù)部門的賬務(wù)進(jìn)行集中分配處理。在財務(wù)共享模式下，業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的對接工作是產(chǎn)生內(nèi)控風(fēng)險的一大要點。一是基于財務(wù)共享軟件系統(tǒng)的開發(fā)使用，所有賬務(wù)處理均處于模塊化、流程化、集中化，共享中心財務(wù)人員每日進(jìn)行大量機(jī)械重復(fù)的工作，導(dǎo)致財務(wù)人員缺乏對特殊風(fēng)險判斷的敏感性。二是大部分共享中心財務(wù)人員缺少項目層財務(wù)工作經(jīng)驗，缺乏與各層級相關(guān)業(yè)務(wù)部門的有效溝通，導(dǎo)致某些賬務(wù)風(fēng)險無法被及時有效識別。三是各層級財務(wù)人員、管理人員疏于履行自身應(yīng)盡的風(fēng)險防范職責(zé)，過程審批更加形式化，導(dǎo)致各層級與共享中心之間風(fēng)險管控的權(quán)責(zé)分配失衡。

2.人才持續(xù)流失

財務(wù)共享模式的出現(xiàn)勢必會調(diào)整原有的財務(wù)組織架構(gòu)。一方面，部分財務(wù)人員調(diào)轉(zhuǎn)至財務(wù)共享中心專門負(fù)責(zé)賬務(wù)處理，將項目層的財務(wù)人員從繁雜的賬務(wù)工作中解放出來，逐步實現(xiàn)向管理型財務(wù)人員過渡。另一方面，共享中心財務(wù)人員每日面臨大流量、單一性的工作，在一定程度上弱化了財務(wù)專業(yè)技能，不利于綜合業(yè)務(wù)能力的提升，造成職務(wù)晉升通道受阻，致使部分財務(wù)人員選擇離職。因此，財務(wù)共享中心實際上面臨著人員流動的巨大壓力，一定程度上影響著會計信息的準(zhǔn)確性。

（二）防控機(jī)制存在的風(fēng)險

財務(wù)共享模式實質(zhì)上是對賬務(wù)工作的“再處理”，通常由業(yè)務(wù)部門提交至各層級財務(wù)人員審核后，通過共享平臺再傳遞至共享中心進(jìn)行賬務(wù)處理，是對賬務(wù)再審核的工作，極大降低了項目層人員因疏忽而導(dǎo)致的財務(wù)風(fēng)險。然而，各項業(yè)務(wù)是隨機(jī)匹配至共享財務(wù)人員的，因此不同財務(wù)人員基于對項目層經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的了解程度不同，對同一項業(yè)務(wù)是否存在風(fēng)險的判斷也有所不同。另一方面，共享模式是基于共享平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)原始憑據(jù)傳遞的，雖然依托于職責(zé)人員在各個責(zé)任部門設(shè)立風(fēng)險防控點，但為了使流程更便捷幾乎全部實現(xiàn)了系統(tǒng)線上審批，經(jīng)辦人只需要登錄其他權(quán)責(zé)賬號就可以完成越級審批，因此加大了內(nèi)部控制審批權(quán)限的風(fēng)險。

（三）控制活動存在的風(fēng)險

財務(wù)共享模式在降低賬務(wù)真實性風(fēng)險的同時，一定程度上犧牲了付款審批效率。一項報銷付款流程的審批，傳統(tǒng)模式下僅需要經(jīng)過項目財務(wù)人員及項目領(lǐng)導(dǎo)審批；共享模式下從流程發(fā)起到付款至少要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)初審、財務(wù)負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人、共享中心制證初審、制證復(fù)審、資金審核七項審批流程予以付款，審批節(jié)點的延遲會影響付款的時效性。對于供應(yīng)商以及勞務(wù)商的付款，尤其是針對農(nóng)民工的工資代付方面，付款不及時極易引發(fā)民工上訪等對公司信譽(yù)產(chǎn)生不良影響的事件。另外，對于其他部門工作人員來說，各類報賬系統(tǒng)操作熟練度以及必須通過內(nèi)網(wǎng)登錄也影響了報賬效率。

（四）內(nèi)部監(jiān)督存在的風(fēng)險

在財務(wù)共享模式下，項目財務(wù)人員的配置壓縮，規(guī)模較小的項目僅保留了1～2名財務(wù)人員負(fù)責(zé)項目全部的財務(wù)工作，崗位職責(zé)劃分不明確，極易違反不相容崗位制度。項目財務(wù)人員從繁瑣的制證工作中解放出來后，因混淆崗位職責(zé)反而獲得更大的財務(wù)權(quán)力，公司審計部門難以對公司下屬所有項目開展及時、有效的審計工作，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)薄弱無法得到糾正。另外，共享中心僅保留記賬審核功能，共享中心財務(wù)人員無法接觸業(yè)務(wù)發(fā)起部門，僅通過影像信息有時難以判斷原始憑證的真實性、合規(guī)性，無法形成有效的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。

（五）共享平臺存在的風(fēng)險

財務(wù)共享中心是依托于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，通過共享軟件實現(xiàn)財務(wù)信息的集中化。以共享軟件為主，與影像系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、專項核算系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相互連接，構(gòu)建全方位的財務(wù)生態(tài)系統(tǒng)。共享平臺能否正常運行會影響項目會計核算工作，當(dāng)系統(tǒng)某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，將影響整個財務(wù)流程的運轉(zhuǎn)。此外，財務(wù)共享服務(wù)器存儲大量的項目數(shù)據(jù)，當(dāng)服務(wù)器遭到攻擊癱瘓時，可能會導(dǎo)致內(nèi)部存儲的信息泄露和丟失。因此，財務(wù)共享模式的實施進(jìn)一步加大了內(nèi)部控制對財務(wù)共享平臺的依賴性，對共享平臺控制的有效性決定了內(nèi)部控制制度實施是否可靠。

二、財務(wù)共享模式下建筑業(yè)內(nèi)控的優(yōu)化措施

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

1.建立績效考評機(jī)制

財務(wù)共享中心應(yīng)建立起完善的績效考評機(jī)制，通過績效考評激發(fā)員工的責(zé)任意識，根據(jù)審批單據(jù)數(shù)量和質(zhì)量給予相應(yīng)的獎懲措施，提高員工的工作積極性。同時記錄各層級財務(wù)初復(fù)審人員駁回次數(shù)，定期對其做出通報公示，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，以降低業(yè)務(wù)表單的錯誤率。

2.建立培訓(xùn)和雙向調(diào)動機(jī)制

財務(wù)共享中心應(yīng)定期舉行全集團(tuán)財務(wù)人員的培訓(xùn)活動，統(tǒng)一共享與項目財務(wù)人員對同一財務(wù)政策下賬務(wù)處理的一致性，并鼓勵共享財務(wù)人員的雙向調(diào)動。一方面能夠解決項目財務(wù)人員匱乏的現(xiàn)狀，同時也能夠培養(yǎng)出一批高素質(zhì)項目財務(wù)人員，降低因擔(dān)憂自身競爭力下降而導(dǎo)致的人才流失。另一方面，共享中心能夠補(bǔ)充一批具有與業(yè)務(wù)部門對接經(jīng)驗的財務(wù)人員，促進(jìn)業(yè)財融合。

（二）加大風(fēng)險控制力度

基于建筑單位體量大、類型繁雜的特點，應(yīng)對引入共享中心的企業(yè)進(jìn)行全方位的梳理分析，著重關(guān)注各項業(yè)務(wù)流程、財務(wù)管理流程中存在的控制風(fēng)險。通過健全企業(yè)架構(gòu)，根據(jù)企業(yè)的實際需要劃分成本費用、債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)業(yè)務(wù)以及資金結(jié)算等崗位，使財務(wù)人員各司其職。相同崗位財務(wù)人員應(yīng)及時對特殊經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成一致的賬務(wù)處理意見，降低同一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)因財務(wù)人員對風(fēng)險敏感程度不同而做出不同判斷所產(chǎn)生的控制風(fēng)險。此外，為保證各個責(zé)任部門所設(shè)立風(fēng)險防控點的有效性，可以將共享平臺登錄更改為短信驗證碼、面部識別等方式，杜絕跨級別審批權(quán)限的風(fēng)險。運用更加科學(xué)的風(fēng)險評估手段，對較為薄弱的環(huán)節(jié)做好提前防控，降低某一環(huán)節(jié)產(chǎn)生財務(wù)風(fēng)險的可能性。

（三）優(yōu)化業(yè)務(wù)審批流程

業(yè)務(wù)審批流程應(yīng)以滿足管理需要為出發(fā)點，依據(jù)層級審批、效益平衡的原則對業(yè)務(wù)流程做出相應(yīng)的簡化。在確定業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點后，將不必要的控制環(huán)節(jié)予以剔除，并完善控制環(huán)節(jié)薄弱的關(guān)鍵要點。通過共享平臺篩選出駁回率較低、重要性較小的業(yè)務(wù)報銷表單，取消部門負(fù)責(zé)人審核、項目書記審核、制證復(fù)核等審批環(huán)節(jié)，加快業(yè)務(wù)流程的審批速度。優(yōu)化共享平臺算法，對于涉及訴訟、民企拖欠、農(nóng)民工工資、職工權(quán)益等相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，可以加急分配至財務(wù)共享人員審核列表頂端，以保證付款業(yè)務(wù)能夠盡快完成審批。此外，可以與共享技術(shù)開發(fā)部門溝通，通過移動VPN登錄共享平臺以保證審批的及時性。

（四）增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督力度

為保障內(nèi)部控制的有效性，審計部門應(yīng)重新梳理共享財務(wù)模式下企業(yè)管理過程中面臨的風(fēng)險要點，并制定相應(yīng)的內(nèi)控制度，保證現(xiàn)有條件下內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部評價職能最大化。首先，要在成本管控與監(jiān)督有效性中做出均衡選擇，適當(dāng)增加項目財務(wù)人員，保證各項財務(wù)制度的有效實施。其次，企業(yè)可以聘請外部審計專家組建內(nèi)部控制督查小組，對內(nèi)部控制實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題和設(shè)計缺陷形成專項審計報告，第三方審計可以保證評價的獨立性與客觀性，依據(jù)其提出的整改意見改善經(jīng)營管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)，增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督力度。最后，共享中心系統(tǒng)研發(fā)部門要加強(qiáng)軟件對原始附件的識別能力，可以采用市場上成熟的OCR技術(shù)識別發(fā)票的真?zhèn)?，在簡化業(yè)務(wù)流程手續(xù)中形成有效的監(jiān)督機(jī)制。

（五）構(gòu)建完善的信息交互系統(tǒng)

共享中心應(yīng)構(gòu)筑多重保護(hù)機(jī)制，確保共享平臺正常運行。由專門的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員定期進(jìn)行檢修維護(hù)，避免因共享平臺故障對各單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生影響。同時，要建立網(wǎng)絡(luò)防火墻與備用資料庫，必要時可以加密存儲數(shù)據(jù)，防范數(shù)據(jù)被竊取、篡改或刪除。并且要進(jìn)一步加強(qiáng)各平臺的整合，將采購系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)等融合進(jìn)來，更好地發(fā)揮共享平臺風(fēng)險控制與預(yù)警機(jī)制功能。

三、結(jié)語

許多跨地域的大中型企業(yè)為加強(qiáng)企業(yè)管控能力、降低營運成本而采用共享財務(wù)模式。共享財務(wù)模式的實施改變了企業(yè)原有的組織架構(gòu)與財務(wù)制度，有效地節(jié)約了人力資源和營運成本，也對原有的內(nèi)部控制體系產(chǎn)生了較大的沖擊，內(nèi)部控制要點設(shè)置以及控制措施也發(fā)生了巨大的變化。為保證內(nèi)部控制的有效實施，企業(yè)必須針對財務(wù)共享模式的特點進(jìn)行設(shè)計，完善原有的內(nèi)部控制體系，才能實現(xiàn)財務(wù)共享中心的穩(wěn)定運作，保證企業(yè)健康、有序地發(fā)展。

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