企業合同管理的細節探討和分析

劉昊

摘要：本文首先分析了企業合同管理的內容，然后分析了企業合同管理中存在的問題，最后分析了企業合同管理中問題的處理對策。希望能夠為相關人員提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：企業;合同管理;存在的問題;處理對策

引言：

近年來隨著市場經濟日新月異的發展，合同管理的實際效益日趨顯露，合同管理對企業的經營發展起到了至關重要的作用，越來越多的企業逐漸認知并開始重視，可見合同管理在日常經營管理中的地位變得尤為突出。因此，在實際工作中企業需要加強合同管理，及時識別合同管理中存在的問題，不斷分析總結、制定對策，為企業合同管理提供經驗和借鑒，提高企業合同管理水平，降低企業經營風險，使促進企業在市場競爭中立于不敗之地。

1企業合同管理的主要內容

1.1合同簽訂管理

合同簽訂作為合同管理的起點，涉及的工作內容及業務領域較為復雜，包括簽訂合同前的前期調查，調研潛在供應商或競爭對手的經營信息，了解市場價格、供應鏈信息等;前期調查結束后，企業與合作意向單位進行談判并商議修訂合同的具體條款內容，最終雙方法人或法人授權代表進行簽署，確定合同生效。

1.2合同履行管理

合同生效后簽約雙方需按照合同的條約履行自己的義務，不能擅自變更或者解除合同，違反相關法律規定。合同履行管理的主要任務是保證合同順利執行。合同履行管理中，需對合同的履行情況進行跟蹤管理，并于重要節點進行檢查與考核。一旦出現意外情況導致合同無法正常執行或產生合同糾紛，企業還需對糾紛產生的原因、現狀、后果和影響進行評估，并采予相應的解決措施，如變更合同、簽訂補充協議及合同終止等。

1.3合同變更管理

在合同執行過程中，出現因不可抗力、市場價格調整、研制不確定因素、供應商變化等因素，導致合同無法正常執行的情況時，為了維護雙方的權益，在雙方共同協商的原則下，啟動合同變更相關工作。合同變更主要指合同相關條款約定的修改，以合同主體內容為基礎，調整補充約定內容，并視具體情況簽訂相關補充協議，變更前后的合同仍保持一定的同一性和連續性，原合同與補充協議的約定內容相結合，關聯有效。

1.4合同檔案管理

合同檔案管理是整個合同管理的基礎。合同管理人員需及時將合同進行歸檔保存，包括合同文本、有關附件、逐級審批文件、合同簽訂前的調研資料等相關檔案，以便進行檢索、查閱、分類等工作。合同檔案管理過程中，往往由于合同數量大，類別多，而容易出現錯漏、丟失、損壞等現象。因此，對合同檔案管理人員的素質提出嚴格要求。

2企業合同管理中存在的問題

2.1建立健全合同管理制度

合同管理想要規范化、提高效率，前提和基礎就是建立健全與企業管理相適應的合同管理制度，應包含合同辦理人員資格審查、合同審核會簽、合同履行過程監控、合同歸檔等一系列規章制度。通過建立健全合同管理制度做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同從談判、簽訂、執行、變更到驗收的全過程都處于監管之下。目前很多企業在合同管理制度上存在一些問題。例如，對合同管理缺乏系統性的體系建設;資信調查走過場、調查資料不準確、調查結論采取標準化語言，不能有針對性的反映出被調查單位的實際經營狀況;對合同履行過程缺乏有效監督，針對合同本身的條款約定，缺乏以相關業務為支撐、貫穿合同全生命周期的履約計劃管理;合同抓總管理部門不了解合同執行細節，無法將合同管理落到實處;合同文本模板多樣化，在借鑒往期生效合同文本的基礎上進行個性化修改;合同全生命周期從起草簽訂到驗收請款的各環節上沒有落實責任到人。

2.2忽視合同的法律審查

合同審查包括業務審查和法律審查，大部分企業專注于合同的業務審查，忽視了合同的法律審查。法律審查是合同管理的重要一環，直接影響合同能否順利執行。法律審查主要審查三個方面：一是合法性審查，包括合同簽訂甲、乙雙方是否取得相應的資質;合同條款是否存在違背法律規定的情況;合同簽訂人是否具有企業法人權限或法人授權委托;合同簽訂甲、乙雙方是否具備合同履約執行能力;合同簽訂程序是否合法等;二是嚴密性審查，包括合同條款是否存在法律漏洞;業務條款是否存在漏項;文字表述是否會造成歧義等;三是可行性審查，包括合同條款要求相較客觀事實是否準確一致，符合邏輯，具合理可行;合同執行過程中是否存在的潛在風險;合同條款是否已針對潛在風險的違約賠償事宜進行相應明確等。目前很多企業在合同法律審查方面重視程度不足，即使做了法律審查，基本上仍舊按照行業慣例對法律部門出具的建議進行部分采納，不利于合同風險防范。有的合同經辦部門對法律事務的合規意識較為淡漠，缺少合規管理上的前置意識，不能有效評估預測風險的產生，當合同履行發生拖期、違約事件后，在處置糾紛過程中，依賴于法務部門進行善后。

2.3合同風險管理意識亟待加強

合同風險包括合同條款本身風險和履約風險，風險在合同管理的每一個階段都有可能產生，合同條款本身風險主要包括合同價格、結算方式、合同工期、配套支付、補充協議、合同主體變更、其他費用等;合同履約風險主要包括質量、進度、經費、服務四個業務緯度的過程執行風險。然而很多企業對合同管理的認識不足，尤其是管理人員對合同條款缺少深入分析，對合同履行過程缺少有效的監控，導致管理上缺少識別履約風險的能力，對存在的問題不能及時制定措施進行糾偏，給企業帶來巨大損失。

3企業合同管理中問題的處理對策

3.1建立健全合同管理體系

建立以合同履約過程監督管理為基礎的專項業務部門，企業自上而下規劃設計相應的管理制度及業務架構，將合同履約管理的工作流程嵌入至公司運營管理體系之中，使管理業務范圍逐級延伸覆蓋至企業的各項工作活動。通常來講，在企業內部可以設置合同歸口管理部門，配備相應的合同管理員，由具備相應資質的管理員審查合同，參與合同簽訂;同時在其他各職能部門、專業單位，設置兼職的合同管理員崗位;在企業內建立合同管理制度，搭建工作流程，使合同管理工作有章可循。結合國家2021年1月1日起開始實施的《中華人民共和國民法典》及不同時期的相關法規政策，建立健全企業合同管理辦法，定期組織各部門對合同執行過程開展風險問題識別工作，及時制定改進措施并納入專項監督考核;此外對合同管理制度執行情況加強監督檢查，及時掌握管理方法中的不足之處，持續開展管理創新研究，形成良性激勵機制;在合同的檔案管理方面，要明確合同檔案管理范圍及相關管理職責，對合同相關的正本、附件以及復印資料做好保存，確保前期從合同準備、合同簽訂、合同執行、合同關閉全過程所產生的檔案文本、相關履約證明材料（資信調查、選商定價、保密協議、交付清單、產品驗收合格證明書等）、信函、電子郵件等形式的往來信息，進行成套性歸檔建賬管理，妥善保存。

3.2加強合同管理人員培訓

提高合同管理人員的專業能力和職業素養是保證合規管理的前提，在日常的培訓中，提升對法規政策的清晰認知，向合同管理人員傳授合同起草、簽訂階段的工作經驗，進一步提高合同文本制定的標準化及合規化，提高企業的合規管理水平。認真策劃培訓方案，通過宣傳主題學習活動、聘請內外部專家授課等形式，向企業全員推廣系統性的管理培訓，讓職工從思想上意識到合同管理對于公司運營管理所發揮的重要作用，將合同管理業務培訓打造成企業的一項重點品牌文化項目，以此整體提升企業的綜合合同管理水平。

3.3關注合同訂立過程細節

持續加強合同條款編制的規范性，關注執行中的特定細節要求。在擬定合同文本時，盡可能不使用其他外來的合同文本，特別是格式文本及條款，提升合同條款的法律效益，防止掉入未能預見的法律陷阱，作繭自縛。結合簽訂雙方往來業務的執行細節自擬文本，更加便于雙方對合同條款的協商修訂，例如某鋼筋混凝土排污管制造商，在擬定合同條款時對產品質量技術標準和產品驗收手段及其標準方面在合同中會作以要求。通常簽署的合同中，簡單泛指約定為國家標準;然而，如果存在特定產品（預制Ⅱ級或者Ⅲ級鋼筋混凝土排污管）或者產品質量工藝技術有特殊要求的情況，則必須明確約定為何種執行標準及文件依據，否則將會對合同的執行帶來極大風險，甚至造成企業的重大經濟損失。

結束語：

為了促進企業的高質量發展，企業本身要提高合同管理工作的重視程度。在日常工作中采取細化的管理措施，建立起常態化管理運營機制，使合同從準備階段到履行結束的全過程，相關部門全員各司其職，做好各環節的過程管控;在合同管理過程中，應以企業自身實際情況為出發點，及時掌握法律法規及相關政策，精準承接與分解管理要素，融入管理體系，確保合同管理更具針對性，促進合同管理實效性得到充分發揮。

參考文獻：

[1]企業合同管理工作存在的風險研究[J].王祿.經濟研究導刊.2018（32）

[2]企業做好合同管理工作的措施探討[J].龐斌.現代經濟信息.2019（09）

[3]合同管理工作存在的問題、影響及對策分析[J].張璇.企業改革與管理.2019（09）