數字時代企業電子檔案制度化管理探究

張麗

摘 要：本文主要通過對國內制定頒布的電子文件和電子檔案制度加以統計分析，并根據主題收集了電子文件和電子檔案的制度，以此來綜合系統性地進行辨析，闡述電子檔案的制度和實踐相互融合的實現路徑，最終與現實結合提出電子文件和電子檔案的制度進行完善的相關建議。

關鍵詞：數字時代背景;檔案管理;電子文件;電子檔案;制度化管理

通常情況下，企業大部分是運用不同的生產來達到盈利的目的，或者是向市場提供相應的產品和服務的組織。企業自身具備盈利性及獨立性，而在企業進行研發和生產以及管理活動中則會形成有價值的文件，即企業的檔案。對檔案工作則是企業的管理職責在進行相應的履行。伴隨當前數字時代的發展，企業內的檔案工作進入了新的階段，并且在管理手段和對象以及理念等方面面臨重要的改變。以往的檔案管理針對紙質檔案，而當前則主要是電子檔案成為管理的對象。檔案信息系統是當前企業對檔案進行管理的又一種新手段，是電子檔案的管理，還有對紙質檔案進行管理的一種工具，但也存在較多的問題。在數字時代的背景下，針對企業的檔案管理在各個方面提出更加嚴格的要求，一套具有高效的對檔案進行管理的系統需要投入上百萬，并且企業的本質是趨利的，因此較大的投入需要企業慎重的考慮。當前國家所制定的相關政策和制度主要為了促進推動檔案管理開展信息化和標準化。所以，在下文中主要針對國家層面的相關電子檔案管理的制度進行梳理，進而為企業在進行檔案信息化時提供相應的參考。

一、電子文件和檔案的制度辨析

從實質上來講，電子文件和檔案均是同一事物在不同的階段下以不同的形式所展現出的形態。依據國家部門對電子檔案管理制定的基本術語文件中對其定義顯示，電子文件主要是國家的相關機構、社會的組織部門、個人履行職責及處理事務時，利用計算機而形成和辦理以及傳輸存儲的一種格式記錄的文件。其主要是內容和結構以及背景所組成。電子檔案主要是指有憑證和查考以及保存價值的歸檔儲存的電子文件。通過上述的描述可知，電子文件應當是電子檔案的前身，電子文件的規范和可信的程度對電子檔案的規范和可靠具有重要的決定，所以電子文件和電子檔案的管理制度具有密切的關聯，并且相互銜接。

根據新發布的《檔案法》中針對檔案證據性進行以下的相關規定：符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力。由此表明，新《檔案法》同樣明確電子檔案所具有的相關法律效力，另外需要關注的是電子檔案怎樣才符合《檔案法》的要求，是有電子檔案的相關法律和法規，以及相關的制度體系來支撐對其的定義，電子文件合法性則是電子檔案自身法律證明力的根本，在對電子檔案進行管理過程中，規范性以及合法性是法律證明力最為重要的關鍵。

通過上述的分析說明，電子文件所制定的制度主要具備的規范性，針對電子檔案的來源合法性予以約束，而檔案制度又是針對電子文件管理的合法約束，進一步確保電子檔案的生命期在管理中的合法性。

當下，電子文件的所有制度是由國家標準印發以及檔案行業的標準加以構建。在中國知網可以檢索出10份國家的標準。利用互聯網和國家檔案局的網站進行檢索可搜出大約43份標準。依據全程管理的核心思想，電子文件和電子檔案的制度具有密切的相互銜接，并共同對電子文件的收集和整理以及歸檔、保管等進行相應的規范，進一步保障電子檔案具備的規范性和合法性。

二、制度和實踐的融合實現

從電子檔案的定義可以看出其邏輯的起點和紙質檔案是基本相同的，起點均是歸檔。而在現實中，企業內的檔案部門對電子檔案有保管權和處置權，但也來自歸檔，所以在本節中針對電子檔案的管理進行分析，并分析電子檔案的制度和實踐融合的實現。

1.電子文件歸檔

將電子文件進行歸檔主要是依據國家的規定把有價值的電子文件和原數據交付檔案的管理部門的一個過程。當下對電子文件進行歸檔的制度有以下幾種：《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《公務電子郵件歸檔與管理規則》《數碼照片歸檔與管理規范》《會計檔案規范》。通過上述的相關制度來適應電子文件歸檔和電子檔案的管理需求。

2.檔案信息的系統

根據國家制定的針對檔案信息系統中的安全保護分級把檔案信息的系統通過劃分三類，一是檔案信息的管理系統，二是檔案信息的服務系統，三是檔案辦公的系統。針對企業來講，檔案信息的系統是將以下三種系統集成一體，即檔案的管理信息和數字化加工以及利用服務的系統。檔案局通過制定針對企業開展建立數字檔案館的指南文件來指導各大企業將檔案管理的系統作為重要核心，并緊緊圍繞收、管、存、用電子檔案完善資源和人員以及制度等等。在2017年，由國家檔案局制定印發的針對電子檔案管理系統的相關功能文件，依據電子和紙質檔案管理相關法規，明確規定了檔案管理的相關系統內最為基本的模塊和功能。伴隨智能密集架的運用，檔案局又制定了《檔案密集架智能管理系統技術要求》，對密集架的管理系統進行相應的要求。當前對于檔案信息的系統運維被嚴重的忽略，并且嚴重缺少相關的制度保障及人員的支撐，檔案局發布《檔案信息系統運行維護規范》，以此來為各大企業的運維系統提供相應的參考。

3.電子檔案的有效檢測

企業內不斷提升信息化的水平，如PDM系統的業務系統和檔案管理構建相應的集成式接口，而管理系統則利用接口來得到業務系統的相關電子文件，并且在這一過程內對得到的電子文件開展了四性檢測，這是對電子文件的質量進行驗證的首步，并且還要用標準來進行相應的評測。根據于此，國家發布了針對文書類的電子檔案進行檢測的相關要求和標準。針對歸檔和移交接以及長期保存的環節可以進行四性的檢測。四性主要是真實性、完整性、可用性、安全性，進而為文書類的檔案檢測進行引導。

4.電子檔案的著錄

著錄是依據標準的形式來對電子檔案的相關內容和結構等加以描述的整個過程。原數據是檔案的內容和結構以及管理中的數據。所以檔案的著錄也是將電子檔案的原數據進行錄入的過程，而伴隨檔案管理和應用的系統兩者間利用數據的接口來對電子文件進行相應的捕獲，與此同時檔案管理的系統也將得到此文件的原數據。另外，檔案管理和業務的系統之間的原數據對管理系統的著錄工作量具有決定性的作用，如果數據的匹配高則著錄輕松，而匹配低則需要工作人員消耗大量的工作時間進行檔案著錄。所以，對原數據進行有效的統一標準具有非常重要的作用和意義，此問題同樣是當下企業在進行檔案信息化建設時的重點和痛點。國家對原數據開展制定的相關標準主要是有文書類的電子文件和錄音錄像類的電子檔案以及照片類的電子檔案等等。