新時期監獄檔案管理現狀調查及推進策略

袁田 李翠芳 丁衛杰

監獄檔案信息是監獄作為國家刑罰執行機關，履行各項職能活動中形成的有保存價值的文字、圖像、聲音及其他各種形式的歷史記錄，是原始真實的數據信息。收集好、保管好檔案信息，充分開發檔案信息資源，更好地服務于新時期監獄事業發展，是檔案管理部門的職責所在。2019年1月，司法部印發《關于加快推進“智慧監獄”建設的實施意見》，從深入貫徹全面依法治國新理念新思想新戰略和網絡強國戰略思想的高度，對“智慧監獄”建設的任務和措施進行全面布局，檔案工作迎來新的發展機遇。為進一步了解目前監獄檔案管理情況，我們在問卷調查的基礎上，分析監獄檔案管理的現狀與發展趨勢，提出推進策略，為相關部門提供決策依據。

一、監獄檔案管理現狀調查

本調查自2020年12月發起，截至2021年7月初共回收有效問卷45份，涉及監獄36所，調查內容涵蓋檔案機構、檔案人員、檔案工作制度建設、檔案管理情況、檔案管理及開發服務五個方面。具體情況如下：

1.檔案機構。監獄檔案機構（檔案室/館/信息中心）穩定且獨立的占74%，不穩定且非獨立的占26%。檔案機構編制緊張，2人以下的占63%，3-5人占32%，5人以上占5%。

2.檔案人員。年齡結構偏大，58%人員年齡為41歲及以上，26%為31-40歲，16%為30歲及以下。文化程度大學本科居多約占63%，大專及以下占37%。調查中，95%的檔案人員無檔案管理專業及相關專業（圖情）背景。79%由其他崗位調任（非專職），其中26%來自于黨政部門，26%來自于監管工作，47%來自于其他工作崗位。

3.檔案工作制度建設?；局贫冉∪?。歸檔、檔案保密、檔案保管、檔案閱覽、檔案借閱制度均達到調查對象總數的95%以上;文書立卷、檔案鑒定、檔案銷毀、檔案借用等制度也達到53%以上（圖1）。制度執行情況：26%非常規范，47%比較規范，11%一般，11%執行制度隨意性強。

4.檔案管理狀況。檔案類型以罪犯檔案、干警人事檔案居多，占被調研對象的84%和79%;財會科技檔案63%，黨務檔案占58%，行政管理、獄政檔案均占42%，科技檔案37%，工青婦檔案11%（圖2）。從檔案管理體制來看，47%的調查對象為分設機構的管理體制，只有26%實行綜合性的一體化檔案管理。68%的調查對象設置了人事檔案室和罪犯檔案室，37%設置了文書檔案室，5%和11%設置了科技檔案室及其他。47%的調查對象執行統一歸檔等檔案工作制度。分設檔案機構情形下，各機構各自為政，37%自行制定相關制度（圖3）。

絕大多數無符合檔案保管要求的專用庫房，26%由普通辦公用房改建而成，甚至有5%是臨時性的庫房或沒有檔案庫房。庫房內專用設施配套情況不容樂觀，非常齊全的僅為32%，比較齊全的占37%，只有專用檔案裝具占26%。必需的溫濕度調節、專用柜架很難滿足。

5.檔案管理及開發服務。74%的調查對象能夠做到文件材料按時、齊全歸檔：26%無統一要求，各部門自行確定歸檔時間和要求進行歸檔，11%無歸檔要求（圖4）。相對而言，罪犯檔案和干警人事檔案的歸檔完成規范、及時。

紙質與電子文檔同時歸檔僅為32%，58%處于部分檔案實行計算機存儲檢索階段，21%實現檔案信息全部計算機存儲、檢索，21%尚處于手工管理、檢索階段。檔案檢索工具體系建設情況，大部分只具備最基本的檢索工具。 26%已形成功能完備的檢索工具體系，53%只具備最基本的檢索工具。37%尚全部使用上級/國家通用保管期限表，37%編制有本單位的檔案保管期限表， 21%只編制有本單位文書檔案保管期限表。檔案信息開發服務的領域主要為組織人事工作、罪犯監管改造工作和行政管理，分別占比84%、68%和63%。在黨務工作、“智慧監獄”建設的數據監獄陳列室建設和準備方面，分別占比42%、42%和37%，生產管理僅為26%。

提供利用的方式停留在查閱、借用、檔案復制達到95%、84%和74%。僅有37%調查對象提及用于檔案參考資料的編寫。53%開展了檔案部門編研工作，高層次的參考資料編寫等工作開展極少。編研成果局限于監獄工作年鑒、大事記、文件匯編及組織機構沿革，分別占到58%、47%、37%、37%;58%能做到及時反饋、統計利用效果的跟蹤反饋;53%圍繞中心工作與其他部門的交流溝通機制尚未建立起來，即使有，也是被動為之，及時、主動溝通的占37%，甚至有11%無溝通。

總體來看，監獄缺乏專業的檔案管理人員，管理手段落后，方法不科學，歸檔制度執行不規范，檔案存儲空間不足，導致雜亂甚至丟失等方面問題比較突出;建立完善檔案智能管理平臺、業務管理系統和信息管控平臺，發揮刑罰執行、獄政管理、教育改造、生活衛生等數據信息的重要作用，以及系統整合、資源共享、信息一體化建設，這些同時又向監獄檔案管理提出了更高的要求，可謂是機遇與挑戰并存。

二、監獄檔案管理推進策略

（一）重新定位監獄檔案機構功能

按照我國檔案管理機構的設置及劃分，監獄內檔案管理機構承擔本單位職能活動中直接形成的具有保存價值的各種類型、載體的歷史記錄的管理任務，具有單位檔案室的本質屬性。但一直以來局囿于管理體制、檔案館庫負荷等方面的原因，國家各級綜合性檔案館檔案接收范圍中，絕大多數未涉及本級監獄檔案的交接。室藏檔案經過多年的積累，類型豐富、載體多樣、數量龐大，初步具備專業性檔案館的規模和特性;監獄行政管理部門的檔案機構也只負責本機關檔案材料的管理——監獄檔案機構及其室藏成為了事實上的“孤島”。因此，在新修訂的《檔案法》正式實施，司法部有序推進“智慧監獄”建設的背景下，監獄內檔案管理機構功能需要重新定位，接受本級檔案行政機關、監獄行政管理機關的雙重業務指導，對本單位黨務、獄政、組織人事、監管改造等活動中形成的記錄材料進行一體化的管理，凸顯履行刑罰執行職能中的檔案和檔案管理特色，不負檔案人“為黨管檔，為國守史，為民服務”的使命。

同時，應切實發揮監獄行政管理機關的職能。在執行國家、本地區統一的檔案工作法律法規、方針和政策的前提下，完善本地區監獄檔案管理的制度體系。作為監獄行政管理機關，上海監獄管理局的做法值得借鑒，近年來先后制定、修訂《上海市監獄管理局檔案管理辦法》《上海市監獄局文書檔案管理規范》《上海市監獄管理局罪犯檔案管理規定》及《上海市監獄管理局建設項目檔案管理規定》等多項制度規定，推進全局及本系統檔案管理的標準化、規范化建設;自2017年開始，分三批次向上海市檔案館移交15988卷文書檔案（1949年-2000年形成），且實現實體檔案與電子檔案同步移交進館。監獄檔案資源在國家檔案實體管理系統中占有了一席之地。^[1]

（二）健全檔案工作規章制度，完善檔案管理與檢索的標準化體系

首先，推進健全文件材料（傳統的紙質文件、電子文檔）的歸檔制度。監獄內部各種門類的檔案，無論目前采用怎樣的管理體制，均應當遵循維護檔案的完整統一原則，對具體的歸檔范圍，歸檔文件整理方法，歸檔時間和要求作出具體規定;提升監獄干警（工作人員）的檔案信息意識，健全歸檔工作責任制，并適時將其完成情況納入相關干警（工作人員）的績效考核指標。從調查結果發現，罪犯檔案管理的規范化信息化亟待加強。^[2]自2020年初開始，甘肅某監獄謀劃從根本上解決以往因罪犯檔案材料交接不清、責任不明以及檔案材料存放隨意甚至缺失不全，導致執法工作被動的問題。他們對罪犯檔案管理建章立制、革新硬件，以分監區順序集中儲存，監區統一管理、專人負責，在檔案保管、借用、收交、歸檔、移交等環節細化要求。同時，著眼于檔案管理的信息化，建立起罪犯檔案檢索數據庫，檔案管理和利用的效率大大提升。

其次，應當探索建立檔案的分級分類保管、提供利用制度。由于監獄系統的特殊性，檔案中涉及國家、行業及單位秘密事務的比例相對較高，包括罪犯心理矯治心理咨詢活動中的檔案資料，都要充分考量信息安全，以及對服刑人員基本權利的保護等因素，由各職能部門牽頭，制定實行檔案分級分類保管和利用的制度，依法確定開放共享的范圍和程度。

（三）加強檔案工作隊伍建設

一是對在職檔案人員的業務知識和技能培訓。重點是不同載體類型的文件在歸檔后的管理、鑒定、數字化的環節，以及檔案利用、編研的技能教育訓練。二是關于檔案人員知識和能力結構方面：檔案人員要破除固有的唯檔案實體安全的理念，還應熟悉檔案的形成者職能及行使過程，掌握檔案產生的過程和規律，明晰“家底”;基于“智慧監獄”建設、信息化語境下檔案工作的開展，應厚植創新思維模式，學習探索智能類設施設備的使用，開闊視野、主動參與投入。三是建議保持檔案工作人員隊伍相對穩定。^[3]

（四）以“智慧監獄”建設統領監獄檔案信息資源的開發工作

首先，構建數據庫方面：“智慧監獄”建設是以大數據為引領，將物聯網、云計算、移動互聯等信息技術與監管改造工作深度融合，對監獄各類信息進行實時、精確、全面地感知、整合和分析，充分發揮監獄信息化在堅守安全底線、踐行改造宗旨中的作用，全面提升信息化服務監獄安全防范、執法管理、教育矯正、政務辦公等各項工作的能力，促進以政治改造為統領的五大改造新格局的建立。^[4]在“智慧監獄”建設標準中“數據信息全面準確”，是重要一環。最終在全國范圍內建成監獄——省級——部級的三級數據中心，基礎和難點同樣在監獄。以“智慧監獄”建設為統領，以數據匯聚融合為契機，對從黨的建設、獄政管理、干警隊伍建設、罪犯監管教育、乃至基礎設施、安保安防體系建設、科技創新等各領域產生的信息資源，實行一體化的歸檔管理，豐富完善數據庫、實現信息共享，是新時代監獄檔案部門的職責所在。

同時，多途徑開發監獄檔案信息資源。檔案信息資料有別于其他文獻的的真實性、原始性特點，使其在監獄理論研究、史志編寫、監獄博物館和陳列館（室）等建設中，作為第一手史料備受青睞。筆者調研中注意到，近年布局的監獄陳列室（館）建設中，載體豐富多彩的檔案信息資料經過精心選擇設計，輔之以數字、多媒體、網絡等多種現代展示技術手段，以當之無愧的主角身份“驚艷”登場。在回顧我國監獄發展歷程、總結監管改造工作規律、對外展現交流發展成就、激發監獄人民警察的職業榮譽感責任感、促進監獄文化建設等方面，檔案信息資源的巨大潛在價值值得深入挖掘。

監獄檔案工作對于新時期監獄事業發展具有重要意義，監獄檔案信息資源也是社會記憶不可或缺的一部分。以新《檔案法》實施、“智慧監獄”建設開展為契機，全面推進監獄檔案工作高質量發展正當其時。

參考文獻：

[1]上海市監獄管理局檔案部門榮獲“上海市檔案系統先進集體”稱號！[EB/OL].[2020-01-09].

http：//jyj.sh.gov.cn/n39/20200109/0042-10896.html 上海監獄.

[2]章海翔.監獄綜合檔案管理現狀分析與思考[J].辦公室業務.2012（09）：63，67.

[3]曹樹蘭.新時期監獄檔案的管理與創新[J].產業與科技論壇.2012（11）：230-231.

[4]梁春雷，李建淼.“五大改造”新格局下持續推進智慧監獄建設的思考[J].中國司法.2019（07）：44-49.

基金項目：本文為司法部2021年度科研課題“智慧監獄檔案信息資源管理研究 ”（編號21GH2016）的階段性研究成果。

作者單位：中央司法警官學院