醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控工作中的重要性

王巖

摘要：醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控工作是維持醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量穩(wěn)定，提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的重要方面，醫(yī)療設(shè)備檔案完整，可以為設(shè)備質(zhì)控提供基礎(chǔ)依據(jù)，降低損壞率，確保使用質(zhì)量。本文從建立設(shè)備檔案的意義入手，根據(jù)當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案的現(xiàn)狀，探討如何加強(qiáng)設(shè)備檔案管理工作，從而提高設(shè)備質(zhì)控管理水平，最終提升醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;設(shè)備控制;醫(yī)療質(zhì)量

醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量的穩(wěn)定性，影響著醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量，近年隨著醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展，設(shè)備的穩(wěn)定性不斷加強(qiáng)，故障率降低。同時(shí)，另一個(gè)影響因素，就是等級醫(yī)院的評審工作，推進(jìn)各基層醫(yī)院精細(xì)化管理，設(shè)備質(zhì)控工作得到不斷加強(qiáng)。我院近三年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，通過醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量管理控制，因設(shè)備引發(fā)的不良事件逐年遞減，設(shè)備維修率不斷下降，三年累計(jì)為醫(yī)院節(jié)約資金70余萬元，因此醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控成為醫(yī)院質(zhì)量管理的重要組成部分。醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制涵蓋采購前論證、采購、安裝、使用、日常維護(hù)、維修到綜合評定、報(bào)廢每個(gè)環(huán)節(jié)，涉及安全、質(zhì)量、成本和效益四方面管理，因此詳實(shí)、完整、全面的設(shè)備檔案在醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制管理中有著重要的意義，建議二級以上醫(yī)院設(shè)備科建立專門的設(shè)備檔案室，專人專管，確保設(shè)備質(zhì)控體系各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)。

1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義

1.1設(shè)備前期論證方面的完整檔案能為醫(yī)院決策提供正確的依據(jù)

醫(yī)院采購設(shè)備前期論證材料包括設(shè)備準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、可行性分析報(bào)告、安裝場地條件、財(cái)務(wù)預(yù)算及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等綜合評價(jià)資料。如果醫(yī)院的設(shè)備準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)中的市場調(diào)研、論證的可行性材料不全面，就可能帶來決策上的失誤。比如，對醫(yī)療技術(shù)發(fā)展動態(tài)信息缺少靈敏性，可能花大力氣購來的新設(shè)備，在其他醫(yī)院已經(jīng)是普通產(chǎn)品[1];安裝場地條件沒有充分的論證，有可能設(shè)備到了，無法安裝使用，影響醫(yī)院長遠(yuǎn)規(guī)劃。前期完備的論證材料可以幫助醫(yī)學(xué)工程部門制定設(shè)備購進(jìn)、安裝方案，也為設(shè)備使用階段質(zhì)控提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1.2設(shè)備采購驗(yàn)收完整檔案是醫(yī)院開展高質(zhì)量設(shè)備質(zhì)控的保障

根據(jù)以往所購設(shè)備的檔案記錄，建立優(yōu)秀的供方名錄和供應(yīng)信息鏈，可以為下一步查看相似功能的設(shè)備檔案，擬定采購設(shè)備技術(shù)指標(biāo)、采購各環(huán)節(jié)的依據(jù)、流程方面資料提供依據(jù);接受公開監(jiān)督和審計(jì)的資料，對新引進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備完成場地工程規(guī)劃是確保設(shè)備進(jìn)院后順利安裝的保證;一套完整的設(shè)備驗(yàn)收檔案可以反映設(shè)備廠家、物流、設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)符合國家、醫(yī)院、臨床需求，以技術(shù)指標(biāo)為基礎(chǔ)的質(zhì)量檢測資料和臨床功能驗(yàn)證等資料是一臺完好設(shè)備開展高質(zhì)量質(zhì)控管理的基礎(chǔ)依據(jù)。

1.3設(shè)備使用期間產(chǎn)生的完整檔案材料是開展設(shè)備質(zhì)量控制的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院制定工作制度和操作規(guī)范的依據(jù)

醫(yī)療設(shè)備使用的質(zhì)量控制是設(shè)備質(zhì)量控制的重中之重，涉及人員、制度和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。完整的人員培訓(xùn)資料、設(shè)備日常維護(hù)保養(yǎng)記錄單、故障維修記錄單等檔案基礎(chǔ)材料為日常設(shè)備質(zhì)量控制提供督導(dǎo)依據(jù)。通過基礎(chǔ)資料可以看出工作任務(wù)是否完成，是否按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，如果達(dá)到既定目標(biāo)，如設(shè)備故障率降低，完好率提升，說明質(zhì)量控制有效，質(zhì)控人員可以將該措施標(biāo)準(zhǔn)化，方便以后執(zhí)行和推廣。例如，醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況，制定的設(shè)備操作流程，既要符合廠方對操作要求，又要符合醫(yī)院質(zhì)控管理要求，通過分析不斷改進(jìn)操作規(guī)程，直到符合醫(yī)院高質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，該項(xiàng)目就可以作為一項(xiàng)規(guī)范確定下來，因此設(shè)備使用期間的檔案數(shù)據(jù)，是醫(yī)院制定制度和規(guī)范的依據(jù)。也是實(shí)施質(zhì)量控制工作之根基。

1.4完整的設(shè)備檔案為設(shè)備報(bào)廢提供依據(jù)

完善的設(shè)備檔案將提供設(shè)備使用年限、使用率、完好率、經(jīng)濟(jì)效益分析，確定設(shè)備是否達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也是財(cái)政部門對國有資產(chǎn)進(jìn)行核減的依據(jù)。以上數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，可以避免設(shè)備的過度使用，減少醫(yī)療隱患，避免醫(yī)療糾紛，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

2醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題

2.1醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不完善

上級主管部門出臺的管理文件較少，2004年出臺了《中國人民解放軍檔案條例》，2009年9月出臺了《第四軍醫(yī)大學(xué)儀器設(shè)備檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》﹐這些規(guī)章制度時(shí)間久遠(yuǎn)，可操作性差，使得在實(shí)際工作中出現(xiàn)了很多難以解決的問題。尤其是醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍不明確，使許多儀器、設(shè)備無法歸類，如消毒設(shè)備、注射泵、監(jiān)護(hù)床、清洗機(jī)、白殿風(fēng)表皮治療儀、熱化療灌注機(jī)、過氧化氫等離子低溫滅菌系統(tǒng)及腫瘤治療儀器等l。各單位收集資料的種類有很大差別，隨意性大，致使資料不規(guī)范而不便管理。沒有規(guī)范的管理制度則會降低醫(yī)療設(shè)備檔案本身的價(jià)值，不利于提高醫(yī)療服務(wù)及設(shè)備使用和管理的質(zhì)量水平。

2.2醫(yī)療設(shè)備檔案建設(shè)周期過長

醫(yī)療設(shè)備檔案的形成過程包括醫(yī)療設(shè)備的立項(xiàng)、申請、購置、安裝、使用、維修、保養(yǎng)及報(bào)廢等階段，其建立的時(shí)間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會造成資料不齊全、檔案不完備的結(jié)果[2]。

3醫(yī)療檔案管理改進(jìn)措施

為了加強(qiáng)和規(guī)范部隊(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的作用，必須制定檔案管理制度，明確各項(xiàng)檔案的具體要求，并配置檔案柜、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等硬件專業(yè)設(shè)備，同時(shí)研制信息管理系統(tǒng)，將檔案管理納入了數(shù)字化管理。

3.1建立建全規(guī)章制度

制定行之有效的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，對于歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔手續(xù)、人員職責(zé)做出明確規(guī)定，以保證設(shè)備檔案系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確，真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用：單機(jī)價(jià)格在萬元以上的設(shè)備應(yīng)建立詳細(xì)設(shè)備檔案信息[3]。

3.2積極宣傳檔案工作的重要性

做好醫(yī)療設(shè)備管理檔案工作，應(yīng)做好宣傳工作，讓醫(yī)務(wù)人員特別是設(shè)備操作和維修的人員了解設(shè)備檔案資料的重要意義，積極配合檔案部門工作。同時(shí)做好各個(gè)階段經(jīng)辦人員的宣傳工作，采取集中統(tǒng)一管理上交的資料，完備各項(xiàng)設(shè)備檔案。

3.3采取信息化檔案管理方式

研發(fā)出器材科信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)把全醫(yī)院各部門及職能管理部門的終端鏈接起來，使醫(yī)院管理者能夠?qū)θ旱尼t(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)的分布、使用情況一目了然，從而為醫(yī)院的設(shè)備管理和發(fā)展計(jì)劃提供有效的依據(jù)。購入單價(jià)在萬元以上的醫(yī)療設(shè)備時(shí)，采購人員提供的資料必須經(jīng)過檔案室審核，如果資料齊全，由檔案管理人員在系統(tǒng)中點(diǎn)擊“已處理”方能辦理入庫手續(xù)。

4結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)療設(shè)備的采購中起著參謀作用，在醫(yī)療設(shè)備管理中起著指導(dǎo)、監(jiān)督作用。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，能夠保障醫(yī)院合法權(quán)益，提高醫(yī)療設(shè)備的使用價(jià)值，更好地為患者服務(wù)"。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣躍金.醫(yī)療設(shè)備檔案管理探討[J叮.中國醫(yī)學(xué)裝備，2019，7（11）：38-39.

[2] 潘偉聰.醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J.中國醫(yī)學(xué)裝備，2020，7（7）：50-51.

[3]劉偉.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理提高設(shè)備的使用效益[J.中國醫(yī)療設(shè)備，2020，25（9）：82-83.