事業單位人事檔案信息化管理研究

李麗

一、引言

隨著社會經濟水平不斷發展和提升，科技發展有了質的飛躍，數字化信息技術已廣泛融入人們生活。但檔案管理工作依舊延續傳統方式，已經跟不上當今時代發展的腳步，管理方式的改革迫在眉睫。當然，事業單位人事檔案工作作為檔案事業的一部分，實現信息化管理是必然趨勢，將數字信息化引入人事檔案管理也是檔案管理改革的重要方案之一。人事檔案信息化管理方式是隨著計算機、數據庫、存儲、掃描、數字攝影等技術的發展應運而生。它是一種新型檔案信息形態，利用各種技術把不同載體存儲的檔案信息通過拍攝、掃描等方式轉化為信息化數據，再以數據庫和系統方式存儲、計算機管理查詢、網絡化形式連接，從而形成一個有序結構的檔案管理信息系統，及時、便捷為大家提供利用，實現信息資源共享。

二、事業單位人事檔案信息化管理的現狀

（一）紙質檔案管理為主

目前，從檔案的產生、收集、整理和歸檔過程來看，檔案的管理還是圍繞紙質檔案進行，信息化管理手段還僅處于輔助階段。信息化手段雖應用于人事檔案管理，但無論是利用辦公自動化技術生成電子文件并打印制作成紙質材料，還是將紙質材料信息錄入檔案信息管理系統，在數量、質量等方面并沒有減少對紙質檔案的歸檔要求。目前，電子文件仍然無法代替紙質檔案，甚至從某種程度來看，增加了檔案管理人員的工作量。后期，在紙質檔案歸檔后，即使檔案被借閱、查詢也是針對紙質檔案，而電子檔案往往被忽略。

（二）電子化檔案利用率不高

由于人事檔案的局限性，其涉及到個人健康、婚姻、懲處等個人隱私內容，為確保個人隱私不能公開，事業單位人事檔案的查閱必須在人事部門監督指導下進行，手續繁多，耗時較長，這在某種程度上導致檔案管理信息系統的保存功能大于實際使用。檔案信息化管理需通過計算機等電子設備來完成，電子設備容易受到病毒威脅，對其保存的檔案數據造成損害。因此，目前單位人事檔案專用電腦一般不允許接入通信網絡以及其他移動存儲設備，雖很大程度上保證了檔案的信息安全，但也導致檔案信息的管理只能局限于檔案室內完成，使其無法得到充分利用。

（三）人事檔案信息管理封閉，形成“信息孤島”

很多單位人事檔案管理系統還處于單機版操作狀態，人事檔案信息還需一個個手動錄入，無法通過辦公軟件批量錄入，重復勞動效率低下。不同單位之間，甚至單位內部不同部門之間存在不同的、互不兼容的檔案信息管理系統，形成一個個系統間的“信息孤島”，信息不能互相交叉、互換，各個系統間的信息也不能及時更新，最后，造成同樣的信息數據需要不斷重復輸入。一個個“信息孤島”，需要大量的數據錄入，人員不停更新、維護，違背了信息化辦公高效的初衷。

三、事業單位人事檔案信息化管理存在問題的原因分析

（一）制度方面

一方面，缺乏相關指導性文件和政策。沒有頂層設計和規劃的指引，人事檔案信息化建設不能很好的納入我國電子政務系統的發展總體框架中，使其發展各自為政，與文件管理系統相脫離，缺少兼容性，失去發展空間。另一方面，信息化建設缺少統一的標準和操作流程。相對比傳統紙質檔案的收集、整理和使用等方面都有統一的標準和相應的操作規范，人事檔案信息化管理還只是處于起步階段，缺少相關的規范和操作流程，因而產生的信息檔案格式差異，也導致不同單位之間的信息交流存在障礙。

（二）技術方面

首先，由于人事檔案自身局限性，再加上傳統觀念和技術因素制約，人事檔案的數字化程度不高。即便將計算機技術引入到人事檔案管理中，但未全面數字化管理，特別是傳統的、已歸檔的紙質檔案未進行全面數字化整理，導致人事檔案管理信息數據庫數據不全。其次，人事檔案系統發展緩慢、功能性差、兼容性低、數據庫更新不及時。再者，人事檔案系統的運維網絡安全保障能力不高，導致人事檔案信息受到泄密和竊取等威脅，只能依靠單機操作運維環境，形成一個個“信息孤島”，這也在某種程度阻礙了其發展。 最后，硬件設備陳舊落后不能及時更新。通過調研，很多單位人事檔案信息化管理設備不達標，不能及時更新。有的電腦已使用長達10年之久，辦公軟件還是2003版office，配套打印機、掃描儀也不能達標，這些情況在某種程度上也無法滿足檔案信息化管理的發展要求。

（三）人員方面

首先，檔案工作人員信息化管理意識不強。很多單位的領導對檔案工作甚至檔案信息化管理重視程度不夠。事業單位檔案工作人員在主觀意愿上還是喜歡依靠紙質檔案，不愿投入過多精力和時間到檔案的信息化管理。檔案的查閱者或使用者，也應加強使用意見的反饋，對于人事檔案的信息化建設也可起到推動作用。其次，人員信息化管理業務能力不強。目前，很多事業單位缺少專業檔案管理人員，特別是具備數字化技能，高素質、復合型檔案管理人員稀缺，很多檔案管理人員身兼數職，很難在信息化管理上投入精力和時間。最后，信息化培訓機制不完善。很多事業單位缺少定期、全面、專業的常態化的檔案信息化業務培訓機制。檔案管理人員在計算機應用、專業技能等方面，不能熟練掌握所需技能和操作規范。檔案的使用者，也需要工作人員對其進行專業培訓進行使用。培訓機制的不完善，也在一定程度上影響檔案的信息化建設和發展。

四、事業單位人事檔案信息化管理的必要性

（一）保護了紙質檔案

目前事業單位人事檔案主要依托傳統的紙質載體進行管理，而紙質檔案在保存或使用過程中容易受很多因素制約出現檔案損壞、丟失等現象。例如，紙張在保存時受溫度、濕度等條件影響很大，高溫或低溫都會造成紙張破損，電子檔案則不會受此因素干擾。在干部選拔任用、開具證明、信息核查、辦理退休、榮譽申報等很多工作中都需要查閱檔案，有時還需復印或者反復利用，加之很多檔案材料的紙張較薄較脆弱，久而久之會對紙質檔案造成極大傷害，減少保存時間。通過人事檔案信息化，便可快速實現對需求人檔案內容及相關信息的查詢和打印，能夠有效解決經常翻閱紙質檔案帶來的紙張干擾問題，減少紙張損壞，有效保護了紙質檔案載體。

（二）提升了檔案利用效率

隨著事業單位人事工作制度和檔案管理規定的逐漸完善和深入，加之事業單位正處于改革期，干部任免、人員變動等都需要查閱人事檔案了解情況，使用頻率逐步提高。查閱傳統紙質檔案需要從檔案柜找到對應人的檔案，并按目錄類別逐一查找需要的信息，耗時長，查找不方便。通過人事檔案信息化，能夠有效彌補紙質檔案查詢效率低的問題，利用人事檔案管理系統的搜索功能，很快定位需求人和需求信息，大大提高了檔案利用效率，為事業單位相關部門及時查閱人事信息資料提供便利。

（三）提供了科學評價機制

干部人事檔案具有動態性、客觀性和現實性，能夠有效反映干部個人政治思想、專業素養、工作實績、廉潔自律、家庭狀況等，在組織選拔考察和管理監督干部的過程中，通過查詢檔案能夠較為全面地了解干部的基本情況。利用人事檔案管理系統，通過大數據、云計算等信息技術，能夠對干部信息橫向、縱向存儲和查詢，建立起科學評價機制，有效進行數據分析，為干部資源配置、隊伍宏觀管理等提供信息支撐和科學參考。

五、改進事業單位人事檔案信息化管理的建議

（一）加強制度建設，完善管理體制

造成事業單位人事檔案信息化管理混亂的根本原因在于沒有統一的制度規范和完善的體制做指引。中組部及省市級相關組織部門應當加強頂層設計，推廣全國統一的人事檔案信息化管理軟件，制定統一標準、規范和操作流程，建設統一的人事檔案信息化管理平臺，平臺可以根據行政機關單位、事業單位、企業等不同性質的單位對于人事檔案要求的不同分級設立，建立、健全統一的人事檔案管理制度，完善各個單位管理體制，這可以極大減少各個單位間、不同部門間電子檔案文件的各種格式，也在一定程度上促進國家電子政務建設的發展。

（二）加大投入力度，推動檔案信息化發展

首先，事業單位人事檔案信息化建設的基礎在于傳統紙質檔案的數字化環節。不能受限于傳統觀念，要從紙質檔案管理模式轉變到信息化檔案管理模式，把紙質檔案電子化做到“應轉盡轉”。其次，加大對人事檔案信息系統設計和維護的資金投入，做好數據的及時更新和備份，防止數據損壞丟失。再者，要加強信息安全維護。確定專人管理存放電子檔案的電腦，保障電腦的存放安全、使用安全。禁止非檔案管理員將U盤、硬盤、光盤等插入電子檔案電腦，利用好高新技術的加密功能，防止檔案數據泄露，提高安全保密意識。只有良好的、安全的、健康的運行環境，才能保證人事信息檔案高效、便捷地發揮作用。最后，加大資金投入，及時更新軟件和硬件設備。檔案的信息化建設需要計算機軟硬件的保障，沒有過硬的現代設備，何談檔案的信息化建設。所以，需要保障足夠的資金，推進人事檔案信息化進程。

（三）加強檔案信息化管理人員能力建設

加強事業單位檔案信息化管理人員能力建設首先要轉變人員意識，形成信息化管理為主，紙質檔案管理為輔的檔案管理格局，這個轉變的首要條件是單位領導重視，其次是檔案管理人員及檔案使用人員的轉變。再者，要加強管理人員相關培訓，單位應定期制定培訓方案，列好培訓計劃，提高事業單位檔案管理人員業務能力，甚至包含檔案使用人員的培訓和宣講。最后，可以適當提高管理人員職級待遇。哈佛大學威廉·詹姆士教授通過實驗發現，在得到科學、有效的激勵時，人可以從20%—30%到80%—90%發揮出潛能。很多單位對人事檔案管理注重程度不夠，為了促進檔案信息化建設，應該轉變此觀念。提高相應專業信息化管理人員職級待遇，推動信息化檔案管理建設。

六、結語

綜上所述，事業單位人事檔案管理的發展要跟隨時代發展的腳步，充分運用計算機軟硬件技術，實現事業單位人事檔案管理的實時、動態化管理。本文結合事業單位人事檔案信息化管理現狀，充分分析事業單位人事檔案管理發展制約因素，從檔案管理的制度建設、投入力度、人員能力建設三方面給出建議，促進事業單位人事檔案管理的信息化建設。

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作者單位：天津圖書館（天津市少年兒童圖書館）