信息技術在學校檔案管理中的應用價值分析

朱小妮

摘 ?要：中國蓬勃發展的背景下的信息技術，信息技術在檔案管理中的應用，已經實現學校檔案管理工作的信息化，這是發展學校檔案管理的必要要求，也是社會發展的總趨勢。使用信息化檔案管理，既可以提高服務質量、監督效率，還可以讓檔案管理減少人為的干擾。本文就學校檔案室管理工作的現狀分析以及學校檔案管理工作中的信息化技術應用進行闡述。

關鍵詞：信息化;學校檔案管理;應用

高校檔案管理工作對于規劃學校檔案工作、整理和核算整個學校的檔案及相關資料極其重要，而判斷學校的質量，可以通過檔案準確地保存、整合以及更新等重要因素。而隨著時代的發展，各行各業的人們對高技能、高質量的人才的需求逐漸增加，所以學校也需要緊跟時代的潮流，加強自身的管理和建設，在一些管理中，使用智能化管理，達到降低成本以及管理的難度，提高效率。在學校檔案管理中使用信息技術，可以讓學校的內部管理更加職能化，方便為師生提供更大量、更準確的相關資料。

一、學校檔案室管理工作的現狀分析

隨著時間的推移，人們越來越重視創新能力和邏輯能力，而不是思維定式。而信息技術可以有效的培養人的邏輯能力和綜合把握能力。所以使用信息技術可以有效的對整個學校的信息進行全面梳理，將不同分類應急排序的能力以及綜合掌握檔案的能力進行提高和鍛煉。在學校信息中，檔案資料是極其復雜，覆蓋面廣的一種資料，很多檔案信息整理工作都面臨著時間和海量信息的壓力，所以無法進行有效的組織和展示。而信息技術可以將這些問題輕松的解決，這主要是因為信息技術本身就是一個巨大的信息網絡，其最大的作用就是總結了所有的數據以及信息，為人們呈現出結構化，邏輯性強的知識網絡，這個知識網絡可以隨時的找出所需要的信息，并且對知識進行全面的掌握。而且在學校的檔案管理中，制定合理的規章制度來對工作進行指導，并且將工作行為進行規范。想要是信息化的檔案管理工作可以更有效更專業的進行，就需要建立一個涵蓋著工作各個方面的規章制度，讓所有的工作人員在平時遵守系統管理，杜絕基礎系統問題的萌芽，杜絕危險行為和違紀行為的發生，這樣才可以高效的并且合理有序的進行日常工作。

二、學校檔案管理工作中的信息化技術應用

為提高學校檔案管理的通過率和質量，保證學校檔案的絕對安全保密，有效提高員工閱讀和維護學校檔案的整體效率，提出以下策略：

（一）提高重視程度

俗話說：對工作的態度會決定著工作的質量。學校檔案管理意識決定了學校發展的方向和速度，并且影響著學校的整體教學質量和教師隊伍的能力水平。學校檔案管理想要實現自身的價值，就要有學校領導的支持和認可，而檔案管理工作的領導者和管理者必須明確檔案管理的意義和價值，提高每一個人的關注力度，這樣就可以讓檔案管理的價值發揮到最大。為了有效加強管理者檔案管理水平，學校檔案管理需要由專職人員負責，并且進行定期的檔案管理培訓。

比如，學校的領導對教師及相關的工作人員講述關于檔案管理的重要價值，讓教師及職工認識到檔案管理的重要性，這樣，在之后的工作中，可以將相關的檔案信息建立進行落實并實施。

（二）加強信息化管理水平

學校檔案管理的作用和價值是在共同合作和有效協調的基礎上進行的，所以，學校檔案管理與信息技術的結合時整個學校共同的工作，而不是一個檔案管理部門的工作，只有全體教師與員工齊心協力，共同為促進信息化學校檔案管理的發展與落實而努力，進而創建一個信息檔案管理數據庫。

比如，在學校檔案信息庫獎勵之后，管理者要對每一個檔案的擁有者進行身份鑒別以及保存，將其驗證身份的方式隨時更新，來保證避免檔案丟失或檔案信息發生錯誤。

（三）科學分類

如今，已經進入了“互聯網+”時代，所以在使用計算機來構建檔案數據信息，并且為其進行分類，這樣才能為師生提供方便、數字化以及人性化的體驗，還促進師生的工作方式和工作效率都得到提高。同時充分利用先進的計算機技術和其他科學技術進行信息管理，對學校檔案信息管理進行科學的整合、分類、管理以及保障，這樣才能夠有效的提高學校檔案管理的效率，并且使檔案管理成本降低。

比如，在建立信息庫時，學校的工作者可以通過目錄進行編寫，而且還要留出特殊檔案管理的空間，這樣可以快速的搜索檔案。

（四）對檔案資料分級管理

檔案內容廣泛，內容豐富。而學校檔案包括學生的學籍檔案、教師的教學業務檔案和教職工的人事檔案。因此，在管理方面，想要實現便捷高效的管理，就需要對檔案信息進行簡化和分級。在分級時，學生的檔案可以按照不同的年級、班級、地區和性別等進行分類;教師與教職工的檔案可以按照教師的學科、性別和班級進行分類;學校行政人員檔案可以按照行政管理人員的部門、職務和職稱進行分類管理。同時，學校還可以將學生的檔案按照農村戶口和城市戶口的管理方法進行性質方面的科學分類;教育工作者可以按照黨群檔案進行管理，這樣，在將各部門的檔案完善的同時，還可以加強對黨員隊伍的管理。

比如在查找檔案時，可以按照分類的方式進行查找，這樣可以極大程度的減少管理人員的精力，還能明確不同類型的人群。

三、結束語

簡而言之，在學校檔案管理中，有一個重要環節是檔案的數據處理，這主要是因為其決定了學校檔案管理信息的準確性和管理工作的及時性。想要保證學校檔案管理可以滿足學校建設和發展的需要，實現學校檔案信息的管理規范化，建設規?；鸵訌娦畔⒓夹g在學校檔案管理中的應用，加強了學校檔案管理與學校各部門辦公自動化系統的有效銜接，這樣才能有效提高學校的全面創新管理模式和教育模式。

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