淺談如何推進智能化檔案管理工作

孫莉

◆摘? 要：在進行檔案管理時，智能管理系統的合理構建具有重要的意義，相關工作人員通過合理應用現代智能設備和智能軟件，可以對檔案進行有效的分類，歸檔，保存和調閱，使其各項工作實現更高的自動化和智能化，進而確保更為高效的開展檔案管理工作，對其信息資源進行更為有效的管理，本文綜合探究對檔案信息進行智能化管理的具體策略。

◆關鍵詞：智能化;檔案;管理工作

煤礦企業在開展檔案管理工作，智能化管理是現代科技發展過程中形成的新型管理方式，管理機構需要對其加強重視，確保能夠對其檔案信息進行更為高效的管理，保障檔案信息管理實現更高的智能化和現代化，為了進一步明確如何對其各項檔案進行智能化管理，特此進行本次研究工作。

一、更新操作理念

在信息化時代的今天，電子檔案是其檔案管理工作的最新模式，可以對其傳統手工操作理念進行科學轉變，實現數字化管理的有效落實，在以往進行檔案管理工作時，普遍是由人工作業，工作效率相對較低，在工作中容易出現誤差。而在具體應用數字化管理時，需要合理優化管理技術，確保檔案管理，實現更高的技術化，智能化和信息化，推進我國現代檔案管理工作的進一步發展，檔案管理人員可以進一步感受數字檔案信息所具有的強大力量，明確手工操作無法完全識別信息編碼，只有合理應用現代智能化設備，才能確保有序開展各項工作，使企業檔案管理習慣和思維發生轉變[1]。

二、完善基礎設施

在開展檔案管理工作時，科學完善基礎設施是深入開展各項工作的重要技術，因此，在堅強檔案管理，為了確保更為高效的應用智能化技術，檔案管理機構需要在信息基礎設備方面加大投入，強化物力支持和財力支持，同時還需要合理購入光盤刻錄機，掃描儀，軟件系統和計算機等現代設備，科學完善基本硬件設施。與此同時，還需要合理構建接收中心，電子目錄和網絡數據庫，確保能夠智能化采集檔案信息，并對其進行合理錄入。在對其工程檔案進行智能化管理時，為了確保更為高效的開展檔案管理工作，需要合理購入基礎設施，確保檔案信息具有更高的安全性。

三、改進管理方式

首先，企業在開展檔案管理工作時，需要對其傳統管理方式進行科學轉變，合理應用智能化管理。在以往進行檔案管理時，照片，圖紙，和產品成果是其檔案管理資源最為常見的表現形式，在對其進行管理時，需要利用書柜和架子進行儲存，手工操作管理是其最為主要的方式。還在實現智能化管理，虛擬數字是企業檔案的主要形式，電子設備是存儲檔案的主要載體。其次，在我國現階段電子政務得到了很大的發展，企業檔案的載體逐漸產生較高的豐富性和多樣性，電子載體具有較大的規模和數量，此時，應用傳統人工操作無法確保有效管理海量檔案資源，需要利用電子設備堆積數字資源進行管理。最后，企業在對檔案信息進行智能化管理時，可以利用電子網絡技術進行遠程管理和多維管理，進而確保企業在進行檔案資源管理時，能夠更為高效的應用網絡技術。企業通過進行數字檔案館，商務網和企業網的合理構建，能夠使其各項信息資源實現高度共享。

四、加強安全保障

在進行檔案管理工作時，科學應用智能化計算機可以確保企業檔案具有更高的安全性，但是在現階段，網絡環境具有較高的復雜性，存在大量不可預見因素，此時，檔案信息安全的意義得到了充分的突顯。各級管理機構需要進行安全保障系統的合理構建，確保能夠有效落實智能化，信息化和安全化。首先在計算機中輸入檔案信息時，需要利用計算機進行自動備份，即使紙質檔案損毀或丟失，依舊可以利用計算機調取其各項檔案信息資源，進而確保檔案信息具有更高的安全性[2]。與此同時，電子檔案具有較強的加密功能，如果沒有獲得管理人員授權，則無法對其檔案信息進行瀏覽，通過合理應用智能計算機，可以實習檔案信息，具有更高的保密性，進而保障檔案信息安全。最后，在具體進行檔案管理時，科學應用智能化技術還可以有效避免雨水損壞紙質檔案，進而確保檔案具有更高的安全性。除此之外，相關單位還需要進行安全保障制度的合理構建，確保檔案信息安全，可以和各級工作人員職業生涯和責任緊密聯系，對其進行有效的內部管理，避免人為破壞檔案信息。

五、強化管理宣傳

企業在開展檔案管理工作時，如果想要確保科學應用智能化技術，必須確保各級領導人員對其加強重視，因此，如果想要確保在檔案管理中更為高效的應用智能化，各級領導人員需要高度認識智能化應用的價值和優勢。此時，檔案管理人員需要強化自身管理能力，深入了解我國現階段開展檔案管理工作的具體情況和智能化的應用優勢，并向其它領導人員進行傳達，確保能夠獲得更大的支持，進而對其智能化技術進行全面的普及，確保各級人員能夠更為高效的應用智能化技術，為檔案管理工作合理應用智能化技術提供必要的技術保障和人才保障。

六、結束語

總之，企業在進行檔案管理工作時，通過更新操作理念，完善基礎設施，改進管理方式，加強安全保障，強化管理宣傳，能夠確保對其進行有效的智能化管理，進而確保檔案管理工作實現更高的信息化和智能化，確保相關企業更為高效的實施檔案管理工作，有效提升管理工作和管理效率，確保企業各級人員可以對其檔案信息進行更為高效的管理，為我國現代煤礦行業的進一步發展創造良好的條件。

參考文獻

[1]欒愛芳.淺談如何加強新形勢下的檔案管理工作[J].辦公室業務，2020，000（008）：126-127.

[2]關媛瑞.淺析加強檔案信息化管理工作的策略的相關分析[J].文存閱刊，2019，000（008）：6.