大數據時代企業檔案信息化建設的幾點思考

王小杭

一、檔案信息化建設的時代背景

在信息時代，隨著計算機和網絡技術的迅猛發展，傳統檔案管理方式已越來越不適應新形勢的發展需要，運用計算機網絡等現代技術管理檔案，是檔案管理的發展方向。傳統的企業檔案管理方式將逐步被以信息技術為特征的企業檔案管理模式所取代。

當下正值大數據時代，企業檔案信息化建設已經迎來了前所未有的機遇。信息化是社會發展和企業發展的必然選擇，它對檔案工作提出了新的要求。完善并逐步實現檔案信息化、大數據化管理，是當前乃至今后一段時期檔案管理工作的重中之重。信息化時代背景下，要對企業檔案管理工作進行重新定位，要盡可能地運用現代科技手段和管理新方式，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現企業檔案信息化管理。

與信息化建設相關的數據挖掘、數據封裝、通信網絡等技術正在快速發展，企業數字檔案館（室）試點、建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點等工作也在如火如荼地開展。這些因素為企業檔案信息化建設提供了良好的外部環境，因此，企業應當抓住機遇，順勢而上，不斷提升檔案信息化水平。

二、企業檔案信息化管理對檔案工作的影響

（一）促進企業檔案工作的規范化

企業檔案管理工作的信息化建設，對企業檔案的歸檔、分類、立卷、保管及提供利用等管理環節有著較大影響。在檔案信息化的管理模式下，傳統的紙質檔案和音頻、視頻類的聲像檔案都將通過信息化方式進行收集、整理、存儲、利用。這將使企業檔案管理工作更加規范化、科學化，更加有利于企業檔案的利用與開發，有效克服傳統檔案管理模式下的存儲能力差、利用速度慢、信息開發不全面等缺點，對傳統企業檔案的管理具有改革創新意義。

（二）促進企業檔案工作的標準化

企業檔案信息化工作的開展，對于企業檔案管理的制度化、標準化會起到積極的促進作用。從企業檔案信息管理系統的建立，電子文件的形成、流轉與歸檔，到電子檔案的采集、整理、存儲及提供利用等全過程，都需建立完善的、統一的管理標準，只有將企業信息技術標準與檔案管理標準有機結合，滿足檔案利用者的諸多需求，才能促進企業檔案管理的科學化、標準化。

（三）促進企業檔案工作的全員化管理

企業檔案工作信息化建設，要以企業員工的全員參與為基礎。企業檔案傳統管理模式下，各業務部門檔案管理工作人員主要是將紙質文件材料收集、歸檔。檔案信息化建設中，電子文件都是企業每個部門、每個崗位以及履行各項職責的所有工作人員完成工作任務時形成的真實記錄，所以每個企業員工都應該是電子文件的形成主體，都應該參與電子檔案的收集與整理。而且，企業各部門的相關業務人員由于熟悉自己的工作崗位和業務工作，對電子文件的收集更完整、更具體、更準確。同時，這種全員參與的模式能夠提高企業員工的檔案意識。因此，企業檔案信息化建設對于企業檔案全員化管理有著重要的促進作用。

三、加強企業檔案信息化建設的對策

（一）強化組織管理，明確職能定位

工作未動，制度先行，提升企業檔案信息化建設，首先要從檔案管理的角度明確各機構的職能，并制定相應的管理制度。企業應當建立“信息化建設領導小組——各業務部門——企業信息部門——檔案部門”的四級檔案管理體系，由企業領導統籌協調檔案信息化工作，業務部門具體配合，企業信息部門提供基礎支撐，檔案部門制定相應的規章制度并負責檔案業務指導，為檔案信息化建設的開展提供堅實的制度保障。

（二）加強前端控制，重視文件收集

電子文件主要由各業務部門產生，與傳統紙質文件相比，電子文件格式多樣，數量龐大，因此，基于“全員參與”的管理思想，必須加強電子文件前端控制，尤其是每項具體業務工作中形成的文件，應當注重此類文件的收集。企業應提前制定電子文件歸檔范圍，對收集文件的齊全完整性進行審核，并及時督促相關業務部門將電子文件進行歸檔。在收集過程中，檔案部門應當加強指導，及時深入到企業各生產部門，對產生的大量電子文件的接收、整理和存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，保證電子文件準確性，使之與紙質文件一樣發揮效用。

（三）開展系統改造，優化系統功能

電子文件的產生、流轉和歸檔是在線上進行的，橫跨業務系統和檔案管理系統，因此，在企業檔案信息化建設的過程中，必須注重硬件設施的升級，實現業務系統和檔案管理系統的對接。基于元數據方案、四性檢測方案，實現元數據的收集功能和歸檔前的四性檢測功能，進一步提升系統的效能。在上述基礎上，依靠技術部門的支持，還可以增加系統自動著錄、自動歸檔、離線歸檔等功能，不斷增加系統的實用性和交互性。

（四）重視企業檔案信息安全工作

信息安全問題是企業檔案信息化建設中一個非常重要的問題。包括兩個方面：一是電子文件本身的安全問題，即作為數字資源，電子文件載體存在損壞風險;二是外部的安全威脅，即黑客攻擊、病毒入侵、系統漏洞等，都將給電子文件安全帶來挑戰。因此，在信息化建設過程中，企業應當定期檢查數據庫和網絡平臺，確保防火墻正常運行;在設備更新換代后對數據進行遷移，并及時進行異地異質備份;實施安全等級保護測評，消除技術漏洞帶來的數據遺失問題。

（五）提升企業檔案管理人員業務水平

加強培養教育，造就一大批復合型人才，是實現檔案管理現代化的關鍵。企業檔案信息化建設，需要計算機技術和檔案管理復合型人才，人才素質直接影響企業檔案現代化管理的水平。在工作中，要有針對性地組織相關人員學習掌握信息技術新知識，提高檔案管理人員的現代信息技術素質，以保證更好地完成企業檔案管理現代化工作。

四、結束語

總而言之，企業檔案信息化建設是一個循序漸進的過程，期間需要單位多部門共同努力，因此，企業在這一過程中應當強化組織架構，以制度建設為抓手，以技術手段為基礎，在檔案部門、業務部門、技術部門的共同努力下，完成企業檔案的信息化建設。

作者單位：中國中原對外工程有限公司