水利工程檔案收集歸檔的問題和對策

賈秀平

摘? 要：本文從水利工程建設和水利工程檔案管理工作的實際出發，分析水利工程檔案收集歸檔過程中存在的內容不全、載體單一、質量欠佳等問題，提出通過加強培訓指導、項目管理、制度建設、質量審核等辦法來解決問題的對策。

關鍵詞：水利工程檔案;收集歸檔;培訓指導;制度建設;質量審核

Abstract： Based on the reality of water conservancy project construction and water conservancy project Archives management， this paper analyzes the problems existing in the process of water conservancy project Archives collection and filing， such as incomplete content， single carrier， poor quality and so on， and puts forward some countermeasures to solve the problems by strengthening training guidance， project management， system construction， quality audit and so on.

Keywords： Water conservancy project archives; Collection and archiving; Training guidance; System construction; Quality audit

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案的齊全、完整、準確、系統等質量狀況對水利工程檔案作用的發揮有直接的影響。

1 水利工程檔案收集歸檔的問題

1.1 收集歸檔內容不太齊全。存在的問題主要是項目前期的報批文件欠缺或者是復印件、初步設計和專項設計文件收集歸檔不全，工程建設管理有關規章制度、辦法未歸檔，工程建設協調的重要專業會議文件材料歸檔不全，重要合同、協議未收集或收集不全，重要設備隨機資料、招投標文件、購置手續歸檔不全，概算、預算、決算及建設計劃等文件材料歸檔不全，監理資料歸檔不全或編制不規范，工程整體竣工驗收文件材料欠缺等。特別是工期長的水利工程建設項目，經過多年建設，人員多次更換，收集歸檔內容不齊全問題尤為嚴重。

1.2 收集歸檔載體形式單一。由于建設單位往往到工程竣工驗收階段才知道工程竣工驗收前要先進行建設項目檔案的專項驗收，這時才開始聯系本單位檔案部門，聯系上級檔案驗收組織部門，檔案部門介入的時間晚，因此檔案專項驗收都存在突擊收集、突擊整理、突擊驗收的情況，往往就只顧上必需的基本紙質文件材料的收集歸檔，聲像、電子檔案等特殊載體文件材料未能積累和收集歸檔。

1.3 成冊資料歸檔質量欠佳。成冊資料一般指竣工資料和監理資料。竣工資料是施工單位把施工過程中形成的各種文字、圖表等材料按單位工程裝訂成冊編制而成。監理資料是監理單位把在工程監理過程中形成的材料裝訂成冊編制而成。成冊資料編制中存在如下問題：

1.3.1 復印件多且模糊。由于資料需要的份數多，編制單位要做好幾套資料，而原件少，做資料時就只能復印，特別是單位或經理的資質證，經多次復印后模糊不清。

1.3.2 部分手簽材料不合要求。手簽材料中有圓珠筆、鉛筆、紅色水筆、純藍墨水、復寫紙、熱敏紙等不耐久的書寫材料，不符合檔案字跡耐久性要求。

1.3.3 目錄、頁碼不規范。一是裝訂成冊的資料沒有冊內目錄，或者目錄只簡單羅列本冊資料的主要內容，而沒有標注其所在頁碼。二是頁碼編寫不規范，因為成冊資料包含的內容多，由許多個小材料組合而成，編制單位在編制資料時往往會把各個小材料打印好，再由復印部統一裝訂，因此資料里面的頁碼都是各自成一小段的，不是連續的頁碼;還有就是夾進去的圖表、說明書、合格證等零散材料，沒有頁碼;最后是資料裝訂好后，又增加了部分材料，增加的這部分材料也沒有頁碼，造成整冊資料頁碼不連續。

1.3.4 裝訂不規范。歸檔的資料多采用打孔式塑裝，沒有采用書本式膠裝。由于塑料易變脆老化，歸檔后檔案整理人員還要再把塑裝卡及塑料封皮去掉，重新用棉線三孔一線裝訂，很浪費時間和精力。

1.3.5 名稱不規范。資料題名擬寫不詳細，特別是大單位工程，資料需要分冊編制時，題名只標注了第幾冊、共幾冊，未寫明該冊資料具體是哪部分內容。另外，不同單位工程竣工資料名稱不統一，由于施工單位不止一家，不同施工單位編制的竣工資料名稱不太統一，出現施工資料、施工技術資料、工程移交資料等不同的名稱。

1.4 竣工圖簽章折疊不規范。一般情況下，竣工圖是施工單位在施工圖上加蓋竣工圖章，由施工單位和監理單位共同簽字確認?？⒐D的問題包括以下幾方面。

1.4.1 不加蓋竣工圖章。施工圖未加蓋竣工圖章而直接按竣工圖歸檔。按規定，即使是施工時未做任何變動的施工圖，做竣工圖歸檔時也要加蓋竣工圖章，否則，就不能認定是竣工圖，沒有相關單位和人員的簽字，如果日后有工程質量問題，將無從問責。

1.4.2 竣工圖章不規范。有以下幾種情況：一是竣工圖章太簡單。只是簡單刻制一個“竣工圖章”或“竣工”字樣的印章蓋上充當竣工圖章。二是竣工圖章填寫不規范，手簽的完全是一個人的字跡，不是由相關責任人員分別簽字的。三是把所有責任人員簽字都刻到竣工圖章里面直接加蓋到竣工圖上。這樣的竣工圖章對責任追究是完全無力的。

1.4.3 竣工圖折疊不規范?？⒐D未按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）折疊，歸檔的圖紙不是幅面大小不一，就是標題欄沒有外露或橫豎不統一，或未采用便于圖紙展開的手風琴式折疊方法。

2 解決水利工程檔案收集歸檔問題的對策

2.1 加強水利工程建設項目檔案培訓和管理。一是加強水利工程建設項目檔案的業務培訓和指導。檔案驗收組織單位可以建立建設項目檔案驗收專家（人才）庫，對水利工程建設單位進行建設項目檔案的業務培訓和指導。開辦建設項目檔案管理培訓班，參加單位不僅要有建設單位的檔案部門，也要有建設單位的工程管理、合同管理、設備管理、招投標管理等參與工程建設的相關業務部門，還要有設計單位、施工單位、監理單位等參建單位，對他們進行建設項目檔案收集、分類、整理、驗收等相關業務培訓，并進行定期的業務指導。二是嚴格落實水利工程建設項目檔案管理登記備案制度，有建設項目的建設單位要按要求提前申報備案，加強驗收組織單位對建設單位建設項目檔案的管理，以便檔案部門提前介入，及時指導建設項目文件材料收集歸檔工作。

2.2 健全制度，保證工程檔案收集歸檔的齊全完整

2.2.1 認真落實“三納入”“三參加”“四同時”制度。這是保證水利工程檔案資料收集齊全完整的前提條件。一要認真落實“三納入”制度。水利工程建設單位應將檔案工作納入領導的議事日程，納入水利工程建設與管理工作中，納入相關部門和人員的崗位職責。二要認真落實“三參加”制度。檔案部門要參加工程建設計劃會和平衡會，參加工程竣工驗收會，參加大型設備開箱驗收會。以便提前介入，及時進行工程檔案收集歸檔和業務指導。三要認真落實“四同時”制度。水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段，同時進行。即“從水利工程建設前期就應同時進行文件材料的收集和整理工作”“在簽訂有關合同、協議時，就應同時對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求”“在檢查水利工程進度與施工質量時，就要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況”“在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，就要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量”。

2.2.2 建立工程檔案收集歸檔及考核獎懲制度。擬定工程檔案收集歸檔及考核獎懲辦法，對工程檔案收集、歸檔、整理等工作加強考核獎懲，促使各部門重視該項工作。明確工程管理部門為檔案收集歸檔的責任部門，確定工程建設管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將本單位各相關業務部門在工程建設工作中形成的應歸檔文件材料收集歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。由于工程管理部門直接負責工程項目的管理，清楚工程建設的程序、各相關業務部門及工作環節產生了哪些文件材料，檔案管理部門對檔案的分類、整理等標準擅長，并不清楚工程建設的具體情況，明確工程管理部門來負責收集歸檔工作，比檔案管理部門負責該項工作，更有利于工程檔案歸檔的齊全、完整、準確、系統性。檔案相關工作要與實際的業務工作結合起來，業務部門負責收集歸檔、檔案部門負責整理保管利用，兩者配合，才能達到最好的效果。

2.2.3 建立工程竣工驗收后的報告回訪制度。在水利工程整體竣工驗收后，水利建設單位要及時向檔案驗收組織單位報告工程竣工驗收的情況，檔案驗收組織單位要及時進行回訪，檢查檔案專項驗收意見中提出的問題是否整改落實到位，工程整體竣工驗收的文件材料是否及時收集歸檔整理，等等。

2.3 加強特殊載體檔案的收集歸檔。水利工程建設聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案是紙質載體檔案的必要補充，建設單位各部門和各參建單位應高度重視，加強特殊載體檔案材料的收集歸檔工作，從工程籌建一開始，就指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料的收集歸檔工作。

2.4 加強工程檔案的歸檔要求和質量審核

2.4.1 把工程檔案的歸檔要求和質量審核納入合同管理。針對竣工資料、竣工圖、監理資料等出現的諸多質量問題，建議建設單位把工程檔案的歸檔要求和質量審核用書面文字的形式約定下來，把歸檔時間、歸檔內容、歸檔份數、用掃描件代替復印件來提高歸檔資料的清晰度等要求，寫進施工合同、監理合同中，只有在施工單位提供了齊全、完整、質量合格的竣工檔案，監理單位盡到了監督審核竣工檔案的齊全、完整、準確、系統和規范的職責，并提供歸檔資料質量審核報告和符合要求的監理資料，才能結算工程、監理費用。

2.4.2 強化質量管理部門對工程檔案質量審核的責任。水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門要認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，不返還其工程質量保證金。

3 小結

水利工程檔案收集歸檔是檔案規范整理的前提和基礎，是檔案專項驗收的必要條件，而檔案專項驗收又是工程竣工驗收的必備條件。檔案收集歸檔工作在整個工程建設工作中有舉足輕重的作用，只有及時發現和解決檔案收集歸檔中的種種問題，才能為水利工程建設保存真實完整的記錄，才能為檔案專項驗收和工程竣工驗收的順利通過打下基礎。

（作者單位：河南省洛陽市陸渾水庫管理處 來稿日期：2021-06-18）