試論信息化背景下科技檔案管理工作的創新

鄧媛 羅楓

一、引言

早在中華人民共和國成立初期，國內就展開了有關科技檔案相關問題的探索，各學者及檔案工作者不斷對科技檔案的概念、管理、利用、開發等問題進行辨析、研討。隨著社會的不斷發展，科技檔案的重要性也逐漸被社會所認識，科技檔案的相關問題也因為科技檔案價值的提升而持續受到關注。信息化時代的到來也對科技檔案的建設做出了新的要求，為了更好地完成科技檔案的相關工作，很有必要結合信息化時代的特點對科技檔案工作進行改善[1]。科技檔案的管理工作是其他工作的基礎，科技檔案管理工作的優化有利于提高利用率，提升科技檔案服務工作質量。

二、科技檔案管理的理論基礎

（一）科技檔案的特征

對管理對象特征的了解是展開相關工作的基礎，在科技檔案管理工程中，理清科技檔案的主要特征對管理工作的展開具有重要作用，科技檔案主要具有以下特征[2]。

1.專業性

專業性是科技檔案最突出的特征之一。科技檔案作為科技活動的一種記錄形式，從其產生起就具有顯著的專業性特征，因源自的專業技術領域不同，對科技檔案的管理工作也具有不同的要求。例如，針對軍工與醫藥領域應注重對科技檔案的保密管理，對農業與水產領域則應側重于科技檔案的共享共用，對高校及企業領域要加強對科技檔案價值的再挖掘等。科技檔案的專業性是科技檔案的組織、管理與開發利用等工作的重要參考依據。

2.多樣性

科技檔案的多樣性主要是指其種類及類型的多樣性。當涉及到不同建檔事件時，科技檔案會因事件流程的發展而產生不同種類的檔案。例如，在建設領域內，科技檔案按建設活動的流程可分為工程設計檔案、建筑施工檔案與工程竣工檔案，在產品開發領域則可分為產品設計檔案、產品生產檔案與工藝裝備檔案等。科技檔案類型的多樣性則是指科技檔案會具有不同的載體形式，檔案的類型通常由其所記載的活動內容與方式決定，而科技檔案因其記載活動的研究與生產性質使得其除了常見的紙質載體外，還經常使用音頻、視頻、圖像等各種形式的材料為載體。科技檔案的多樣性使得對科技檔案的管理需按其特點的不同采取不同措施。

3.成套性

科技及生產活動的特性使得科技檔案具有成套性的特點，即科技檔案都是以一個獨立的項目或特有的現象為記錄對象，圍繞著某一課題而形成的科技檔案會記錄該課題項目的全部過程與結果，最終生成一系列相互關聯的科技檔案。科技檔案的成套性使得對科技檔案的管理必須完善、有序，若缺少對關鍵環節資料的記錄則會對科技檔案管理的效果產生顯著影響。同時，也需對不同環節產生的科技檔案間相關性進行描述，從而為科技檔案的開發與利用工作打下堅實的基礎。

4.現實性

科技檔案的現實性主要來自其蘊含的價值，區別于其他檔案在歸檔后主要用于歷史資料的查證，科技檔案的重要作用在歸檔后才得以體現。科技檔案記錄的資料能為其他相關的科技活動提供重要的參考價值，這也決定了科技檔案必須具有較高的真實性、準確性與完整性。只有完整、準確的科技檔案才能真正成為具有重要參考價值的檔案，為其他科技活動提供強有力的支撐。

（二）科技檔案的主要價值

辨析科技檔案的主要價值有利于以價值為導向展開科技檔案管理工作，以價值為導向出發進行科技檔案的管理可以實現科技檔案的深度挖掘與合理利用，從而使得科技檔案能更好地為社會生產及科學研究提供助力。科技檔案的價值主要包含以下方面[3-4]。

1.知識儲備

“科技檔案是一種科學與生產技術的記錄，是科技和生產知識信息的載體，是人們生產勞動成果的存在形式。”[5]科技檔案的特點在于其記錄的是科技生產活動的過程、經驗與成果，提供的是加工整理后的科技信息，是一種可以用于科技、農林、建造、水產、醫療等行業的技術資料，為知識生產服務，獲取后經過簡單處理工作即可直接為科技活動助力。

2.提供情報

保密性同樣是科技檔案的基本特點之一，科技檔案的獲取通常存在一定的難度。而科技檔案所蘊含的科技價值能有效推動科學研究、開發設計等工作的進展，獲取了科技檔案，就等同于掌握了科技發展的必備要素。科技檔案能消除科技活動的不確定性、盲目性，具有顯著的情報特征，也可以被認定為一種信息資源，具有明顯的價值性與指向性，即需要服務于特定的科技活動才能發揮其效用。

3.信息共享

科技檔案是一種可供復用的資源，通過建立完善的科技檔案共建共享體系能實現科技檔案價值的集成與再開發。在美國與歐盟等地，科技檔案的共建共享一直是其管理建設科技檔案的重點，通過制度統一科技檔案的編寫規范、明確科技檔案的服務對象、圈定科技檔案的利用方向有效提高了科技檔案的利用率，促進了科技檔案的傳播與擴散，使得不同來源資源互相融合完善，一份資源多機構共用，新興資源不斷產生[6-7]。

（三）科技檔案管理的現代化思想

信息化背景下想要更好地對科技檔案進行管理無疑需結合時代特點來總結出適應時代需求的科技檔案管理思想。基于科技檔案的服務對象、應用場景，同時考慮到新興技術的發展趨勢，可以從以下幾點出發歸納出科技檔案管理的現代化思想。

1.本質是提供知識服務

科技檔案記錄的是已產生的科技成果，供人借鑒的是以往成果的全貌，從思想的形成、推進直至成果的使用過程都可以為科技檔案所記載。科技檔案提供的是記錄更是一種解決實際問題的方案與思路，無疑可理解為一種獨特的知識服務。而知識服務質量的高低取決于對各種顯性及隱性知識的挖掘、組織，因此對科技檔案的管理除了需保證收集資料的完整性外，更重要的是對資料的加工處理，如何通過科技檔案來描述出科技活動的關鍵要素，使得相關人員通過僅查看科技檔案就能發現項目的主要流程、關鍵思想與應用價值是現代化服務模式下管理科技檔案需深思的問題。

2.管理需結合現代技術

技術可理解為一種解決問題的方法或原理，對于科技檔案，最重要的技術則是科技檔案的收集技術、組織保管技術及開發利用技術。在收集科技檔案時，收集人員需采取各種手段來確保科技檔案收集的完整性，搜索引擎、網絡爬蟲、知識圖譜等技術都能為科技檔案的收集提供助力;科技檔案的組織要求組織人員具有一定的學科素養，能做到對科技活動的準確認知，厘清各階段科技檔案之間的聯系，并能將整理好的科技檔案錄入單位的數據庫或機構知識庫實現其保管工作;科技檔案的服務是面向全社會的服務，其服務對象是無窮盡的，按照以往的依據提需求，檔案人員提供檔案的被動服務模式難以實現對科技檔案價值的開發利用，需實現向發現服務對象、提供科技檔案的主動服務模式的轉變，而這種模式離不開數理統計、數據挖掘等現代化技術的支撐。

3.開發應面向具體實踐

科技檔案開發需要檔案工作者圍繞服務對象的需求，對原生態的科技檔案進行適度加工，形成二次甚至三次文獻。而因服務對象及服務需求的多元化，對科技檔案的開發也應該有不同側重。此外，因科技檔案的現實性而導致其價值會隨著社會形勢的發展而變化，這也是科技檔案的利用具有時效性的一種體現。因此對科技檔案的開發應是持續的，不應對現有的科技資料做固化處理，而要形成一種可變的、可發展的科技檔案開發利用模式。

三、創新科技檔案管理的重要意義

（一）明確科技檔案管理核心

認知相關概念是展開一切工作的基本要求，目前國內對科技檔案的定義主要參照《科學技術檔案工作條例》：科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片等科技文件材料。從條例可以看出，科技檔案泛指所有涉及到科學研究、生產技術、基本建設的文件材料。而我國在目前的工作中較為側重科技檔案的安全保管及社會效益，對科技檔案的交流、開發利用與科技成果轉化等工作有所忽視，導致了“重藏輕用”的現象[8]。在實際收集整理科技檔案的過程中更是常常出現注重文字材料的收集，忽略音像、圖表等輔助資料收集的情況，有時更是會導致研究中的關鍵數據缺失等問題，嚴重影響了科技檔案的完整性，也為科技檔案的后續利用、開發等工作造成了阻礙[9]。而結合信息化時代背景，圍繞科技檔案服務對象的實際需求，繼而界定出科技檔案管理需注重資料收集的完整性、價值挖掘的深入性、實際利用的便捷性等核心要素是創新科技檔案管理的重要意義所在。

此外，明確管理核心也是科技檔案管理人員提升其專業素養的必備之舉。專業化的管理工作除了要求管理人員具有一定的檔案管理專業水平外，還要求其具有一定的科研管理水平、相關專業知識以及面向信息化時代要求的計算機技術能力。目前，管理人員存在的知識結構單一問題，使得其難以對覆蓋面較廣或學科專業性較高的科技檔案進行有效歸類[10]。科研經歷的缺失也使得管理人員難以認識到科技檔案所蘊含的研究價值，無法提供滿足科技人員實際需求的服務[11]。而在明確管理核心的前提條件下，科技檔案管理人員能有針對性的擴充相關知識，進而更好地完成科技檔案的“收、管、用”工作，在面對實際應用場景時也能從核心理念出發，探究科技檔案管理方案。

（二）完善科技檔案管理體系

隨著時代的變遷，檔案管理也完成了從檔案實體管理階段到檔案信息管理階段再到檔案知識管理階段的演變，基于知識服務的檔案管理是響應時代進步的必然要求，是促進知識經濟興起的基本保障[12-13]。目前的檔案管理觀念仍受到過去的檔案實體管理與檔案信息管理觀念影響，這也導致了目前科技檔案管理工作重心仍側重于對檔案的收集、整理、鑒別、保管等工作，對檔案的利用與開發，特別是對電子檔案的開發以及對檔案知識的組織、評價等工作實施不足。創新科技檔案管理體系，在管理體系中強調對科技檔案的組織、開發、利用與更新是完善科技檔案管理工作的必經之路，是體現科技檔案重要價值的必要保障。

（三）推動科技檔案開發利用

現階段，科技檔案管理很少提到對科技檔案的開發與利用，特別是基于“互聯網+”環境的檔案的開發與利用。科技檔案的利用主要集中在對項目的檢查、驗收與審計等工作，其目的在于服務例行檢查，而如何挖掘檔案價值，將其應用于佐證科技成果、推動科技發展等工作則涉及較少[14]。雖然不斷有相關學者及檔案工作人員倡導將云計算與大數據等技術引入到檔案管理工作中，部分高校的檔案部門與各行業的檔案研究院所等機構也嘗試了對相關技術方法的使用。但目前的應用進展仍受限于科技檔案管理技術方法的落后：一方面，目前的技術過于單一，難以處理科技檔案管理工程中存在的檔案標準不統一、檔案資源整合難實現與檔案分享功能難落實等問題[15];另一方面則體現在目前的方法并未著眼于對檔案資源的開放與利用等方面，統計分析與數據挖掘等專用的知識挖掘方法并未在檔案管理工作中得到充分應用[16]。

創新科技檔案服務觀念，能更新社會對科技檔案作用的認知，實現從科技檔案審查為重點到科技檔案利用為重點的轉變，使得科技檔案管理工作者與科技檔案使用人員認識到科技檔案的價值所在，從而實現對科技檔案價值的挖掘、推廣與利用;創新服務方法，將各種信息化技術引進規范化管理全流程中，能顯著提高科技檔案價值挖掘的效果及效率，也是科技檔案能服務于知識收集、知識管理、知識推廣、知識再生的重要動力;創新服務對象，注重為社會提供服務，充分發揮“互聯網+”的優勢實現科技檔案資源的共享、共建是科技檔案管理工作創新的重要體現，是整合各行業資源，實現基礎研究積累與科研合力的有力保障，是滿足社會各行業對科技檔案資源現實需求的必然選擇。

四、科技檔案管理創新策略

（一）開創新型資源集成方案

科技檔案資源的完整性是后續工作展開的基礎，面向目前存在的科技檔案資料收集不完整、往往缺少對關鍵環節資料的記錄等問題，科技檔案收集人員應從科技檔案的專業性、多樣性與成套性特征出發，依照所屬領域的特性而制定不同的資料集成策略。首先，資料收集時應依托不同來源渠道確保資料收集的完整性，注重對各環節資料的收集，同時重點強調對領域內關鍵資料的收集;其次，資料的記錄優先選擇易于保存、不易損毀的載體，實現傳統的紙質載體到電子載體的轉變，提高利用效率;最后，通過挖掘資源間聯系來厘清資源間的支撐關系、遞進關系、關聯關系并加以組織，形成突出重點、管理便利、相互關聯的科技檔案。

（二）形成以利用為導向的管理模式

基于科技檔案的現實性特征，科技檔案的價值更多地體現在歸檔后，為了使得科技檔案的利用更為便捷，在對科技檔案進行管理時需在對科技檔案價值了解的基礎上，結合服務對象的需求特征，以利用為導向實現對科技檔案的管理。即在管理時，一是要做到對科技檔案形成領域的基本認識，以各領域特點為基礎、以專業知識為主導實現對科技檔案的組織加工，形成科技檔案的常規化管理，從而提高科技檔案利用的便利性;二是要做到預測科技檔案的服務對象與應用場景，參照科技檔案的來源對象，依據對科技檔案所記錄重點資料的了解，從而推導出科技檔案的應用前景，把握科技檔案需求對象的特征，將科技檔案管理與利用進一步有機結合，優化其管理工作;三是將現代化信息技術充分融入其中，實現科技檔案價值的挖掘，使得其價值實現從隱含層到顯性層的轉變，同時技術的應用也能實現科技檔案價值的衡量工作，依據科技檔案被使用的頻率，能實現對高價值科技檔案的查找，以此為依據又可以進一步推動科技檔案的推廣利用等工作;四是要做到科技檔案的及時更新，科技檔案的價值具有時效性，隨著時間的推移，其價值也會發生變化，不斷結合社會的發展來對科技檔案的價值進行判斷并更新其描述，是科技檔案被合理、正確、持續使用的保障。

（三）建立面向社會的共建共享體系

科技檔案的服務是面向社會的，其建立也離不開社會各行業領域的支持。在對科技檔案進行組織前，厘清各領域間的聯系與領域內各知識間的聯系，能實現對不同來源的科技檔案的有序組織，完成知識的集成與科技檔案的合理調配等工作。科技檔案的共建需要領域內不同機構間通力合作，因側重不同，各機構間科技活動所形成的科技檔案也就具有不同的記錄重點，而各機構的發展又依賴于數量廣泛的相關知識，因此行業內各機構共同參與科技檔案的建立能保證科技檔案具有完善地體現領域內專業知識的能力。科技檔案的共享需實現對相關資源的合理配置，其共享不應止于某一特定領域，而應面向具體的學科項目，依據科技檔案的適用性來確定共享范圍，實現各行業領域間基于科技檔案的交流。

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作者單位：湖北省生態環境科學研究院（省生態環境工程評估中心）