淺談事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案如何融入檔案管理體系

蘇立娜

摘要：近些年來，伴隨著我國(guó)城市化建設(shè)的步伐逐步加快，使得各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展發(fā)生了翻天覆地的提高，尤其是在現(xiàn)代化體系發(fā)展下，事業(yè)單位檔案工作正逐步向多元化方向發(fā)展。而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理作為單位檔案工作的一部分內(nèi)容，往往因部分單位領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、人員編制體制、職工個(gè)人素質(zhì)等方面因素影響，存在一些問題。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作如何走向規(guī)范化、現(xiàn)代化，納入單位整體檔案管理體系中，是一門需要研究的新課題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案;檔案管理體系

引言

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，也是降低事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)政經(jīng)費(fèi)使用效率，推動(dòng)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。當(dāng)前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作水平雖然不斷提升，但仍然存在一些問題，需要融入檔案管理體系，從而確保會(huì)計(jì)檔案管理全面發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的組成

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作是單位對(duì)各時(shí)期形成的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證和財(cái)務(wù)報(bào)告等能記錄和分析單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要資料進(jìn)行歸類整理，是單位檔案管理中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理劃分為會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)管理及財(cái)務(wù)資料等多個(gè)內(nèi)容，其中：“會(huì)計(jì)核算”分為憑證、賬簿、報(bào)表、合同、物資管理和預(yù)算;“收費(fèi)管理”分為收費(fèi)報(bào)表、收費(fèi)資料、租賃合同等;“財(cái)務(wù)資料”分為各部門下達(dá)的財(cái)務(wù)指導(dǎo)性業(yè)務(wù)文件。

2事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存在的不足

2.1會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)有待提高

事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)清會(huì)計(jì)檔案的重要性，不夠重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，沒有按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，執(zhí)行新的管理模式和管理辦法，致使會(huì)計(jì)檔案不完整、不真實(shí)，會(huì)計(jì)電算化檔案管理不成熟，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位會(huì)計(jì)預(yù)決算的開展，進(jìn)而影響了事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的有效開展。

2.2會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平不足

當(dāng)前，很多事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員是由會(huì)計(jì)人員或辦公室人員兼任。這些工作人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也沒有對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的管理規(guī)范深入了解，在面對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作的新要求時(shí)，缺乏與檔案管理相關(guān)的技術(shù)、軟件、網(wǎng)絡(luò)、電算化等專業(yè)技能，尤其是辦公室人員兼任檔案管理員時(shí)更缺乏會(huì)計(jì)電算化技能，無法有效完成會(huì)計(jì)檔案信息的審核與核實(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案信息失真、缺漏。會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平不足，導(dǎo)致的后果就是會(huì)計(jì)檔案管理簡(jiǎn)單粗暴，不能按照制度規(guī)范有效完成工作，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案也無法反映真實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

2.3會(huì)計(jì)檔案的利用率較低

事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案不僅是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、管理水平的真實(shí)反映，還承擔(dān)著為上級(jí)部門提供經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和決策參考的重要作用。因此，事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案需要按照管理制度在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享。但由于部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平不高，不僅會(huì)影響單位內(nèi)部其他部門的借閱，還會(huì)影響基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)和全面性，無法適應(yīng)事業(yè)單位管理精細(xì)化、現(xiàn)代化的要求。

3事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案融入檔案管理體系的有效措施

3.1積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視

會(huì)計(jì)檔案資料明確記載著單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)各方面的內(nèi)容，對(duì)單位事業(yè)發(fā)展、項(xiàng)目工作進(jìn)度、年度績(jī)效考核等都能提供重要的參考數(shù)據(jù)，特別是近年來財(cái)政部門對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的考核量化，被列為年度單位考評(píng)評(píng)分項(xiàng)目之一，分值占比高，甚至有的還有相關(guān)的加分項(xiàng)目，得分依據(jù)就是單位的各種會(huì)計(jì)檔案資料。財(cái)務(wù)人員要積極爭(zhēng)取單位負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的支持，加大對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中人力、財(cái)力、物力和技術(shù)支持投入，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作順利開展、按期完成，充分發(fā)揮重要作用。

3.2健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度并正確處理會(huì)計(jì)檔案的保密與利用的關(guān)系

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案材料內(nèi)容涉及單位重要事項(xiàng)，是需要保密的，但也有些是可以公開的，比如單位部門預(yù)決算批復(fù)、單位“三公”經(jīng)費(fèi)支出等等內(nèi)容，這就要求財(cái)務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定，并充分考慮單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況，從思想上高度重視，在制定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定時(shí)，要多與財(cái)政、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門匯報(bào)溝通，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的合規(guī)性。在財(cái)務(wù)工作中涉及會(huì)計(jì)檔案資料的內(nèi)容、歸檔、查詢等工作中要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

3.3會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管

事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。事業(yè)單位要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎(jiǎng)懲制度來調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。

3.4提高會(huì)計(jì)檔案的利用率

一方面，事業(yè)單位要制定嚴(yán)密的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查閱和復(fù)制管理制度，在保證會(huì)計(jì)檔案安全的前提下，做好單位各部門間的檔案利用工作，使會(huì)計(jì)檔案為單位發(fā)展提供有效參考。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)電子檔案共享平臺(tái)建設(shè)，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息的查閱與共享更加便利、更加安全，切實(shí)發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的參考價(jià)值。

結(jié)語

總之，事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作必須要有責(zé)任心、懂會(huì)計(jì)知識(shí)又懂檔案管理的專業(yè)管理人員擔(dān)任，對(duì)入賬的會(huì)計(jì)憑證附件審核都能做到手續(xù)齊全、內(nèi)容清楚，對(duì)歸檔的財(cái)務(wù)文件都能做到按序裝訂及時(shí)封冊(cè)，對(duì)需拷備的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都能做到專門保存，從會(huì)計(jì)檔案收集開始的源頭一直保證相關(guān)資料的完整與安全，這是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管工作的基本任務(wù)，也是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管工作的重要目的，同時(shí)為事業(yè)單位整體檔案工作提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]財(cái)政部，國(guó)家檔案局第79號(hào)令.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[Z].2016.1.1.

[2]行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)[M].中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社.