信息化技術在醫院檔案管理中的應用分析

摘要：醫院檔案管理工作比較重要，注重現代信息技術研究，合理應用現代信息技術方法，能夠降低成本支出，提升檔案管理自動化水平，推廣應用現代信息技術，規范信息工作，查找檔案資料，共享檔案資源。在本文研究中，注重分析信息技術在檔案管理中的應用，僅供參考。

關鍵詞：信息化技術;醫院檔案管理;應用價值

在社會發展過程中，醫院屬于重要組成內容。醫院為了有序開展內部工作，必須加大檔案管理力度。在醫院檔案中，記載較多傳統發展模式，且數據信息價值高。在現代科技支持下，傳統檔案管理方式，不能適應醫院現代化發展，因此必須合理應用現代信息化技術。

1、現代信息技術在醫院檔案管理中的應用價值

1.1降低成本支出

傳統醫院檔案管理工作，主要應用紙質形式。然而紙質形式不能滿足社會需求，管理影響因素比較多。醫院工作量持續增加，相應加劇工作內容復雜度。檔案管理人員，既要分析和研究檔案庫存，還需要保存和維護檔案內容，避免檔案受到蟲蝕和環境污染。紙質版檔案檢索與查閱流程繁瑣，需要在檔案信息內查詢價值信息，時間與精力浪費較多。此種檔案管理方式，對人力、物力、財力的需求度較高。因此，醫院開展檔案管理工作時，成本消耗量比較大，會加劇醫院發展負擔。然而，通過應用現代信息技術，能夠消除傳統檔案管理缺陷與不足，確保檔案管理工作的快捷性與便利性，節省醫院成本支出，促進醫院高效化發展。

1.2自動化管理檔案

醫院檔案管理內容比較多，比如病歷檔案、人事檔案、財務檔案等。病歷檔案較為特殊，記錄患者病情，不僅為醫院工作提供便利，還可以為學習與生活提供依據。因此，在醫院檔案管理工作中，合理應用現代信息化技術，能夠提升檔案管理工作自動化，且內容查找便捷性，為醫院工作提供便利性。

2、現代信息技術在檔案管理中的應用

2.1數據管理信息化應用

數據管理信息化，是信息技術的檔案管理應用表現。在醫院檔案管理工作中，合理應用現代信息技術，利用計算機技術與軟件，可以全面提升檔案管理效果。為了確保醫院檔案管理工作實效性，在正式工作之前，應當做好準備工作，順利開展各項檔案管理工作。一般來說，為了確保醫院檔案管理效果，必須建立標準化局域網絡，檔案管理人員通過信號與網絡方式，能夠準確分析檔案數據管理工作，維護檔案信息科學性與真實性。注重提升醫院檔案信息使用率，發揮出檔案資源應用價值與優勢，為醫院工作提供便利性。

2.2人才管理信息化應用

醫院檔案管理工作中，人力資源的作用價值非常高。在檔案人才管理信息化中，合理應用現代信息技術。為了順利開展醫院檔案管理工作，必須提升人員專業二技能與水素養。在醫院檔案管理工作中，注重加強人員管理。醫院不僅要了解和分析信息化技術應用，還需要做好醫院檔案管理模式創新。醫院管理模式創新中，合理應用網絡技術、先進技術。為了確保檔案管理人才信息化發展，醫院管理人員注重分析工作人員能力素養，做好教育與培訓工作，以此加強人員專業技能。同時，技術人員應當認識到檔案管理重要性，端正檔案工作態度，并且投入到檔案管理工作中，為醫院檔案管理提供便利性。此外，檔案管理人員，不僅要具備理論知識，還應當掌握計算機技術，熟練應用計算機技術，科學查找和管理檔案內容，減少人員誤操作，避免損害檔案信息內容。

2.3安全管理信息化應用

為了順利開展醫院檔案管理工作，必須全面提升安全管理信息化。由于檔案具備原始性特點，因此醫院檔案管理工作中，必須嚴禁檔案內容刪減與修改。同時，避免檔案信息內容的不良攻擊，保障檔案信息保密性與安全性。為了處理好上述問題，必須做好醫院檔案安全化管理。在檔案安全管理中，合理應用現代信息技術，可以提升檔案安全管理的信息化水平，以此確保檔案信息內容安全性。檔案安全管理工作，可以基于以下幾點入手：第一，聯合醫院實際發展，制定標準化安全管理體系，落實機制體系，將其作為技術人員遵循標準。注重加強技術人員安全意識、法律意識。開展檔案管理工作時，可以規范自身行為，確保各項工作的合法性。第二，醫院內部建立安全管理系統，盡早掌握檔案管理問題，同時上報管理人員，維護檔案信息安全性。

3、醫院檔案信息化管理新模式

3.1醫院綜合檔案管理系統

應用瀏覽器/服務器技術結構設計系統，該結構可以打破時間、空間限制，為用戶提供查詢、打印檔案服務功能。服務器由管理員統一管理，維護系統運行安全性。系統總體結構，涉及到數據層、應用層、門戶層，如圖1所示。

綜合管理信息系統，模塊設計與功能實現如下：第一，界面：系統包含用戶、管理員界面，能夠分隔用戶、數據庫管理。分離兩個界面，可以維護檔案數據安全性。盡管系統可以為用戶、管理員提供查詢、打印、錄入功能，但是管理人員具備修改權限功能。第二，管理模塊與功能：無論是用戶界面，還是管理員界面，都需要由管理模塊組成。用戶界面中，各個檔案管理模塊，由數據查詢、錄入與管理菜單組成。管理員界面管理模塊，增設錄入數據的批量化管理，通過該菜單，能夠刪除臨時數據表信息，比如垃圾信息，用戶未及時存儲信息，確保系統運行正常化。用戶界面結算系統，管理模塊包含日志、留言、密碼管理菜單，無論是管理員界面，還是數據庫備份，管理員定期備份檔案數據，將其存儲至本地磁盤中，恢復系統使用狀態。

3.2建設規章制度

第一，按照法律法規，檔案部門規定，聯合本院發展實況，建立信息管理配套制度，以此實現制度化建設，涉及到檔案歸檔、查閱、風險防范制度鞥。針對醫院檔案管理人員，優化完善培訓機制，組織相關人員參與業務技能培訓與學習，加強計算機技術應用能力，以此提升檔案管理職業素養。第二，醫院開展基礎建設、科研管理、教學活動時，產生具備保存價值的文字、視音頻，通過數字化方式，將信息整合到信息管理系統中。第三，優化整合醫院現存檔案、科室相關資料，由醫院檔案室實行統一化管理，并且以數字化方式備用，維護檔案資料安全性與完整性。

3.3明確劃分檔案管理工作要求

第一，建立數字化檔案室：注重規劃、組織和協調檔案管理工作，監督各科室檔案管理工作實施，落實檔案存儲與應用任務。采購文件資料綜合管理系統系統、軟件，推廣應用多媒體技術、計算機技術，以信息化方式管理檔案，做好統計分析與搜索應用工作。第二，檔案室人員任務與職責，必須制定崗位責任制度。遵循標準化要求，做好檔案與資料的采集、梳理、統計等工作，通過數字化方式存儲。實行開放制度，為醫院教學、科研、科室管理，提供檔案資料服務。注重提升信息工作的綜合建設能力，全面落實信息編輯工作，深度挖掘檔案價值。

3.4做好檔案立卷歸檔工作

第一，遵循醫院職能部門分工與職責，建立和完善歸檔制度，并且將其納入到醫院發展規劃中，建立標準化管理制度。細致劃分人員職責與能力范疇，實現部署、檢查、歸納、檢驗工作一致性。第二，文件材料辦理完，存儲價值比較高，職能部門必須確保采集完整性，遵循年度、類別標準，對組卷進行梳理。對于立卷案卷，需要由部門負責人簽字領取，之后編寫移交清單，同時移交至數字化檔案室歸檔。第三，維護信息化檔案規范性，遵循檔案產出規律，根據標準原則劃分類別，確保存儲與應用便利性。在教學、科研管理活動中，注重完善各類檔案手續，保證長期存儲中無折損問題。對于管理類檔案，根據檔案產生時間、問題大小，重要性次序，做好排序處理。當檔案專題不同時，必須遵循階段、結構實行組卷處理，遵循標準化格式，認真填寫案卷目錄、立卷時間、頁碼等，準確劃分存儲期限，同時規定案卷內容，統一格式。確保案卷裝訂整齊，完善錄入格式，設置科學化科目。根據全宗整理，同宗檔案禁止分散。設置檔案分類與編號后，技術人員不能隨意刪減和改動。

3.5加大監督與管理力度，增加密級水平

應用信息化技術，醫院主動監督和管理檔案，備份管理資料文件，以免出現檔案數據遺漏問題。為了確保醫院檔案信息安全性，必須全面監督和管理醫院檔案，科學監督和管理檔案信息系統，推廣應用加密技術。設置管理系統登錄權限、防火墻防護，能夠加強檔案數據庫密級水平。同時確保內網獨立性、提升外網加密性，有效阻礙病毒侵襲，同時提升檔案資料安全性。在工作實踐中，檔案管理人員應用互聯網技術，可以查找行業相關信息，及時會感染木馬病毒、DOS，同時增加醫院檔案數據刪減、盜取概率。管理人員應用事前防范措施，參考檔案資料查閱權限，應用指紋、人臉識別等方式，確保登錄權限設置有效性，降低人為誤操作，全面確保管理系統運行信息化，積極預防安全風險問題。

3.6注重開發信息化檔案

第一，注重電子檔案管理與應用效果，開發和研究檔案信息資料，以此展示出檔案資料信息功能，不斷提升經濟效益。第二，制定配套搜索與參考工具，比如專題目錄、檔案室指南、檔案簡介等，為相關人員提供檔案資料使用便利性，不斷提升編研效率。第三，應用醫院信息化檔案時，遵循標準化流程，辦理相關手續。對于外借檔案，必須按期歸還，嚴禁向外界泄漏信息，也不能將檔案轉借他人。

4、結束語

綜上所述，通過現代信息技術，能夠更好地開展檔案管理工作，確保內容全面性與詳細性，同時為檔案管理人員提供便利，從根本上促進醫院發展。因此，注重分析信息技術在醫院檔案管理中的應用價值，能夠加強檔案管理效益。

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作者簡介：王深澤（1986.11—）男，黑龍江佳木斯人。初級職稱，研究方向：信息工程。