如何做好合同檔案管理工作

陳蕾

摘要：合同是規范市場秩序穩定市場發展形勢的重要組成部分，對于企業的管理和發展產生了極其關鍵和重要的作用，同時也是企業實施管理和發展的重要依據，是產生法律糾紛的法律憑證。因此，需要企業完善合同檔案管理工作，需要明確當下一些企業合同檔案管理存在的問題，從而能夠研究并應用有效的解決措施，提高檔案管理工作效率和質量。

關鍵詞：合同檔案;管理;企業管理

在當今社會發展形勢下，企業為了保障自身的合法權益和自身利益不受到侵犯和影響，深刻重視合同簽署工作，并且逐漸深刻認識到合同檔案管理工作的重要意義。因此，有效完善合同檔案管理工作對于企業自身發展產生的作用是不可忽視的。

1.合同檔案管理存在問題

1.1合同收集入檔不及時

當下對于一些企業的合同中相關的技術、服務合同等主要是由綜合行政部門負責管理，而采購合同則是由業務部門負責管理。一般情況下，對于合同的審批需要經過起草、審核、審批以及執行等方面的工作流程，這一些工作環節是比較關鍵和重要的，同時也是主要的組成部分，這樣會造成對于合同檔案的管理不能統一，工作內容比較分散，并且也會耗費較長的時間，而且不能確定審批時間，這有可能造成文件丟失或者不能有效保存，這方面的問題會對于后期的合同收集以及入檔管理工作造成一定的影響，增加了工作難度和工作壓力。企業對于合同收集以及入檔方面的工作需要依據年度或者季度等周期移交給合同管理部門，但是由于移交檔案不及時，這就使得在經過很多年以后才會進行入檔和統計。

1.2檔案管理不科學不規范

當下國家對于合同檔案的管理并沒有制定相關的法律法規，因此對于合同檔案的管理缺少政策支持以及法律依據。企業對于合同檔案的管理也沒有制定相應的管理制度，造成了檔案管理不科學不規范的情況出現。很多時候，企業僅僅會對已經存在的文本實施管理，并且合同文本類型多種多樣，比如有一些合同檔案有正本、副本等形式，但是對于不同形式的合同檔案并沒有明確的制度依據和規定原則。對于合同中擬定草書、審批文件、意向書、擔保書等方面的材料并沒有進行科學全面的整理和入檔，因此合同檔案的完整性并不能得到保障。

1.3合同檔案管理質量不理想

當下一些企業對于文件檔案的管理并沒有設立相關的部門，并且也沒有得到管理員的關注和重視，雖然一些企業會設立質管部門，但是卻不負責文件檔案管理工作，只是對文件檔案的模板、格式等進行監管。在企業中設立的質管部門工作人員往往是以兼職的身份擔任，并且對于相關工作內容以及工作職責并沒有明確的要求。因此由于部門產生的文件類型是多種多樣的，使得文件格式以及編號都會出現沖突和重復，這樣會影響合同檔案管理工作的效率和質量[1]。

2.完善合同檔案管理工作具體策略

2.1制定并完善合同檔案管理制度

企業的合同檔案管理是企業管理和發展的重要保障，同時也是主要的工作內容，也是法律糾紛的重要憑證。因此企業需要依據相關的規定，制定并完善合同檔案管理制度，包括管理辦法以及具體細則，從而能夠形成健全的檔案館體系，確保檔案管理更加標準和規范，并且合同檔案管理制度內容中需要明確合同檔案的類型、格式以及編號等，這樣就可以確保合同檔案收集、入檔完整并且規范，提升了檔案管理的精準性。

依據當下國家對于檔案管理工作所制定的相關政策，需要將合同檔案納入到統一的管理體系中，進而可以統一入檔以及統一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的重要記錄，同時也是企業管理和發展的重要參考依據，能夠體現出企業管理發展相關的制度、技術、資料等，在制定了規章制度以后，確保了合同檔案管理工作能夠有所依據，并且可以清晰合同檔案管理范圍，包括合同檔案入檔、傳輸入檔以及提取等方面的要求，這樣可以讓合同檔案體系更加完善和成熟[2]。

2.2科學管理合同檔案

當下一些企業對于合同檔案往往會以專門的類別進行管理，而對于已經入檔的合同檔案需要加大管控力度，在明確了文本類型格式以及入檔要求以后，就需要對于相關的談判文件以及審批文件進行嚴格的管理，進而保障檔案形成系統。

此時需要得到企業管理員的關注和重視，作為企業管理人員需要支持并鼓勵工作人員開展專業的檔案管理，并要求工作人員對于合同檔案的管理做到科學規范，還要能夠提高合同檔案的利用率，以此管理人員能夠認識到合同檔案管理的重要作用和價值。

在具體的工作中，如果出現一些糾紛或者沖突矛盾，那么需要應用合同檔案時就可以將合同檔案的作用和優勢發揮出來，以此能夠維護企業掌合法權益以及自身利益。所以對于企業的檔案管理工作需要不斷地完善和規范，從而能夠依據相應的原則和規定落實相關管理工作，最終可以提高檔案管理工作的效率和質量[3]。

2.3落實信息化建設，提高合同檔案管理信息化水平

信息資料存在的價值需要能夠傳輸和共享，而不是被永遠保存。因此，在當下信息時代背景下，檔案管理工作實現信息化可以有效地提高信息資料的傳輸和共享效率和質量，并且提高信息資料的利用率。這就需要積極落實信息化建設，將一些零碎分散的信息進行收集并統計，這樣可以將合同檔案資料的收集、歸納、入檔、提取等逐漸實現信息化。應用這種方式實施檔案管理工作，可以有效發揮信息化技術的作用和優勢，提高資源的利用率，從而達到信息資料的共享。

不但如此，在企業的合同管理中應用信息化技術能夠對檔案的擬定、起草、上報、審批、變更、撤銷等工作在網絡平臺中進行處理，從而可以實現一體化實施檔案管理工作，并且能夠明確管理目標，確保檔案資料完整齊全并且精準有效。

2.4加大宣傳普及力度，保持良好法律觀念認識

現代企業對于檔案管理工作人員的工作逐漸產生了深刻的認識，并且也意識到檔案管理工作對于企業管理和發展的重要性，但是卻忽略了對于檔案管理人員的培訓，包括專業知識和管理技術的培訓，對于法律觀念的宣傳和普及并沒有給予積極的重視[4]。

因此為了更好地落實合同檔案管理工作，那么需要加大宣傳普及力度，讓工作人員始終保持良好的法律觀念認識。

一是可以讓工作人員認識到合同檔案管理工作的重要作用和意義，并且讓工作人員積極學習并掌握相關的法律知識以及管理方法，以此讓工作人員能產生良好的工作責任感和使命感;

二是需要提升業務部門相關人員的檔案管理認識和法律觀念認識，這樣可以為企業的合同檔案管理工作奠定堅實基礎，提供有利條件。在通過針對不同部門合同檔案管理工作的滲透以及普及，逐漸可以讓企業所有部門、所有工作人員都能夠將檔案管理工作實現常態化，這有利于檔案管理工作的有效落實。

2.5完善合同檔案利用以及保存之間關系

根據我國頒布《合同法》的相關內容可以得知，在制定和簽署合同時需要了解商業機密，無論合同是否生效都不能泄露商業機密，并且不能依靠泄露商業機密損壞一方形象，造成對方產生經濟損失和精神損失，對于此行為需要承擔法律責任。一些合同檔案會牽涉到相關人員以及相關企業的機密，包括技術、資金以及管理、運營等方面的機密信息，這就需要積極完善合同檔案利用以及保存之間的關系，要能夠嚴格防范檔案信息泄露的問題產生，積極執行合同檔案內容，有效履行合同檔案中所明確規定的相關責任和義務，從而可以確保檔案資料得到安全保存，并且能夠有效落實檔案資料的具體規定[5]。

3.結語

綜上所述，在現代社會經濟不斷發展的形勢下，合同檔案管理工作對于企業的發展產生的作用是不可忽略的，是相當重要的，同時合同檔案工作是企業管理發展中重要的組成部分，在一定程度上決定了企業的管理和發展質量。這就應用有效的措施完善合同檔案管理工作，那么需要認識到合同檔案管理存在的問題，以此落實有效的措施，因此需要制定并完善合同檔案管理制度、科學管理合同檔案、落實信息化建設、提高合同檔案管理信息化水平、加大宣傳普及力度，保持良好法律觀念認識、完善合同檔案利用以及保存之間關系，從而可以健全并完善合同檔案管理體系和模式，提高現代企業檔案管理工作效率和質量。

參考文獻：

[1]諸春花.如何做好企業檔案信息資源的開發和利用.《蘭臺世界》.2015（S1）

[2]周卓穎.企業合同檔案管理淺析[J].蘭臺世界，2014，S2

[3]陳學敏.企業合同檔案管理之淺見[J].管理觀察，2014，17

[4]周雪凡.嚴格要求企業合同檔案管理的必要性[J].科技風，2014，09

[5]劉媛媛.設計合同檔案管理中的主要風險與管理措施[J].人力資源管理，2018，141（06）